작은 회사에서 사용할 업무 시스템을 알아보다 보면 “우리 회사는 사정이 다르니 맞춤 제작이 필요하지 않을까”라는 생각이 듭니다. 업종이 다르고 직원 규모가 다르고 대표님이 확인하고 싶은 항목도 회사마다 다르기 때문입니다.
하지만 상담을 진행하다 보면 맞춤 제작을 먼저 알아보셨던 대표님들이 다시 표준 업무 시스템을 검토하시는 경우가 많습니다. 회사에 맞춘 도구를 새로 만드는 일보다, 이미 준비된 업무 틀에서 시작하는 게 더 적합한 회사도 있기 때문입니다.
이 글에서는 맞춤 제작과 표준 업무 시스템 중 무엇을 먼저 살펴봐야 하는지, 회사에 맞게 수정해야 하는 범위는 어디까지인지 판단할 수 있는 기준을 정리합니다.
맞춤 제작을 먼저 떠올리는 회사의 공통 상황
직원이 몇 명 늘어난 회사에서 업무 시스템을 알아보는 시점은 대부분 비슷합니다. 대표님이 매일 같은 업무의 진행 상태를 직접 물으시고, 카톡으로 지시한 일을 며칠 뒤 다시 확인해야 하며, 회의에서 정한 업무가 다음 회의 때까지 완료되지 않은 채 남아 있습니다.
이때 대표님들은 “우리 회사만의 방식이 있으니 그 방식대로 만들어야 한다”고 생각하십니다. 그래서 개발 업체를 알아보시거나 여러 도구를 조합해 직접 만들려고 하십니다.
그런데 맞춤 제작을 검토하는 과정에서는 몇 가지 문제가 반복됩니다.
맞춤 제작에서 반복해서 막히는 세 가지 지점
첫 번째는 업무 기준을 정하는 사람이 대표님 한 명이라는 점입니다.
맞춤 제작을 시작하려면 어떤 업무를 기록할지, 완료 여부는 무엇으로 판단할지, 담당자와 마감일은 어떤 방식으로 표시할지 먼저 정해야 합니다.
프로젝트 화면에는 어떤 항목이 필요한지, 직원끼리 요청한 업무는 어디에 기록할지, 회의 내용과 회사 자료는 어떤 기준으로 구분할지도 결정해야 합니다.
대표님이 매일 직원들의 실행 업무까지 직접 확인하고 계신 상황에서 이 내용을 모두 정리하기는 어렵습니다.
두 번째는 실제 사용을 시작하기까지 시간이 오래 걸린다는 점입니다.
맞춤 제작은 요구사항 정리, 화면 설계, 개발, 수정, 사용자 교육을 거쳐야 합니다. 제작을 진행하는 동안에도 대표님은 카톡으로 업무를 지시하고, 진행 상태를 직접 물으며, 회의에서 정한 내용을 다시 확인해야 합니다.
제작이 끝나기 전까지 회사에서 겪고 있던 불편은 계속됩니다. 제작 도중 요구사항이 바뀌거나 추가되면 일정과 비용도 달라질 수 있습니다.
세 번째는 담당자가 바뀌었을 때 유지하기 어렵다는 점입니다.
맞춤 제작한 도구는 제작에 참여한 직원이나 담당자 한 명만 설정 방법을 알고 있는 경우가 많습니다. 해당 직원이 퇴사하거나 담당 업무가 변경되면 수정 방법과 사용 기준을 확인하기 어려워집니다.
상담에서 만난 한 대표님도 이전 담당자가 만들어 두었던 자체 업무 도구를 이어서 사용하지 못해 결국 카톡과 엑셀로 돌아오셨다고 말씀하셨습니다.
표준 업무 시스템을 먼저 도입했을 때 얻는 세 가지 장점
표준 업무 시스템은 작은 회사에서 자주 발생하는 업무를 기준으로 미리 만들어져 있습니다. 대표님이 모든 화면과 항목을 처음부터 설계하지 않아도 바로 사용할 수 있다는 점이 가장 큰 차이입니다.
첫 번째는 대표님이 업무 기준을 처음부터 만들지 않아도 된다는 점입니다.
비즈노션에는 프로젝트, 직원끼리 주고받는 Task, 회사 자료를 기록하는 화면이 이미 구분되어 있습니다. 담당자, 마감일, 현재 상태, 완료 여부처럼 작은 회사에서 반복해서 확인하는 항목도 준비되어 있습니다.
대표님은 빈 화면을 보며 무엇을 만들어야 할지 고민할 필요가 없습니다. 회사에서 사용하지 않는 항목은 제외하고, 필요한 항목만 추가하면 됩니다.
업무 도구를 설계하는 데 시간을 쓰는 대신, 직원들이 어떤 업무부터 기록할지 정하고 실제 사용을 시작하는 데 집중할 수 있습니다.
두 번째는 가장 불편한 업무부터 바로 적용할 수 있다는 점입니다.
맞춤 제작은 제작을 시작하기 전에 전체 요구사항을 정리해야 하지만, 표준 업무 시스템은 현재 가장 자주 확인하는 업무부터 사용할 수 있습니다.
대표님이 매일 진행 상태를 묻는 프로젝트 하나를 먼저 등록하거나, 카톡으로 반복해서 요청하는 업무를 Task로 남기는 것부터 시작할 수 있습니다.
모든 업무를 한꺼번에 옮길 필요도 없습니다. 직원들이 사용해 본 뒤 필요한 항목을 추가하고, 사용하지 않는 항목은 제외하면 됩니다. 도입 준비가 모두 끝날 때까지 기다리지 않고 현재 겪고 있는 불편부터 바꿀 수 있습니다.
세 번째는 직원과 업무가 늘어나도 같은 사용법을 유지할 수 있다는 점입니다.
프로젝트 안에는 큰 실행 항목과 담당자, 마감일, 현재 상태를 기록합니다. 직원끼리 주고받는 작은 요청은 별도 Task로 관리하고, 반복해서 참고할 내용은 회사 자료에 기록합니다.
직원마다 기록하는 위치가 달라지지 않기 때문에 새로운 직원도 어디에서 무엇을 확인해야 하는지 파악하기 쉽습니다.
담당자가 바뀌더라도 지난 업무 기록과 완료 여부는 그대로 남습니다. 직원이 늘어나거나 새로운 업무가 생겨도 기존 사용법은 유지하면서 분류와 항목만 회사에 맞게 추가할 수 있습니다. 표준화된 시스템에 맞는 잘 정리된 교육과정이 마련되어 있다면 사람이 직접 가르쳐줄 필요도 없습니다.
기존 도구를 버리는 것이 아닙니다
표준 업무 시스템을 도입하면 카톡, 구글 드라이브, 캘린더, 회계 프로그램을 모두 바꿔야 한다고 생각하시는 대표님도 계십니다. 하지만 각 도구가 맡고 있는 역할은 그대로 유지할 수 있습니다.
카톡은 빠르게 대화할 때 사용합니다. 다만 며칠 뒤 완료 여부를 다시 확인해야 하는 업무는 담당자와 마감일이 남는 Task에 기록합니다.
구글 드라이브에는 파일이 잘 정리되어 있습니다. 비즈노션에는 해당 파일이 어떤 고객의 어떤 업무에서 만들어졌는지, 누가 검수해야 하는지, 고객에게 전달했는지를 함께 기록합니다.
캘린더에서는 시간이 정해진 일정을 확인합니다. 일정 전에 준비해야 할 자료와 일정이 끝난 뒤 처리해야 할 업무는 프로젝트나 Task에 남깁니다.
기존 도구를 교체하는 게 아니라, 담당자와 마감일, 현재 상태, 완료 여부를 다시 확인해야 하는 업무만 비즈노션에 기록하는 방식입니다.
표준 업무 시스템이 맞지 않는 경우도 있습니다
표준 업무 시스템이 모든 회사에 맞는 것은 아닙니다.
직원 규모가 크고 부서마다 사용하는 업무 방식이 크게 다른 회사, 외부 프로그램과 실시간 데이터 연동이 필요한 회사, 내부 개발 조직이 있어 맞춤 도구를 지속적으로 수정할 수 있는 회사는 맞춤 개발이 더 적합할 수 있습니다.
반면 대표님이 매일 직원들의 업무 진행 상태를 직접 확인하고 있고, 회사의 업무 기준도 아직 문서로 정리되지 않았다면 표준 업무 시스템에서 시작하는 게 적합합니다.
프로젝트, Task, 회사 자료를 기록하는 화면이 이미 준비되어 있기 때문에 모든 항목을 처음부터 설계할 필요가 없습니다. 반복해서 확인하는 업무부터 비즈노션에 기록하고, 직원들이 사용하면서 필요한 항목을 추가하면 됩니다.
정리하면
맞춤 제작은 회사 안에 업무 기준이 이미 정리되어 있고, 제작 이후에도 해당 도구를 수정하고 유지할 담당자가 있을 때 효과적입니다.
대표님이 매일 직원들의 업무 진행 상태까지 직접 확인하고 계신 회사라면 제작 요구사항을 정리하는 일부터 큰 부담이 될 수 있습니다.
표준 업무 시스템은 대표님이 업무 기준을 처음부터 만들지 않아도 사용할 수 있습니다. 현재 가장 불편한 업무부터 적용할 수 있고, 직원과 업무가 늘어나도 같은 사용법을 유지할 수 있습니다.
카톡과 구글 드라이브, 캘린더는 그대로 사용하면서 담당자, 마감일, 현재 상태와 완료 여부를 확인해야 하는 업무만 비즈노션에 남길 수 있습니다.
맞춤 제작이 필요하다고 느끼셨다면, 먼저 대표님이 매일 다시 확인하고 있는 업무가 무엇인지 살펴보시면 좋겠습니다. 현재 회사에 표준 업무 시스템이 적합한지, 어떤 업무부터 기록해야 할지는 상담에서 함께 확인하실 수 있습니다.
작은 회사에서 사용할 업무 시스템을 알아보다 보면 “우리 회사는 사정이 다르니 맞춤 제작이 필요하지 않을까”라는 생각이 듭니다. 업종이 다르고 직원 규모가 다르고 대표님이 확인하고 싶은 항목도 회사마다 다르기 때문입니다.
하지만 상담을 진행하다 보면 맞춤 제작을 먼저 알아보셨던 대표님들이 다시 표준 업무 시스템을 검토하시는 경우가 많습니다. 회사에 맞춘 도구를 새로 만드는 일보다, 이미 준비된 업무 틀에서 시작하는 게 더 적합한 회사도 있기 때문입니다.
이 글에서는 맞춤 제작과 표준 업무 시스템 중 무엇을 먼저 살펴봐야 하는지, 회사에 맞게 수정해야 하는 범위는 어디까지인지 판단할 수 있는 기준을 정리합니다.
맞춤 제작을 먼저 떠올리는 회사의 공통 상황
직원이 몇 명 늘어난 회사에서 업무 시스템을 알아보는 시점은 대부분 비슷합니다. 대표님이 매일 같은 업무의 진행 상태를 직접 물으시고, 카톡으로 지시한 일을 며칠 뒤 다시 확인해야 하며, 회의에서 정한 업무가 다음 회의 때까지 완료되지 않은 채 남아 있습니다.
이때 대표님들은 “우리 회사만의 방식이 있으니 그 방식대로 만들어야 한다”고 생각하십니다. 그래서 개발 업체를 알아보시거나 여러 도구를 조합해 직접 만들려고 하십니다.
그런데 맞춤 제작을 검토하는 과정에서는 몇 가지 문제가 반복됩니다.
맞춤 제작에서 반복해서 막히는 세 가지 지점
첫 번째는 업무 기준을 정하는 사람이 대표님 한 명이라는 점입니다.
맞춤 제작을 시작하려면 어떤 업무를 기록할지, 완료 여부는 무엇으로 판단할지, 담당자와 마감일은 어떤 방식으로 표시할지 먼저 정해야 합니다.
프로젝트 화면에는 어떤 항목이 필요한지, 직원끼리 요청한 업무는 어디에 기록할지, 회의 내용과 회사 자료는 어떤 기준으로 구분할지도 결정해야 합니다.
대표님이 매일 직원들의 실행 업무까지 직접 확인하고 계신 상황에서 이 내용을 모두 정리하기는 어렵습니다.
두 번째는 실제 사용을 시작하기까지 시간이 오래 걸린다는 점입니다.
맞춤 제작은 요구사항 정리, 화면 설계, 개발, 수정, 사용자 교육을 거쳐야 합니다. 제작을 진행하는 동안에도 대표님은 카톡으로 업무를 지시하고, 진행 상태를 직접 물으며, 회의에서 정한 내용을 다시 확인해야 합니다.
제작이 끝나기 전까지 회사에서 겪고 있던 불편은 계속됩니다. 제작 도중 요구사항이 바뀌거나 추가되면 일정과 비용도 달라질 수 있습니다.
세 번째는 담당자가 바뀌었을 때 유지하기 어렵다는 점입니다.
맞춤 제작한 도구는 제작에 참여한 직원이나 담당자 한 명만 설정 방법을 알고 있는 경우가 많습니다. 해당 직원이 퇴사하거나 담당 업무가 변경되면 수정 방법과 사용 기준을 확인하기 어려워집니다.
상담에서 만난 한 대표님도 이전 담당자가 만들어 두었던 자체 업무 도구를 이어서 사용하지 못해 결국 카톡과 엑셀로 돌아오셨다고 말씀하셨습니다.
표준 업무 시스템을 먼저 도입했을 때 얻는 세 가지 장점
표준 업무 시스템은 작은 회사에서 자주 발생하는 업무를 기준으로 미리 만들어져 있습니다. 대표님이 모든 화면과 항목을 처음부터 설계하지 않아도 바로 사용할 수 있다는 점이 가장 큰 차이입니다.
첫 번째는 대표님이 업무 기준을 처음부터 만들지 않아도 된다는 점입니다.
비즈노션에는 프로젝트, 직원끼리 주고받는 Task, 회사 자료를 기록하는 화면이 이미 구분되어 있습니다. 담당자, 마감일, 현재 상태, 완료 여부처럼 작은 회사에서 반복해서 확인하는 항목도 준비되어 있습니다.
대표님은 빈 화면을 보며 무엇을 만들어야 할지 고민할 필요가 없습니다. 회사에서 사용하지 않는 항목은 제외하고, 필요한 항목만 추가하면 됩니다.
업무 도구를 설계하는 데 시간을 쓰는 대신, 직원들이 어떤 업무부터 기록할지 정하고 실제 사용을 시작하는 데 집중할 수 있습니다.
두 번째는 가장 불편한 업무부터 바로 적용할 수 있다는 점입니다.
맞춤 제작은 제작을 시작하기 전에 전체 요구사항을 정리해야 하지만, 표준 업무 시스템은 현재 가장 자주 확인하는 업무부터 사용할 수 있습니다.
대표님이 매일 진행 상태를 묻는 프로젝트 하나를 먼저 등록하거나, 카톡으로 반복해서 요청하는 업무를 Task로 남기는 것부터 시작할 수 있습니다.
모든 업무를 한꺼번에 옮길 필요도 없습니다. 직원들이 사용해 본 뒤 필요한 항목을 추가하고, 사용하지 않는 항목은 제외하면 됩니다. 도입 준비가 모두 끝날 때까지 기다리지 않고 현재 겪고 있는 불편부터 바꿀 수 있습니다.
세 번째는 직원과 업무가 늘어나도 같은 사용법을 유지할 수 있다는 점입니다.
프로젝트 안에는 큰 실행 항목과 담당자, 마감일, 현재 상태를 기록합니다. 직원끼리 주고받는 작은 요청은 별도 Task로 관리하고, 반복해서 참고할 내용은 회사 자료에 기록합니다.
직원마다 기록하는 위치가 달라지지 않기 때문에 새로운 직원도 어디에서 무엇을 확인해야 하는지 파악하기 쉽습니다.
담당자가 바뀌더라도 지난 업무 기록과 완료 여부는 그대로 남습니다. 직원이 늘어나거나 새로운 업무가 생겨도 기존 사용법은 유지하면서 분류와 항목만 회사에 맞게 추가할 수 있습니다. 표준화된 시스템에 맞는 잘 정리된 교육과정이 마련되어 있다면 사람이 직접 가르쳐줄 필요도 없습니다.
기존 도구를 버리는 것이 아닙니다
표준 업무 시스템을 도입하면 카톡, 구글 드라이브, 캘린더, 회계 프로그램을 모두 바꿔야 한다고 생각하시는 대표님도 계십니다. 하지만 각 도구가 맡고 있는 역할은 그대로 유지할 수 있습니다.
카톡은 빠르게 대화할 때 사용합니다. 다만 며칠 뒤 완료 여부를 다시 확인해야 하는 업무는 담당자와 마감일이 남는 Task에 기록합니다.
구글 드라이브에는 파일이 잘 정리되어 있습니다. 비즈노션에는 해당 파일이 어떤 고객의 어떤 업무에서 만들어졌는지, 누가 검수해야 하는지, 고객에게 전달했는지를 함께 기록합니다.
캘린더에서는 시간이 정해진 일정을 확인합니다. 일정 전에 준비해야 할 자료와 일정이 끝난 뒤 처리해야 할 업무는 프로젝트나 Task에 남깁니다.
기존 도구를 교체하는 게 아니라, 담당자와 마감일, 현재 상태, 완료 여부를 다시 확인해야 하는 업무만 비즈노션에 기록하는 방식입니다.
표준 업무 시스템이 맞지 않는 경우도 있습니다
표준 업무 시스템이 모든 회사에 맞는 것은 아닙니다.
직원 규모가 크고 부서마다 사용하는 업무 방식이 크게 다른 회사, 외부 프로그램과 실시간 데이터 연동이 필요한 회사, 내부 개발 조직이 있어 맞춤 도구를 지속적으로 수정할 수 있는 회사는 맞춤 개발이 더 적합할 수 있습니다.
반면 대표님이 매일 직원들의 업무 진행 상태를 직접 확인하고 있고, 회사의 업무 기준도 아직 문서로 정리되지 않았다면 표준 업무 시스템에서 시작하는 게 적합합니다.
프로젝트, Task, 회사 자료를 기록하는 화면이 이미 준비되어 있기 때문에 모든 항목을 처음부터 설계할 필요가 없습니다. 반복해서 확인하는 업무부터 비즈노션에 기록하고, 직원들이 사용하면서 필요한 항목을 추가하면 됩니다.
정리하면
맞춤 제작은 회사 안에 업무 기준이 이미 정리되어 있고, 제작 이후에도 해당 도구를 수정하고 유지할 담당자가 있을 때 효과적입니다.
대표님이 매일 직원들의 업무 진행 상태까지 직접 확인하고 계신 회사라면 제작 요구사항을 정리하는 일부터 큰 부담이 될 수 있습니다.
표준 업무 시스템은 대표님이 업무 기준을 처음부터 만들지 않아도 사용할 수 있습니다. 현재 가장 불편한 업무부터 적용할 수 있고, 직원과 업무가 늘어나도 같은 사용법을 유지할 수 있습니다.
카톡과 구글 드라이브, 캘린더는 그대로 사용하면서 담당자, 마감일, 현재 상태와 완료 여부를 확인해야 하는 업무만 비즈노션에 남길 수 있습니다.
맞춤 제작이 필요하다고 느끼셨다면, 먼저 대표님이 매일 다시 확인하고 있는 업무가 무엇인지 살펴보시면 좋겠습니다. 현재 회사에 표준 업무 시스템이 적합한지, 어떤 업무부터 기록해야 할지는 상담에서 함께 확인하실 수 있습니다.