직원은 분명 보고했다고 말하는데, 며칠 뒤 대표님은 다시 묻게 되는 일이 있습니다. “그거 어디까지 됐어요?” “누가 하기로 했죠?” “언제 끝난다고 했죠?” 보고는 있었지만, 담당자와 기한, 다음에 할 일이 남아 있지 않았기 때문입니다.
작은 회사에서 업무보고를 받을 때 중요한 것은 보고서를 길게 쓰게 만드는 일이 아닙니다. 구두보고로 지나가던 내용을 업무요청 단위로 남겨, 며칠 뒤에도 바로 볼 수 있게 만드는 일입니다.
구두보고는 빠르지만, 며칠 뒤 다시 묻게 됩니다
작은 회사에서는 업무보고가 대부분 구두로 오갑니다. 카톡으로 짧게 받고, 회의 중에 듣고, 지나가며 한마디로 나눕니다. 이 방식은 빠릅니다. 대표님도 바로 듣고, 직원도 바로 말할 수 있습니다.
문제는 며칠 뒤입니다. 그 보고가 어느 카톡방에 있었는지, 회의 때 누가 말했는지, 다음에 하기로 한 일이 무엇이었는지 다시 찾아야 합니다. 직원은 “보고드렸는데요”라고 말하지만, 대표님 입장에서는 담당자, 기한, 결과가 남아 있지 않으니 다시 물을 수밖에 없습니다.
저희가 상담에서 만난 대표님들도 이 문제를 “직원이 보고를 안 한다”로 받아들이는 경우가 많았습니다. 실제로는 보고를 받았지만, 며칠 뒤 다시 볼 기록이 없어 안 받은 것처럼 느껴진 경우가 많았습니다.
서면보고가 결재 문서일 필요는 없습니다
서면보고라는 말을 들으면 결재 문서를 떠올리시는 대표님들이 많습니다. 기안, 검토, 결재까지 거치는 절차를 생각하면 작은 회사에서는 부담스럽게 느껴질 수밖에 없습니다. 저희가 상담에서 만난 한 대표님도 “직원이 사소한 것까지 결재를 올리게 될까 봐 시작을 못하고 있습니다”라고 말씀하셨습니다.
하지만 10인 미만 회사에서 필요한 서면보고는 결재 승인 문서와 다릅니다. 누가 어떤 업무를 맡았고, 언제까지 해야 하며, 지금 어디까지 진행됐는지를 남기는 정도면 충분합니다. 요청자, 담당자, 기한, 진행 상태가 남으면 그 자체로 업무보고 역할을 합니다.
카톡과 회의는 그대로 두어도 됩니다
노션으로 업무보고를 받는다고 해서 카톡, 회의, 전화를 없애야 하는 것은 아닙니다. 각각 잘 맞는 일이 있습니다.
카톡은 짧고 빠른 대화에 적합합니다. 지금 당장 답이 필요한 질문, 급한 알림, 짧은 안부는 카톡에 맞습니다. 다만 며칠 뒤 다시 봐야 하는 업무 지시나 결과 보고까지 카톡에만 남기면, 대표님이 대화방을 다시 올려보며 찾아야 합니다.
회의는 방향을 정하고 판단이 필요한 논의에 적합합니다. 다만 회의에서 정한 실행 항목을 말로만 나누고 끝내면, 다음 회의 때 같은 내용을 다시 이야기하게 됩니다.
카톡과 회의는 그대로 두고, 며칠 뒤 다시 봐야 하는 업무만 노션에 남기면 됩니다. 작은 회사의 노션 업무보고는 이 지점에서 시작됩니다.
노션에서는 업무요청 단위로 보고를 받으면 됩니다
노션에서 업무보고를 받을 때 결재 문서 한 장을 그대로 옮겨오면 원래 느끼던 무거움이 그대로 따라옵니다. 작은 회사에는 업무 하나마다 요청자, 담당자, 기한, 진행 상태가 남는 업무요청 방식이 더 잘 맞습니다.
담당자는 자기가 맡은 업무 페이지를 열어 진행 상황을 남깁니다. 요청자는 그 페이지에서 지금 어디까지 진행됐는지 봅니다. 대표님도 담당자에게 매번 다시 묻지 않아도 됩니다. 대표님의 판단이 필요한 항목만 따로 표시해두면, 승인이나 결정도 같은 페이지에서 처리할 수 있습니다.
이렇게 되면 업무보고가 별도의 일이 되지 않습니다. 업무를 남기는 것 자체가 보고가 됩니다.
업무요청과 프로젝트 관리를 나누면 됩니다
노션으로 업무보고를 받을 때 대표님이 먼저 정하셔야 할 것은 복잡한 결재 기준이 아닙니다. 이 일이 업무요청으로 주고받을 일인지, 프로젝트로 묶어볼 일인지 나누는 것입니다.
자료 수정, 고객 답변, 견적서 확인, 이미지 교체, 예약 확인, 결제 안내처럼 담당자에게 맡기고 결과를 받아야 하는 일은 업무요청에 남기면 됩니다. 작은 일이라도 카톡으로만 주고받으면 며칠 뒤 다시 찾기 어렵습니다. 요청자, 담당자, 기한, 진행 상태가 남아야 대표님이 다시 묻지 않아도 됩니다.
반대로 여러 업무가 함께 움직이는 일은 프로젝트 관리에서 봐야 합니다. 신규 상품 출시, 행사 준비, 홈페이지 개편, 채용, 고객사 도입처럼 일정과 담당자가 여러 개로 나뉘는 일은 프로젝트로 관리하는 것이 맞습니다. 그리고 그 안에서 생기는 세부 업무는 다시 업무요청으로 주고받으면 됩니다.
이렇게 나누면 가벼운 일은 업무요청에 남고, 큰 일의 진행 상황은 프로젝트 관리에서 볼 수 있습니다. 직원은 작은 요청도 카톡으로만 주고받지 않고 업무요청에 남길 수 있고, 대표님은 전체 진행 상황을 프로젝트에서 보면서 필요한 세부 업무만 열어보면 됩니다.
정리하면
작은 회사가 노션으로 업무보고를 받는다는 것은 결재 문서를 만드는 일이 아닙니다. 구두보고로 지나가던 업무를 요청자, 담당자, 기한, 진행 상태가 남는 업무요청 단위로 바꾸는 일입니다.
카톡과 회의는 그대로 두어도 됩니다. 다만 며칠 뒤 다시 봐야 하는 업무는 노션에 남겨야 합니다. 가볍게 주고받는 일은 업무요청에 남기고, 여러 단계를 거치는 일은 프로젝트 관리에서 보면 됩니다.
비즈노션은 이런 업무요청과 프로젝트 관리 방식을 10인 미만 회사에 맞춰 공여사들이 세팅해둔 노션 업무 시스템입니다. 대표님이 처음부터 항목을 만들지 않아도, 노션에서 업무보고를 받을 수 있는 상태로 시작할 수 있습니다.
직원은 분명 보고했다고 말하는데, 며칠 뒤 대표님은 다시 묻게 되는 일이 있습니다. “그거 어디까지 됐어요?” “누가 하기로 했죠?” “언제 끝난다고 했죠?” 보고는 있었지만, 담당자와 기한, 다음에 할 일이 남아 있지 않았기 때문입니다.
작은 회사에서 업무보고를 받을 때 중요한 것은 보고서를 길게 쓰게 만드는 일이 아닙니다. 구두보고로 지나가던 내용을 업무요청 단위로 남겨, 며칠 뒤에도 바로 볼 수 있게 만드는 일입니다.
구두보고는 빠르지만, 며칠 뒤 다시 묻게 됩니다
작은 회사에서는 업무보고가 대부분 구두로 오갑니다. 카톡으로 짧게 받고, 회의 중에 듣고, 지나가며 한마디로 나눕니다. 이 방식은 빠릅니다. 대표님도 바로 듣고, 직원도 바로 말할 수 있습니다.
문제는 며칠 뒤입니다. 그 보고가 어느 카톡방에 있었는지, 회의 때 누가 말했는지, 다음에 하기로 한 일이 무엇이었는지 다시 찾아야 합니다. 직원은 “보고드렸는데요”라고 말하지만, 대표님 입장에서는 담당자, 기한, 결과가 남아 있지 않으니 다시 물을 수밖에 없습니다.
저희가 상담에서 만난 대표님들도 이 문제를 “직원이 보고를 안 한다”로 받아들이는 경우가 많았습니다. 실제로는 보고를 받았지만, 며칠 뒤 다시 볼 기록이 없어 안 받은 것처럼 느껴진 경우가 많았습니다.
서면보고가 결재 문서일 필요는 없습니다
서면보고라는 말을 들으면 결재 문서를 떠올리시는 대표님들이 많습니다. 기안, 검토, 결재까지 거치는 절차를 생각하면 작은 회사에서는 부담스럽게 느껴질 수밖에 없습니다. 저희가 상담에서 만난 한 대표님도 “직원이 사소한 것까지 결재를 올리게 될까 봐 시작을 못하고 있습니다”라고 말씀하셨습니다.
하지만 10인 미만 회사에서 필요한 서면보고는 결재 승인 문서와 다릅니다. 누가 어떤 업무를 맡았고, 언제까지 해야 하며, 지금 어디까지 진행됐는지를 남기는 정도면 충분합니다. 요청자, 담당자, 기한, 진행 상태가 남으면 그 자체로 업무보고 역할을 합니다.
카톡과 회의는 그대로 두어도 됩니다
노션으로 업무보고를 받는다고 해서 카톡, 회의, 전화를 없애야 하는 것은 아닙니다. 각각 잘 맞는 일이 있습니다.
카톡은 짧고 빠른 대화에 적합합니다. 지금 당장 답이 필요한 질문, 급한 알림, 짧은 안부는 카톡에 맞습니다. 다만 며칠 뒤 다시 봐야 하는 업무 지시나 결과 보고까지 카톡에만 남기면, 대표님이 대화방을 다시 올려보며 찾아야 합니다.
회의는 방향을 정하고 판단이 필요한 논의에 적합합니다. 다만 회의에서 정한 실행 항목을 말로만 나누고 끝내면, 다음 회의 때 같은 내용을 다시 이야기하게 됩니다.
카톡과 회의는 그대로 두고, 며칠 뒤 다시 봐야 하는 업무만 노션에 남기면 됩니다. 작은 회사의 노션 업무보고는 이 지점에서 시작됩니다.
노션에서는 업무요청 단위로 보고를 받으면 됩니다
노션에서 업무보고를 받을 때 결재 문서 한 장을 그대로 옮겨오면 원래 느끼던 무거움이 그대로 따라옵니다. 작은 회사에는 업무 하나마다 요청자, 담당자, 기한, 진행 상태가 남는 업무요청 방식이 더 잘 맞습니다.
담당자는 자기가 맡은 업무 페이지를 열어 진행 상황을 남깁니다. 요청자는 그 페이지에서 지금 어디까지 진행됐는지 봅니다. 대표님도 담당자에게 매번 다시 묻지 않아도 됩니다. 대표님의 판단이 필요한 항목만 따로 표시해두면, 승인이나 결정도 같은 페이지에서 처리할 수 있습니다.
이렇게 되면 업무보고가 별도의 일이 되지 않습니다. 업무를 남기는 것 자체가 보고가 됩니다.
업무요청과 프로젝트 관리를 나누면 됩니다
노션으로 업무보고를 받을 때 대표님이 먼저 정하셔야 할 것은 복잡한 결재 기준이 아닙니다. 이 일이 업무요청으로 주고받을 일인지, 프로젝트로 묶어볼 일인지 나누는 것입니다.
자료 수정, 고객 답변, 견적서 확인, 이미지 교체, 예약 확인, 결제 안내처럼 담당자에게 맡기고 결과를 받아야 하는 일은 업무요청에 남기면 됩니다. 작은 일이라도 카톡으로만 주고받으면 며칠 뒤 다시 찾기 어렵습니다. 요청자, 담당자, 기한, 진행 상태가 남아야 대표님이 다시 묻지 않아도 됩니다.
반대로 여러 업무가 함께 움직이는 일은 프로젝트 관리에서 봐야 합니다. 신규 상품 출시, 행사 준비, 홈페이지 개편, 채용, 고객사 도입처럼 일정과 담당자가 여러 개로 나뉘는 일은 프로젝트로 관리하는 것이 맞습니다. 그리고 그 안에서 생기는 세부 업무는 다시 업무요청으로 주고받으면 됩니다.
이렇게 나누면 가벼운 일은 업무요청에 남고, 큰 일의 진행 상황은 프로젝트 관리에서 볼 수 있습니다. 직원은 작은 요청도 카톡으로만 주고받지 않고 업무요청에 남길 수 있고, 대표님은 전체 진행 상황을 프로젝트에서 보면서 필요한 세부 업무만 열어보면 됩니다.
정리하면
작은 회사가 노션으로 업무보고를 받는다는 것은 결재 문서를 만드는 일이 아닙니다. 구두보고로 지나가던 업무를 요청자, 담당자, 기한, 진행 상태가 남는 업무요청 단위로 바꾸는 일입니다.
카톡과 회의는 그대로 두어도 됩니다. 다만 며칠 뒤 다시 봐야 하는 업무는 노션에 남겨야 합니다. 가볍게 주고받는 일은 업무요청에 남기고, 여러 단계를 거치는 일은 프로젝트 관리에서 보면 됩니다.
비즈노션은 이런 업무요청과 프로젝트 관리 방식을 10인 미만 회사에 맞춰 공여사들이 세팅해둔 노션 업무 시스템입니다. 대표님이 처음부터 항목을 만들지 않아도, 노션에서 업무보고를 받을 수 있는 상태로 시작할 수 있습니다.