카톡으로 지시한 일은 카톡방에서, 견적은 엑셀에서, 고객 리스트는 구글시트에서 확인하고 있다면, 회사가 업무를 세 곳에 나눠 저장하고 있는 상태입니다. 대표님은 매일 세 곳을 다 열어봐야 지금 상황을 알 수 있고, 직원은 어느 도구에 남기라고 정확히 지시받지 못한 채 각자 편한 곳에 기록합니다.
핵심은 도구 개수가 아니라 다시 확인해야 할 업무가 어디에 남는지입니다. 회사 안에 이 기준이 없으면 카톡, 엑셀, 구글시트를 모두 쓰고 있어도 대표님은 계속 다시 찾아야 합니다.
카톡·엑셀·구글시트를 오가는 하루
대표님은 매일 세 곳을 다시 확인합니다
아침에 카톡방을 열어 어제 오간 대화를 다시 읽고, 그중 진행해야 할 일이 있는지 눈으로 훑습니다. 다음으로 구글시트를 열어 이번 주 마감이 잡힌 건이 있는지 확인하고, 견적 파일이 필요하면 다시 엑셀 폴더로 이동합니다. 이 과정이 반복되면 대표님은 하루의 많은 시간을 지금 어디까지 진행됐는지 확인하는 데 씁니다.
직원 입장에서도 상황은 비슷합니다. 어떤 업무는 카톡으로 받았고, 어떤 업무는 시트 셀에 색깔로 표시되어 있으며, 어떤 업무는 엑셀 파일 어딘가에 남아 있습니다. 어제 대표님이 부탁한 일이 어느 도구에 남아 있는지 다시 찾아야 하는 경우도 자주 생깁니다.
각 도구가 잘하는 역할을 먼저 나눠야 합니다
카톡은 빠른 대화에 씁니다
카톡은 빠른 대화에 적합합니다. 답을 즉시 받아야 하거나, 짧게 상황을 공유해야 할 때 카톡만큼 편한 도구는 많지 않습니다. 다만 며칠 뒤 다시 확인해야 하는 업무 지시까지 카톡에 남기면 대화창 위로 밀려나 대표님이 직접 스크롤을 올려 찾게 됩니다.
엑셀은 계산과 파일 관리에 씁니다
엑셀은 계산과 데이터를 다루는 데 적합합니다. 견적, 정산, 매출 집계처럼 숫자를 계산하고 저장해야 하는 업무에는 엑셀이 잘 맞습니다. 다만 이 파일이 어떤 고객과 관련 있는지, 다음에 누가 확인해야 하는지, 지금 어떤 단계인지는 파일만 보고 바로 알기 어렵습니다.
구글시트는 여러 명이 같은 표를 볼 때 씁니다
구글시트는 여러 명이 동시에 같은 표를 보고 업데이트해야 할 때 적합합니다. 다만 시트 한 줄이 진행 중인 업무인지, 이미 끝난 업무인지, 담당자가 누구인지, 이 건과 관련된 대화는 어디에 있는지가 시트 셀만으로는 충분히 남지 않습니다.
세 도구는 각자 잘하는 일이 다릅니다. 회사에서 정해야 하는 것은 다시 확인해야 할 업무를 어디에 남길지입니다.
필요한 것은 다시 확인할 업무 화면입니다
도구를 바꾸기보다 확인 위치를 정해야 합니다
이 상태에서 카톡을 다른 메신저로 바꾸거나, 시트에 열을 몇 개 더 추가한다고 해서 대표님의 확인 업무가 바로 사라지지는 않습니다. 필요한 것은 다시 꺼내야 할 업무가 남는 별도의 업무 화면입니다.
누가 맡았는지, 언제까지 해야 하는지, 지금 어디에서 멈춰 있는지, 관련 대화와 파일은 어디에 있는지가 한곳에서 보여야 합니다. 대표님이 매번 카톡을 뒤지고 시트를 열지 않아도, 지금 회사가 어떤 업무를 어떻게 처리하고 있는지 확인할 수 있어야 합니다.
카톡·엑셀·구글시트를 그대로 두고 역할만 나눌 수 있습니다
이 업무 화면이 생기면 카톡, 엑셀, 구글시트를 버릴 필요가 없습니다. 카톡은 빠른 대화용으로, 엑셀과 시트는 숫자와 데이터를 다루는 도구로 두고, 다시 확인해야 할 업무만 새 업무 화면에 남기면 됩니다.
처음부터 모든 업무를 옮기면 부담이 커집니다
전부 옮기려는 방식은 직원에게 부담이 됩니다
저희가 상담에서 반복해서 본 패턴이 있습니다. 도구를 새로 도입하기로 결정한 대표님은 처음에 지금까지 흩어져 있던 업무를 전부 옮기려는 경우가 많습니다. 이 방식은 직원에게 부담이 큽니다. 새 업무가 추가되지 않았는데도 업무가 두 배로 늘어난 것처럼 느껴지기 때문입니다.
처음에는 대표님이 반복해서 확인하던 업무부터 옮깁니다
잘 정착한 회사들은 처음 한 달 동안 대표님이 매일 다시 확인하던 업무 한두 가지만 먼저 시스템에 옮겼습니다. 예를 들어 고객 문의 답변 진행 상황이나 이번 주 견적 발송 건처럼 대표님이 카톡에서 반복해서 묻던 업무부터 시작했습니다.
한 달이 지나 이 업무가 새 시스템에서 안정적으로 돌아가면, 그다음에 카톡에서 자주 놓치던 업무, 시트에서 담당자가 헷갈리던 업무를 하나씩 옮겼습니다.
대표님이 정해야 할 기준이 있습니다
어떤 업무를 남길지 정해야 합니다
새 업무 시스템을 도입해도 대표님이 결정해야 하는 부분은 남아 있습니다. 어떤 업무가 다시 확인해야 할 업무이고, 어떤 업무는 카톡 대화로 끝나도 되는지를 회사 안에서 정해야 합니다.
예를 들어 바로 답하고 끝나는 짧은 확인은 카톡에 남아도 됩니다. 반대로 담당자, 마감일, 진행 상태, 관련 파일, 완료 여부를 다시 봐야 하는 업무는 새 업무 시스템에 남겨야 합니다.
완료 기준도 함께 정해야 합니다
완료 기준을 누가 정할지, 어떤 업무는 담당자에게 맡기고 어떤 업무에는 대표님 판단이 필요한지도 미리 정해야 합니다.
도구는 기록과 확인 위치를 만들어줍니다. 그 위에 어떤 업무를 남기고 어떤 대화는 남기지 않을지, 어떤 기준으로 완료를 볼지는 회사 안에서 정해야 합니다.
정리하면
카톡, 엑셀, 구글시트를 함께 쓰면서도 대표님이 매일 세 곳을 다 확인하지 않으려면, 도구를 하나로 합치는 방향보다 각 도구의 역할을 나누는 방향이 현실적입니다. 빠른 대화는 카톡, 숫자와 데이터는 엑셀과 시트, 다시 확인해야 할 업무는 별도 업무 화면에 남기는 방식입니다.
비즈노션은 작은 회사가 이 다시 확인해야 할 업무를 한곳에 남길 수 있도록 만든 업무 시스템입니다. 카톡과 시트를 그대로 두고, 대표님이 반복해서 다시 찾던 업무부터 새 업무 시스템에 남기는 방식으로 시작할 수 있습니다.
카톡과 시트를 오가며 하루의 많은 시간을 지금 어디까지 됐는지 확인하는 데 쓰고 있다면, 상담을 통해 우리 회사에서 어떤 업무부터 새 업무 시스템에 남기면 좋을지 확인해보시기 바랍니다.
카톡으로 지시한 일은 카톡방에서, 견적은 엑셀에서, 고객 리스트는 구글시트에서 확인하고 있다면, 회사가 업무를 세 곳에 나눠 저장하고 있는 상태입니다. 대표님은 매일 세 곳을 다 열어봐야 지금 상황을 알 수 있고, 직원은 어느 도구에 남기라고 정확히 지시받지 못한 채 각자 편한 곳에 기록합니다.
핵심은 도구 개수가 아니라 다시 확인해야 할 업무가 어디에 남는지입니다. 회사 안에 이 기준이 없으면 카톡, 엑셀, 구글시트를 모두 쓰고 있어도 대표님은 계속 다시 찾아야 합니다.
카톡·엑셀·구글시트를 오가는 하루
대표님은 매일 세 곳을 다시 확인합니다
아침에 카톡방을 열어 어제 오간 대화를 다시 읽고, 그중 진행해야 할 일이 있는지 눈으로 훑습니다. 다음으로 구글시트를 열어 이번 주 마감이 잡힌 건이 있는지 확인하고, 견적 파일이 필요하면 다시 엑셀 폴더로 이동합니다. 이 과정이 반복되면 대표님은 하루의 많은 시간을 지금 어디까지 진행됐는지 확인하는 데 씁니다.
직원 입장에서도 상황은 비슷합니다. 어떤 업무는 카톡으로 받았고, 어떤 업무는 시트 셀에 색깔로 표시되어 있으며, 어떤 업무는 엑셀 파일 어딘가에 남아 있습니다. 어제 대표님이 부탁한 일이 어느 도구에 남아 있는지 다시 찾아야 하는 경우도 자주 생깁니다.
각 도구가 잘하는 역할을 먼저 나눠야 합니다
카톡은 빠른 대화에 씁니다
카톡은 빠른 대화에 적합합니다. 답을 즉시 받아야 하거나, 짧게 상황을 공유해야 할 때 카톡만큼 편한 도구는 많지 않습니다. 다만 며칠 뒤 다시 확인해야 하는 업무 지시까지 카톡에 남기면 대화창 위로 밀려나 대표님이 직접 스크롤을 올려 찾게 됩니다.
엑셀은 계산과 파일 관리에 씁니다
엑셀은 계산과 데이터를 다루는 데 적합합니다. 견적, 정산, 매출 집계처럼 숫자를 계산하고 저장해야 하는 업무에는 엑셀이 잘 맞습니다. 다만 이 파일이 어떤 고객과 관련 있는지, 다음에 누가 확인해야 하는지, 지금 어떤 단계인지는 파일만 보고 바로 알기 어렵습니다.
구글시트는 여러 명이 같은 표를 볼 때 씁니다
구글시트는 여러 명이 동시에 같은 표를 보고 업데이트해야 할 때 적합합니다. 다만 시트 한 줄이 진행 중인 업무인지, 이미 끝난 업무인지, 담당자가 누구인지, 이 건과 관련된 대화는 어디에 있는지가 시트 셀만으로는 충분히 남지 않습니다.
세 도구는 각자 잘하는 일이 다릅니다. 회사에서 정해야 하는 것은 다시 확인해야 할 업무를 어디에 남길지입니다.
필요한 것은 다시 확인할 업무 화면입니다
도구를 바꾸기보다 확인 위치를 정해야 합니다
이 상태에서 카톡을 다른 메신저로 바꾸거나, 시트에 열을 몇 개 더 추가한다고 해서 대표님의 확인 업무가 바로 사라지지는 않습니다. 필요한 것은 다시 꺼내야 할 업무가 남는 별도의 업무 화면입니다.
누가 맡았는지, 언제까지 해야 하는지, 지금 어디에서 멈춰 있는지, 관련 대화와 파일은 어디에 있는지가 한곳에서 보여야 합니다. 대표님이 매번 카톡을 뒤지고 시트를 열지 않아도, 지금 회사가 어떤 업무를 어떻게 처리하고 있는지 확인할 수 있어야 합니다.
카톡·엑셀·구글시트를 그대로 두고 역할만 나눌 수 있습니다
이 업무 화면이 생기면 카톡, 엑셀, 구글시트를 버릴 필요가 없습니다. 카톡은 빠른 대화용으로, 엑셀과 시트는 숫자와 데이터를 다루는 도구로 두고, 다시 확인해야 할 업무만 새 업무 화면에 남기면 됩니다.
처음부터 모든 업무를 옮기면 부담이 커집니다
전부 옮기려는 방식은 직원에게 부담이 됩니다
저희가 상담에서 반복해서 본 패턴이 있습니다. 도구를 새로 도입하기로 결정한 대표님은 처음에 지금까지 흩어져 있던 업무를 전부 옮기려는 경우가 많습니다. 이 방식은 직원에게 부담이 큽니다. 새 업무가 추가되지 않았는데도 업무가 두 배로 늘어난 것처럼 느껴지기 때문입니다.
처음에는 대표님이 반복해서 확인하던 업무부터 옮깁니다
잘 정착한 회사들은 처음 한 달 동안 대표님이 매일 다시 확인하던 업무 한두 가지만 먼저 시스템에 옮겼습니다. 예를 들어 고객 문의 답변 진행 상황이나 이번 주 견적 발송 건처럼 대표님이 카톡에서 반복해서 묻던 업무부터 시작했습니다.
한 달이 지나 이 업무가 새 시스템에서 안정적으로 돌아가면, 그다음에 카톡에서 자주 놓치던 업무, 시트에서 담당자가 헷갈리던 업무를 하나씩 옮겼습니다.
대표님이 정해야 할 기준이 있습니다
어떤 업무를 남길지 정해야 합니다
새 업무 시스템을 도입해도 대표님이 결정해야 하는 부분은 남아 있습니다. 어떤 업무가 다시 확인해야 할 업무이고, 어떤 업무는 카톡 대화로 끝나도 되는지를 회사 안에서 정해야 합니다.
예를 들어 바로 답하고 끝나는 짧은 확인은 카톡에 남아도 됩니다. 반대로 담당자, 마감일, 진행 상태, 관련 파일, 완료 여부를 다시 봐야 하는 업무는 새 업무 시스템에 남겨야 합니다.
완료 기준도 함께 정해야 합니다
완료 기준을 누가 정할지, 어떤 업무는 담당자에게 맡기고 어떤 업무에는 대표님 판단이 필요한지도 미리 정해야 합니다.
도구는 기록과 확인 위치를 만들어줍니다. 그 위에 어떤 업무를 남기고 어떤 대화는 남기지 않을지, 어떤 기준으로 완료를 볼지는 회사 안에서 정해야 합니다.
정리하면
카톡, 엑셀, 구글시트를 함께 쓰면서도 대표님이 매일 세 곳을 다 확인하지 않으려면, 도구를 하나로 합치는 방향보다 각 도구의 역할을 나누는 방향이 현실적입니다. 빠른 대화는 카톡, 숫자와 데이터는 엑셀과 시트, 다시 확인해야 할 업무는 별도 업무 화면에 남기는 방식입니다.
비즈노션은 작은 회사가 이 다시 확인해야 할 업무를 한곳에 남길 수 있도록 만든 업무 시스템입니다. 카톡과 시트를 그대로 두고, 대표님이 반복해서 다시 찾던 업무부터 새 업무 시스템에 남기는 방식으로 시작할 수 있습니다.
카톡과 시트를 오가며 하루의 많은 시간을 지금 어디까지 됐는지 확인하는 데 쓰고 있다면, 상담을 통해 우리 회사에서 어떤 업무부터 새 업무 시스템에 남기면 좋을지 확인해보시기 바랍니다.