노션을 도입했는데도 대표님이 여전히 매일 같은 일을 다시 묻고 계신다면, 문제는 노션 자체보다 그걸 쓰는 방식에 있을 가능성이 큽니다. 노션 페이지는 있지만 어떤 업무를 어디에 남겨야 하는지, 언제 다시 봐야 하는지 회사 안에서 정해지지 않은 상태일 수 있습니다.
메뉴는 계속 늘어나는데, 정작 직원은 어디에 무엇을 입력해야 할지 알지 못합니다. 그래서 대표님은 여전히 카톡으로 다시 묻고, 직원은 노션과 카톡, 드라이브 사이에 같은 정보를 반복해서 남깁니다.
노션이 있는데도 회사 시스템이 안 잡히는 첫 번째 이유
개인용 노션과 팀용 노션 업무 시스템은 설계 방식이 달라야 합니다. 혼자 쓰는 노션은 페이지가 많아도 큰 문제가 되지 않습니다. 어디에 무엇을 넣었는지 본인이 기억하고 있기 때문입니다. 반대로 팀에서 쓰는 노션은 직원 누구든 처음 봐도 어디에 무엇을 남기고, 어디에서 다시 찾아야 하는지 바로 알아야 합니다.
저희가 상담에서 만난 회사들은 대부분 이 지점에서 막혀 있었습니다. 대표님이 혼자 쓰시던 노션 방식을 팀에 그대로 옮겨온 경우가 많았습니다. 메뉴는 계속 추가되고, 페이지 안에 페이지가 겹겹이 쌓이고, 직원은 결국 매번 대표님께 “이건 어디에 적으면 되나요?”라고 다시 묻고 있었습니다.
두 번째 이유는 입력과 재사용 기준이 없다는 것입니다
노션에 데이터베이스를 만들어두어도, 언제 새 항목을 추가하고 언제 상태를 바꾸며 언제 다시 열어봐야 하는지 정해두지 않으면 금방 방치됩니다. 어떤 직원은 꼬박꼬박 입력하고, 어떤 직원은 카톡으로 대신 보고합니다. 결국 대표님은 노션과 카톡을 둘 다 봐야 합니다.
각 페이지와 데이터베이스를 누가 관리하는지도 정해져 있지 않은 경우가 많습니다. 처음 만든 사람은 그만두었고, 그 뒤로 아무도 정리하지 않으면 옛 기록과 새 기록이 뒤섞여 남습니다. 직원 입장에서는 노션을 쓰는 것보다 대표님께 직접 물어보는 쪽이 더 안전하다고 느끼게 됩니다.
기존에 쓰던 앱을 버릴 문제는 아닙니다
카톡은 빠른 대화에 적합합니다. 다만 며칠 뒤 다시 봐야 할 업무 지시까지 카톡에만 남기면, 대표님이 직접 카톡방을 뒤져야 합니다. 드라이브는 파일 보관에 적합합니다. 다만 그 파일이 어떤 업무와 연결되어 있고 다음에 누가 봐야 하는지는 별도로 남아야 합니다. 캘린더는 시간이 정해진 일정을 보는 데 적합합니다. 다만 그 일정 전후로 누가 무엇을 준비해야 하는지는 따로 볼 수 있어야 합니다.
노션 업무 시스템은 이 역할을 맡아야 합니다. 카톡을 없애는 것이 아니라, 카톡 위로 밀려 사라지는 업무 지시를 다시 꺼낼 수 있게 남기는 것입니다. 드라이브를 없애는 것이 아니라, 어떤 파일이 어떤 업무·고객·결정과 관련되어 있는지 함께 남기는 것입니다.
노션 업무 시스템의 핵심은 기능보다 사용 기준입니다
많은 대표님이 처음에는 노션을 예쁜 템플릿을 붙이는 서비스로 생각하십니다. 하지만 팀에서 실제로 쓰이는 노션 업무 시스템은 양식 모음이 아닙니다. 누가 어떤 일을 맡았고, 어디까지 진행됐고, 다음에 무엇을 봐야 하는지 남기는 업무 화면에 가깝습니다.
팀용 노션 업무 시스템에는 아래 세 가지가 필요합니다.
- 업무마다 누가 맡았는지, 언제까지 해야 하는지, 지금 어디까지 진행됐는지 대표님이 직접 묻기 전에 볼 수 있는 메뉴
- 각 데이터베이스마다 언제 입력하고 언제 다시 꺼내는지, 누가 관리하는지 정해진 사용 기준
- 새 직원이 처음 봐도 어디에 무엇을 남기고 어디에서 다시 찾아야 하는지 알 수 있는 단순한 메뉴 구조
이 세 가지가 없으면 노션은 계속 열려 있지만, 회사 업무는 다시 카톡과 사람의 기억으로 돌아갑니다.
노션이 대신 정해주지 않는 부분이 있습니다
어떤 업무를 노션에 남기고 어떤 대화는 카톡에 두는지, 어떤 데이터베이스를 언제 다시 여는지, 각 메뉴를 누가 관리하는지는 노션이 대신 정해주지 않습니다. 이 부분은 회사 안에서 먼저 정해야 합니다.
처음부터 모든 업무를 옮기려고 하면 실패하기 쉽습니다. 저희가 상담에서 만나본 대표님들도 처음에는 모든 것을 한꺼번에 노션으로 옮기려다 팀이 지쳤다고 이야기하셨습니다. 대표님이 매일 반복해서 묻는 업무 한두 가지부터 노션에 남기고, 그 메뉴가 실제로 유지되는지 살펴본 뒤에 다음 업무를 옮기는 게 현실적입니다.
비즈노션은 저희 공여사들이 10인 미만 회사에 맞춰 이런 사용 기준을 미리 정리해둔 노션 업무 시스템입니다. 업무요청, 공유일정, 프로젝트 같은 메뉴가 이미 준비된 상태로 시작하기 때문에, 대표님이 노션 페이지를 처음부터 설계하지 않아도 회사 업무에 필요한 메뉴부터 채워나갈 수 있습니다.
정리하면
노션을 도입했는데도 회사 시스템이 잡히지 않는다면, 새 앱을 더 붙이기 전에 먼저 살펴봐야 할 것이 있습니다. 개인용 노션 방식을 그대로 팀에 옮기고 있지는 않은지, 언제 입력하고 언제 다시 꺼내야 하는지 정해져 있는지, 각 메뉴를 누가 관리하는지 봐야 합니다.
대표님이 반복해서 묻는 업무 한두 가지부터 노션에 남기고, 그 메뉴에 사용 기준과 관리 책임을 붙이는 것이 현실적인 시작입니다. 비슷한 문제를 겪고 계시다면, 도입 상담을 통해 우리 회사에서는 어떤 업무부터 노션 업무 시스템에 남기면 좋을지 살펴보시기 바랍니다.
노션을 도입했는데도 대표님이 여전히 매일 같은 일을 다시 묻고 계신다면, 문제는 노션 자체보다 그걸 쓰는 방식에 있을 가능성이 큽니다. 노션 페이지는 있지만 어떤 업무를 어디에 남겨야 하는지, 언제 다시 봐야 하는지 회사 안에서 정해지지 않은 상태일 수 있습니다.
메뉴는 계속 늘어나는데, 정작 직원은 어디에 무엇을 입력해야 할지 알지 못합니다. 그래서 대표님은 여전히 카톡으로 다시 묻고, 직원은 노션과 카톡, 드라이브 사이에 같은 정보를 반복해서 남깁니다.
노션이 있는데도 회사 시스템이 안 잡히는 첫 번째 이유
개인용 노션과 팀용 노션 업무 시스템은 설계 방식이 달라야 합니다. 혼자 쓰는 노션은 페이지가 많아도 큰 문제가 되지 않습니다. 어디에 무엇을 넣었는지 본인이 기억하고 있기 때문입니다. 반대로 팀에서 쓰는 노션은 직원 누구든 처음 봐도 어디에 무엇을 남기고, 어디에서 다시 찾아야 하는지 바로 알아야 합니다.
저희가 상담에서 만난 회사들은 대부분 이 지점에서 막혀 있었습니다. 대표님이 혼자 쓰시던 노션 방식을 팀에 그대로 옮겨온 경우가 많았습니다. 메뉴는 계속 추가되고, 페이지 안에 페이지가 겹겹이 쌓이고, 직원은 결국 매번 대표님께 “이건 어디에 적으면 되나요?”라고 다시 묻고 있었습니다.
두 번째 이유는 입력과 재사용 기준이 없다는 것입니다
노션에 데이터베이스를 만들어두어도, 언제 새 항목을 추가하고 언제 상태를 바꾸며 언제 다시 열어봐야 하는지 정해두지 않으면 금방 방치됩니다. 어떤 직원은 꼬박꼬박 입력하고, 어떤 직원은 카톡으로 대신 보고합니다. 결국 대표님은 노션과 카톡을 둘 다 봐야 합니다.
각 페이지와 데이터베이스를 누가 관리하는지도 정해져 있지 않은 경우가 많습니다. 처음 만든 사람은 그만두었고, 그 뒤로 아무도 정리하지 않으면 옛 기록과 새 기록이 뒤섞여 남습니다. 직원 입장에서는 노션을 쓰는 것보다 대표님께 직접 물어보는 쪽이 더 안전하다고 느끼게 됩니다.
기존에 쓰던 앱을 버릴 문제는 아닙니다
카톡은 빠른 대화에 적합합니다. 다만 며칠 뒤 다시 봐야 할 업무 지시까지 카톡에만 남기면, 대표님이 직접 카톡방을 뒤져야 합니다. 드라이브는 파일 보관에 적합합니다. 다만 그 파일이 어떤 업무와 연결되어 있고 다음에 누가 봐야 하는지는 별도로 남아야 합니다. 캘린더는 시간이 정해진 일정을 보는 데 적합합니다. 다만 그 일정 전후로 누가 무엇을 준비해야 하는지는 따로 볼 수 있어야 합니다.
노션 업무 시스템은 이 역할을 맡아야 합니다. 카톡을 없애는 것이 아니라, 카톡 위로 밀려 사라지는 업무 지시를 다시 꺼낼 수 있게 남기는 것입니다. 드라이브를 없애는 것이 아니라, 어떤 파일이 어떤 업무·고객·결정과 관련되어 있는지 함께 남기는 것입니다.
노션 업무 시스템의 핵심은 기능보다 사용 기준입니다
많은 대표님이 처음에는 노션을 예쁜 템플릿을 붙이는 서비스로 생각하십니다. 하지만 팀에서 실제로 쓰이는 노션 업무 시스템은 양식 모음이 아닙니다. 누가 어떤 일을 맡았고, 어디까지 진행됐고, 다음에 무엇을 봐야 하는지 남기는 업무 화면에 가깝습니다.
팀용 노션 업무 시스템에는 아래 세 가지가 필요합니다.
이 세 가지가 없으면 노션은 계속 열려 있지만, 회사 업무는 다시 카톡과 사람의 기억으로 돌아갑니다.
노션이 대신 정해주지 않는 부분이 있습니다
어떤 업무를 노션에 남기고 어떤 대화는 카톡에 두는지, 어떤 데이터베이스를 언제 다시 여는지, 각 메뉴를 누가 관리하는지는 노션이 대신 정해주지 않습니다. 이 부분은 회사 안에서 먼저 정해야 합니다.
처음부터 모든 업무를 옮기려고 하면 실패하기 쉽습니다. 저희가 상담에서 만나본 대표님들도 처음에는 모든 것을 한꺼번에 노션으로 옮기려다 팀이 지쳤다고 이야기하셨습니다. 대표님이 매일 반복해서 묻는 업무 한두 가지부터 노션에 남기고, 그 메뉴가 실제로 유지되는지 살펴본 뒤에 다음 업무를 옮기는 게 현실적입니다.
비즈노션은 저희 공여사들이 10인 미만 회사에 맞춰 이런 사용 기준을 미리 정리해둔 노션 업무 시스템입니다. 업무요청, 공유일정, 프로젝트 같은 메뉴가 이미 준비된 상태로 시작하기 때문에, 대표님이 노션 페이지를 처음부터 설계하지 않아도 회사 업무에 필요한 메뉴부터 채워나갈 수 있습니다.
정리하면
노션을 도입했는데도 회사 시스템이 잡히지 않는다면, 새 앱을 더 붙이기 전에 먼저 살펴봐야 할 것이 있습니다. 개인용 노션 방식을 그대로 팀에 옮기고 있지는 않은지, 언제 입력하고 언제 다시 꺼내야 하는지 정해져 있는지, 각 메뉴를 누가 관리하는지 봐야 합니다.
대표님이 반복해서 묻는 업무 한두 가지부터 노션에 남기고, 그 메뉴에 사용 기준과 관리 책임을 붙이는 것이 현실적인 시작입니다. 비슷한 문제를 겪고 계시다면, 도입 상담을 통해 우리 회사에서는 어떤 업무부터 노션 업무 시스템에 남기면 좋을지 살펴보시기 바랍니다.