프로젝트 진행률은 오르고 있는데도 대표님이 매주 실행 여부를 다시 묻고 있다면, 프로젝트 목록과 실제 실행 업무를 같은 방식으로 보고 있을 가능성이 큽니다.
큰 단위의 프로젝트만 보면 회사 일이 진행되는 것처럼 보입니다. 하지만 오늘 누가 무엇을 마감해야 하는지, 어제 멈춘 실행 항목이 무엇인지, 이번 주 안에 처리해야 할 일이 누구에게 있는지는 따로 보이지 않을 수 있습니다.
이 글에서는 프로젝트와 Task를 왜 같은 목록에서 보면 실행이 밀리는지, 대표님이 보는 프로젝트 화면과 직원이 보는 실행 업무 화면을 어떻게 나눠야 하는지 정리해보겠습니다.
프로젝트와 Task는 보는 목적이 다릅니다
프로젝트는 대표님이 전체 진행 상태를 보는 목록입니다
프로젝트는 여러 업무가 함께 움직이는 큰 단위입니다. 몇 주에서 몇 달 동안 진행되고, 여러 담당자가 관여하며, 결과물이나 마감 시점이 따로 있습니다.
대표님이 프로젝트 목록을 여는 이유는 대개 두 가지입니다. 지금 회사에서 어떤 프로젝트가 진행 중인지 보고 싶거나, 지연되는 프로젝트가 있는지 빠르게 확인하고 싶을 때입니다.
이 화면에서는 프로젝트명, 담당자, 현재 단계, 마감 시점, 지연 여부처럼 큰 상태가 보여야 합니다. 대표님이 매일 세부 실행 항목을 하나씩 체크하는 화면이 아니라, 회사가 중요한 일을 놓치지 않고 있는지 보는 화면입니다.
Task는 직원이 오늘 처리할 일을 보는 목록입니다
Task는 실행자가 손대야 할 최소 업무 단위입니다. 프로젝트 하나 안에는 여러 실행 항목이 생깁니다. 자료 요청하기, 원고 작성하기, 견적 보내기, 디자인 검수하기, 고객에게 회신하기처럼 실제로 누군가가 처리해야 하는 일입니다.
Task는 담당자 한 명이 하루나 며칠 안에 끝낼 수 있는 크기여야 합니다. 마감일과 완료 기준도 분명해야 합니다. 그래야 직원이 오늘 무엇을 먼저 처리해야 하는지 알 수 있습니다.
프로젝트는 대표님이 전체 상태를 확인하는 화면이고, Task는 직원이 오늘 할 일을 확인하는 화면입니다. 두 화면의 목적이 다르기 때문에 같은 목록에서 보려고 하면 둘 다 애매해집니다.
한 목록에 다 넣으면 실행 항목이 묻힙니다
대표님은 프로젝트 상태를 보러 왔다가 실행 목록을 뒤지게 됩니다
작은 회사에서 자주 벌어지는 일이 있습니다. 프로젝트 목록을 만들고, 그 안에 실행 항목까지 전부 붙여두는 방식입니다. 처음에는 한곳에서 다 볼 수 있어 편해 보입니다.
하지만 프로젝트가 늘어나면 금방 복잡해집니다. 프로젝트 하나에 실행 항목이 스무 개, 서른 개씩 붙기 시작하면 대표님은 프로젝트 지연 여부를 보러 왔다가 매번 세부 실행 항목을 확인하게 됩니다.
결국 대표님이 보고 싶은 것은 프로젝트의 현재 단계인데, 실제 화면에는 실행 체크리스트가 길게 쌓입니다. 어느 프로젝트가 늦어지고 있는지 빠르게 보기가 어려워집니다.
직원은 자기 Task를 찾으려고 여러 프로젝트를 열어봅니다
직원 입장에서도 불편합니다. 자기 일이 프로젝트 안에만 들어 있으면, 오늘 해야 할 일을 찾기 위해 여러 프로젝트를 열어봐야 합니다.
A 프로젝트 안에도 내 일이 있고, B 프로젝트 안에도 내 일이 있고, 카톡으로 받은 요청도 따로 있으면 직원은 오늘 마감 업무를 한 번에 보기 어렵습니다.
이 상태에서는 실행이 밀려도 이상하지 않습니다. 일이 없는 것이 아니라, 담당자가 오늘 확인해야 할 목록에 일이 남아 있지 않은 것입니다.
프로젝트에서 봐야 하는 것과 Task에서 봐야 하는 것
프로젝트에서는 진행 단계와 지연 여부를 봅니다
프로젝트 목록에서는 지금 진행 중인 프로젝트가 몇 개인지, 각 프로젝트가 어느 단계인지, 마감 시점이 언제인지, 지연되는 프로젝트가 있는지를 봅니다.
대표님이 주간 단위로 확인하기 좋은 정보입니다. 프로젝트 안에 관련 실행 항목이 함께 있을 수는 있지만, 프로젝트 목록의 중심은 세부 체크리스트가 아니라 전체 진행 상태입니다.
예를 들어 홈페이지 개편 프로젝트라면, 대표님은 기획 중인지, 디자인 검수 중인지, 개발 전달 전인지, 오픈 전 점검 중인지를 먼저 봐야 합니다. 세부 업무는 그 아래에서 확인하면 됩니다.
Task에서는 오늘 처리할 실행 항목을 봅니다
Task 목록에서는 이번 주에 마감이 걸린 실행 항목, 담당자별로 오늘 처리해야 할 일, 어제 완료되지 않고 넘어온 일을 봅니다.
직원이 매일 열어야 하는 화면입니다. 여기에는 담당자, 마감일, 완료 기준, 관련 프로젝트가 함께 보여야 합니다.
프로젝트 이름도 표시되어야 하지만, 중심은 실행 단위입니다. 직원은 이 화면에서 오늘 무엇을 해야 하는지 바로 확인할 수 있어야 합니다.
대표님이 정해야 하는 것은 실행 단위의 기준입니다
Task 크기를 정해야 합니다
도구가 프로젝트와 Task 화면을 나눠준다고 해서 실행 관리가 저절로 되지는 않습니다. 회사 안에서 먼저 정해야 할 기준이 있습니다.
첫 번째는 Task의 크기입니다. 한 사람이 며칠 안에 끝낼 수 있는 크기로 둘지, 반나절 단위로 더 작게 나눌지 정해야 합니다.
Task가 너무 크면 직원은 다음 행동을 바로 정하기 어렵습니다. 예를 들어 “랜딩페이지 만들기”보다 “랜딩페이지 초안 작성하기”, “대표님 피드백 반영하기”, “최종 이미지 업로드하기”처럼 실행 단위가 보이는 편이 좋습니다.
완료 기준을 남겨야 합니다
두 번째는 완료 기준입니다. Task가 어디까지 되면 완료인지 정하지 않으면 직원은 자기 판단으로 완료 처리하고, 대표님은 다시 확인하게 됩니다.
“고객에게 회신하기”라면 단순히 답장을 보냈는지, 답장 후 고객 반응까지 확인해야 하는지 기준이 필요합니다. “디자인 검수하기”라면 오탈자만 보는지, 링크와 이미지까지 확인하는지 남겨야 합니다.
완료 기준이 Task 안에 남아야 대표님이 매번 같은 설명을 반복하지 않아도 됩니다.
프로젝트로 만들 일과 단발 요청을 나눠야 합니다
세 번째는 어떤 일까지 프로젝트로 만들지의 기준입니다.
일회성 요청과 반복 업무까지 모두 프로젝트로 만들면 프로젝트 목록이 금방 부풀어 오릅니다. 여러 단계로 이어지고, 두 명 이상이 관여하고, 일정 기간 동안 관리해야 하는 일은 프로젝트로 두는 게 좋습니다.
반대로 한 번 요청하고 끝나는 단발성 업무는 업무요청으로 남기는 편이 낫습니다. 대표님이 직원에게 요청한 일, 직원끼리 주고받는 짧은 실행 업무는 별도 Task 목록에서 확인하면 됩니다.
상담에서 반복해서 본 오해
프로젝트 안에 다 넣어야 챙길 수 있다고 느낍니다
작은 회사 대표님들이 프로젝트와 Task를 처음 나눌 때 자주 하는 오해가 있습니다. 프로젝트 안에 세부 실행 항목을 전부 붙여두어야 챙길 수 있다고 느끼는 부분입니다.
저희가 상담에서 만난 한 대표님도 프로젝트 목록에 실행 체크리스트를 모두 붙여두고 매일 그 페이지를 열어보고 있었습니다. 그런데도 직원들은 오늘 무엇을 해야 하는지 다시 물어보는 일이 반복됐습니다.
프로젝트 목록은 대표님에게 익숙했지만, 직원에게는 자기 업무가 바로 보이는 화면이 아니었습니다. 직원 입장에서는 여러 프로젝트 안을 열어봐야 자기 일이 보였기 때문입니다.
대표님과 직원이 여는 화면을 나누자 실행이 보이기 시작했습니다
두 화면을 나누고 나서 바뀐 부분은 단순했습니다. 대표님은 프로젝트 목록을 열어 지연되는 프로젝트를 확인하고, 직원은 자기 담당 Task 목록을 열어 오늘 처리할 일을 봤습니다.
대표님이 매일 실행 여부를 직접 묻던 횟수가 줄었습니다. 직원도 자기 업무를 찾기 위해 여러 프로젝트를 열어볼 필요가 줄었습니다.
프로젝트와 Task를 나누는 이유는 관리 화면을 복잡하게 만들기 위해서가 아닙니다. 대표님이 봐야 할 정보와 직원이 실행할 정보를 서로 가리지 않게 하기 위해서입니다.
비즈노션은 프로젝트와 업무요청을 나눠서 봅니다
프로젝트는 큰 진행 상태를 보는 메뉴입니다
공여사들이 노션으로 만든 업무 시스템, 비즈노션은 프로젝트와 업무요청이 처음부터 다른 메뉴로 나뉘어 있습니다.
프로젝트에서는 여러 단계로 이어지는 큰 일을 봅니다. 프로젝트명, 담당자, 현재 단계, 마감 시점, 관련 회의록과 산출물 링크를 함께 확인할 수 있습니다.
대표님은 이 화면에서 회사가 지금 어떤 큰 일을 진행하고 있는지, 어떤 프로젝트가 지연되는지 확인할 수 있습니다.
업무요청은 실행자가 오늘 할 일을 보는 메뉴입니다
업무요청은 직원이 실제로 처리해야 할 실행 단위를 보는 메뉴입니다.
대표님이 직원에게 요청한 일, 직원끼리 주고받는 작은 실행 업무, 오늘 또는 이번 주 안에 끝내야 할 일이 업무요청에 남습니다. 담당자, 마감일, 상태, 완료 기준을 함께 볼 수 있어야 합니다.
직원은 업무요청에서 자기 담당 업무를 확인하고, 대표님은 프로젝트에서 큰 진행 상태를 확인합니다. 두 화면이 나뉘어 있어야 큰 그림과 실행 업무가 서로 묻히지 않습니다.
정리하면
프로젝트는 대표님이 회사의 큰 진행 상태를 확인하는 목록입니다. Task나 업무요청은 직원이 오늘 무엇을 처리해야 하는지 확인하는 실행 목록입니다.
한곳에 두 관점을 모두 담으려고 하면 대표님은 프로젝트 지연 여부를 빠르게 보기 어렵고, 직원은 자기 업무를 찾기 어려워집니다. 프로젝트와 실행 업무는 같은 회사 업무 안에 있지만, 기본으로 여는 화면은 달라야 합니다.
비즈노션은 프로젝트와 업무요청이 처음부터 다른 메뉴로 나뉜 노션 업무 시스템입니다. 대표님은 프로젝트 지연을 확인하고, 직원은 오늘의 업무를 확인할 수 있도록 큰 진행 상태와 실행 단위를 나눠서 봅니다.
프로젝트 목록은 있는데 실행이 계속 밀리고 있다면, 상담을 통해 우리 회사가 어떤 업무부터 업무요청으로 남기면 좋을지 확인해보시기 바랍니다.
프로젝트 진행률은 오르고 있는데도 대표님이 매주 실행 여부를 다시 묻고 있다면, 프로젝트 목록과 실제 실행 업무를 같은 방식으로 보고 있을 가능성이 큽니다.
큰 단위의 프로젝트만 보면 회사 일이 진행되는 것처럼 보입니다. 하지만 오늘 누가 무엇을 마감해야 하는지, 어제 멈춘 실행 항목이 무엇인지, 이번 주 안에 처리해야 할 일이 누구에게 있는지는 따로 보이지 않을 수 있습니다.
이 글에서는 프로젝트와 Task를 왜 같은 목록에서 보면 실행이 밀리는지, 대표님이 보는 프로젝트 화면과 직원이 보는 실행 업무 화면을 어떻게 나눠야 하는지 정리해보겠습니다.
프로젝트와 Task는 보는 목적이 다릅니다
프로젝트는 대표님이 전체 진행 상태를 보는 목록입니다
프로젝트는 여러 업무가 함께 움직이는 큰 단위입니다. 몇 주에서 몇 달 동안 진행되고, 여러 담당자가 관여하며, 결과물이나 마감 시점이 따로 있습니다.
대표님이 프로젝트 목록을 여는 이유는 대개 두 가지입니다. 지금 회사에서 어떤 프로젝트가 진행 중인지 보고 싶거나, 지연되는 프로젝트가 있는지 빠르게 확인하고 싶을 때입니다.
이 화면에서는 프로젝트명, 담당자, 현재 단계, 마감 시점, 지연 여부처럼 큰 상태가 보여야 합니다. 대표님이 매일 세부 실행 항목을 하나씩 체크하는 화면이 아니라, 회사가 중요한 일을 놓치지 않고 있는지 보는 화면입니다.
Task는 직원이 오늘 처리할 일을 보는 목록입니다
Task는 실행자가 손대야 할 최소 업무 단위입니다. 프로젝트 하나 안에는 여러 실행 항목이 생깁니다. 자료 요청하기, 원고 작성하기, 견적 보내기, 디자인 검수하기, 고객에게 회신하기처럼 실제로 누군가가 처리해야 하는 일입니다.
Task는 담당자 한 명이 하루나 며칠 안에 끝낼 수 있는 크기여야 합니다. 마감일과 완료 기준도 분명해야 합니다. 그래야 직원이 오늘 무엇을 먼저 처리해야 하는지 알 수 있습니다.
프로젝트는 대표님이 전체 상태를 확인하는 화면이고, Task는 직원이 오늘 할 일을 확인하는 화면입니다. 두 화면의 목적이 다르기 때문에 같은 목록에서 보려고 하면 둘 다 애매해집니다.
한 목록에 다 넣으면 실행 항목이 묻힙니다
대표님은 프로젝트 상태를 보러 왔다가 실행 목록을 뒤지게 됩니다
작은 회사에서 자주 벌어지는 일이 있습니다. 프로젝트 목록을 만들고, 그 안에 실행 항목까지 전부 붙여두는 방식입니다. 처음에는 한곳에서 다 볼 수 있어 편해 보입니다.
하지만 프로젝트가 늘어나면 금방 복잡해집니다. 프로젝트 하나에 실행 항목이 스무 개, 서른 개씩 붙기 시작하면 대표님은 프로젝트 지연 여부를 보러 왔다가 매번 세부 실행 항목을 확인하게 됩니다.
결국 대표님이 보고 싶은 것은 프로젝트의 현재 단계인데, 실제 화면에는 실행 체크리스트가 길게 쌓입니다. 어느 프로젝트가 늦어지고 있는지 빠르게 보기가 어려워집니다.
직원은 자기 Task를 찾으려고 여러 프로젝트를 열어봅니다
직원 입장에서도 불편합니다. 자기 일이 프로젝트 안에만 들어 있으면, 오늘 해야 할 일을 찾기 위해 여러 프로젝트를 열어봐야 합니다.
A 프로젝트 안에도 내 일이 있고, B 프로젝트 안에도 내 일이 있고, 카톡으로 받은 요청도 따로 있으면 직원은 오늘 마감 업무를 한 번에 보기 어렵습니다.
이 상태에서는 실행이 밀려도 이상하지 않습니다. 일이 없는 것이 아니라, 담당자가 오늘 확인해야 할 목록에 일이 남아 있지 않은 것입니다.
프로젝트에서 봐야 하는 것과 Task에서 봐야 하는 것
프로젝트에서는 진행 단계와 지연 여부를 봅니다
프로젝트 목록에서는 지금 진행 중인 프로젝트가 몇 개인지, 각 프로젝트가 어느 단계인지, 마감 시점이 언제인지, 지연되는 프로젝트가 있는지를 봅니다.
대표님이 주간 단위로 확인하기 좋은 정보입니다. 프로젝트 안에 관련 실행 항목이 함께 있을 수는 있지만, 프로젝트 목록의 중심은 세부 체크리스트가 아니라 전체 진행 상태입니다.
예를 들어 홈페이지 개편 프로젝트라면, 대표님은 기획 중인지, 디자인 검수 중인지, 개발 전달 전인지, 오픈 전 점검 중인지를 먼저 봐야 합니다. 세부 업무는 그 아래에서 확인하면 됩니다.
Task에서는 오늘 처리할 실행 항목을 봅니다
Task 목록에서는 이번 주에 마감이 걸린 실행 항목, 담당자별로 오늘 처리해야 할 일, 어제 완료되지 않고 넘어온 일을 봅니다.
직원이 매일 열어야 하는 화면입니다. 여기에는 담당자, 마감일, 완료 기준, 관련 프로젝트가 함께 보여야 합니다.
프로젝트 이름도 표시되어야 하지만, 중심은 실행 단위입니다. 직원은 이 화면에서 오늘 무엇을 해야 하는지 바로 확인할 수 있어야 합니다.
대표님이 정해야 하는 것은 실행 단위의 기준입니다
Task 크기를 정해야 합니다
도구가 프로젝트와 Task 화면을 나눠준다고 해서 실행 관리가 저절로 되지는 않습니다. 회사 안에서 먼저 정해야 할 기준이 있습니다.
첫 번째는 Task의 크기입니다. 한 사람이 며칠 안에 끝낼 수 있는 크기로 둘지, 반나절 단위로 더 작게 나눌지 정해야 합니다.
Task가 너무 크면 직원은 다음 행동을 바로 정하기 어렵습니다. 예를 들어 “랜딩페이지 만들기”보다 “랜딩페이지 초안 작성하기”, “대표님 피드백 반영하기”, “최종 이미지 업로드하기”처럼 실행 단위가 보이는 편이 좋습니다.
완료 기준을 남겨야 합니다
두 번째는 완료 기준입니다. Task가 어디까지 되면 완료인지 정하지 않으면 직원은 자기 판단으로 완료 처리하고, 대표님은 다시 확인하게 됩니다.
“고객에게 회신하기”라면 단순히 답장을 보냈는지, 답장 후 고객 반응까지 확인해야 하는지 기준이 필요합니다. “디자인 검수하기”라면 오탈자만 보는지, 링크와 이미지까지 확인하는지 남겨야 합니다.
완료 기준이 Task 안에 남아야 대표님이 매번 같은 설명을 반복하지 않아도 됩니다.
프로젝트로 만들 일과 단발 요청을 나눠야 합니다
세 번째는 어떤 일까지 프로젝트로 만들지의 기준입니다.
일회성 요청과 반복 업무까지 모두 프로젝트로 만들면 프로젝트 목록이 금방 부풀어 오릅니다. 여러 단계로 이어지고, 두 명 이상이 관여하고, 일정 기간 동안 관리해야 하는 일은 프로젝트로 두는 게 좋습니다.
반대로 한 번 요청하고 끝나는 단발성 업무는 업무요청으로 남기는 편이 낫습니다. 대표님이 직원에게 요청한 일, 직원끼리 주고받는 짧은 실행 업무는 별도 Task 목록에서 확인하면 됩니다.
상담에서 반복해서 본 오해
프로젝트 안에 다 넣어야 챙길 수 있다고 느낍니다
작은 회사 대표님들이 프로젝트와 Task를 처음 나눌 때 자주 하는 오해가 있습니다. 프로젝트 안에 세부 실행 항목을 전부 붙여두어야 챙길 수 있다고 느끼는 부분입니다.
저희가 상담에서 만난 한 대표님도 프로젝트 목록에 실행 체크리스트를 모두 붙여두고 매일 그 페이지를 열어보고 있었습니다. 그런데도 직원들은 오늘 무엇을 해야 하는지 다시 물어보는 일이 반복됐습니다.
프로젝트 목록은 대표님에게 익숙했지만, 직원에게는 자기 업무가 바로 보이는 화면이 아니었습니다. 직원 입장에서는 여러 프로젝트 안을 열어봐야 자기 일이 보였기 때문입니다.
대표님과 직원이 여는 화면을 나누자 실행이 보이기 시작했습니다
두 화면을 나누고 나서 바뀐 부분은 단순했습니다. 대표님은 프로젝트 목록을 열어 지연되는 프로젝트를 확인하고, 직원은 자기 담당 Task 목록을 열어 오늘 처리할 일을 봤습니다.
대표님이 매일 실행 여부를 직접 묻던 횟수가 줄었습니다. 직원도 자기 업무를 찾기 위해 여러 프로젝트를 열어볼 필요가 줄었습니다.
프로젝트와 Task를 나누는 이유는 관리 화면을 복잡하게 만들기 위해서가 아닙니다. 대표님이 봐야 할 정보와 직원이 실행할 정보를 서로 가리지 않게 하기 위해서입니다.
비즈노션은 프로젝트와 업무요청을 나눠서 봅니다
프로젝트는 큰 진행 상태를 보는 메뉴입니다
공여사들이 노션으로 만든 업무 시스템, 비즈노션은 프로젝트와 업무요청이 처음부터 다른 메뉴로 나뉘어 있습니다.
프로젝트에서는 여러 단계로 이어지는 큰 일을 봅니다. 프로젝트명, 담당자, 현재 단계, 마감 시점, 관련 회의록과 산출물 링크를 함께 확인할 수 있습니다.
대표님은 이 화면에서 회사가 지금 어떤 큰 일을 진행하고 있는지, 어떤 프로젝트가 지연되는지 확인할 수 있습니다.
업무요청은 실행자가 오늘 할 일을 보는 메뉴입니다
업무요청은 직원이 실제로 처리해야 할 실행 단위를 보는 메뉴입니다.
대표님이 직원에게 요청한 일, 직원끼리 주고받는 작은 실행 업무, 오늘 또는 이번 주 안에 끝내야 할 일이 업무요청에 남습니다. 담당자, 마감일, 상태, 완료 기준을 함께 볼 수 있어야 합니다.
직원은 업무요청에서 자기 담당 업무를 확인하고, 대표님은 프로젝트에서 큰 진행 상태를 확인합니다. 두 화면이 나뉘어 있어야 큰 그림과 실행 업무가 서로 묻히지 않습니다.
정리하면
프로젝트는 대표님이 회사의 큰 진행 상태를 확인하는 목록입니다. Task나 업무요청은 직원이 오늘 무엇을 처리해야 하는지 확인하는 실행 목록입니다.
한곳에 두 관점을 모두 담으려고 하면 대표님은 프로젝트 지연 여부를 빠르게 보기 어렵고, 직원은 자기 업무를 찾기 어려워집니다. 프로젝트와 실행 업무는 같은 회사 업무 안에 있지만, 기본으로 여는 화면은 달라야 합니다.
비즈노션은 프로젝트와 업무요청이 처음부터 다른 메뉴로 나뉜 노션 업무 시스템입니다. 대표님은 프로젝트 지연을 확인하고, 직원은 오늘의 업무를 확인할 수 있도록 큰 진행 상태와 실행 단위를 나눠서 봅니다.
프로젝트 목록은 있는데 실행이 계속 밀리고 있다면, 상담을 통해 우리 회사가 어떤 업무부터 업무요청으로 남기면 좋을지 확인해보시기 바랍니다.