[FAQ]새 직원 들어오면 직원 교육은 어떻게 하나요?

공여사들

새 직원이 들어오면 직원 교육은 어떻게 하나요?

비즈노션 도입을 상담하다 보면 대표님들이 자주 꺼내는 걱정이 있습니다.

“도입은 어떻게든 할 수 있을 것 같은데, 나중에 직원이 새로 들어오면 누가 가르치죠?”

“제가 노션을 엄청 잘 아는 것도 아닌데, 매번 직원에게 설명할 자신이 없어요.”

“그때마다 노션 컨설팅 업체를 다시 부를 수도 없잖아요.”

대표님 입장에서는 당연히 걱정될 수밖에 없습니다. 회사 업무 공간은 한 번 만들어두고 끝나는 자료가 아닙니다. 새 직원이 들어오면 업무요청은 어디에서 확인하는지, 프로젝트는 어떻게 보는지, 일정과 매뉴얼은 어느 메뉴에 기록하는지 알려줘야 합니다.

그렇다고 대표님이 직원이 입사할 때마다 노션 사용법을 처음부터 설명하기는 어렵습니다. 대표님이 더 신경 써야 할 일은 매출, 고객, 시장 변화와 다음 사업에 대한 판단이기 때문입니다.

도입보다 더 걱정되는 것은 그다음입니다

회사에서 사용할 노션 구성을 처음 만드는 일은 일정 기간 집중하면 마칠 수 있습니다. 메뉴를 정하고, 업무요청 페이지를 만들고, 프로젝트 안에 큰 실행 항목을 넣고, 별도 Task의 쓰임을 정할 수 있습니다.

하지만 직원은 앞으로도 새로 들어옵니다. 기존 직원이 퇴사하거나 담당자가 바뀌면 회사에서 사용하는 메뉴와 기록 방법을 다시 설명해야 합니다.

“업무요청은 여기에서 확인하고, 프로젝트 안의 실행 항목은 이렇게 보고, 직원끼리 주고받는 작은 업무는 별도 Task에 남기면 됩니다.”

새 직원이 들어올 때마다 이런 설명을 반복하면 교육에 필요한 시간이 계속 발생합니다. 설명하는 직원에 따라 사용법이 조금씩 달라질 수도 있습니다.

대표님이 노션을 잘 다루는 분이라면 직접 알려줄 수 있습니다. 하지만 많은 대표님들은 회사 업무에는 익숙해도 노션 기능과 사용법을 직원에게 교육하는 데 익숙한 분들은 아닙니다.

새 직원이 들어올 때마다 외부 업체를 부르기도 어렵습니다

노션을 직접 설명하기 어렵다면 외부 전문가나 처음 구축을 맡았던 업체에 직원 교육을 요청할 수도 있습니다.

하지만 직원이 입사할 때마다 외부 교육을 진행하려면 입사일에 맞춰 일정을 잡고, 교육 범위를 정하고, 비용을 다시 확인해야 합니다. 직원 한 명을 교육하기 위해 외부 업체와 일정을 조율하는 일도 대표님이 처리해야 할 업무가 됩니다.

기존 직원 한 명에게 노션 교육을 맡기는 방법도 있습니다. 다만 해당 직원에게는 원래 담당 업무가 있고, 교육 담당자가 퇴사하거나 부서가 바뀌면 새 담당자를 다시 정해야 합니다.

결국 별도의 교육 방법이 준비되어 있지 않으면 새 직원에게 노션을 설명하는 일은 대표님이나 기존 직원에게 계속 돌아옵니다.

맞춤 제작은 직원 교육까지 같이 봐야 합니다

회사에서 사용하는 용어와 업무 방식을 반영한 맞춤형 노션은 처음에는 편리해 보입니다. 필요한 메뉴와 항목을 회사에 맞게 하나씩 만들 수 있기 때문입니다.

다만 맞춤 제작한 구성은 회사마다 사용법이 다릅니다. 왜 이 메뉴가 있는지, 각 항목에는 무엇을 입력해야 하는지, 어떤 업무는 프로젝트에서 확인하고 어떤 업무는 별도 Task로 남겨야 하는지 설명해야 합니다.

제작에 참여한 대표님과 기존 직원에게는 익숙한 내용이어도 새 직원에게는 모든 페이지가 처음입니다. 사용법을 익힐 수 있는 자료가 없다면 대표님이나 기존 직원이 메뉴를 하나씩 열어가며 다시 설명해야 합니다.

업무 시스템을 검토할 때는 회사에 필요한 기능이 갖춰져 있는지만 볼 것이 아니라, 새 직원이 어떤 방법으로 사용법을 익힐지도 함께 확인해야 합니다.

비즈노션은 이 교육 부담을 줄이는 방법까지 준비했습니다

비즈노션은 10인 미만 회사에서 자주 사용하는 업무를 기준으로 만든 표준 업무 시스템입니다. 업무요청, 공유일정, 프로젝트, 별도 Task, 회의록, 매뉴얼처럼 회사에서 반복해서 사용하는 메뉴가 미리 준비되어 있습니다.

직원에게 요청한 업무는 업무요청에 기록하고, 여러 단계로 진행되는 일은 프로젝트에서 확인합니다. 직원끼리 주고받는 최소 업무 단위는 별도 Task로 관리하고, 반복해서 참고해야 하는 내용은 매뉴얼에 남깁니다.

대표님이 빈 페이지에서 메뉴와 항목을 하나씩 만들 필요가 없고, 새 직원에게 회사에서 직접 만든 복잡한 구성을 처음부터 해석해주지 않아도 됩니다.

다만 표준 메뉴가 준비되어 있다고 해서 새 직원 교육이 저절로 끝나는 것은 아닙니다. 직원은 노션의 기본 기능과 비즈노션의 사용 방법을 먼저 익혀야 합니다.

저희는 이때 발생하는 반복 설명을 줄이기 위해 비즈노션에 온보딩 VOD를 함께 제공합니다.

기본 사용법은 온보딩 VOD로 먼저 익힙니다

온보딩 VOD에는 노션 기초 사용법과 노션 AI 기초 사용법을 포함했습니다. 새 직원이 비즈노션을 사용하기 전에 필요한 기본 기능을 먼저 익힐 수 있도록 구성했습니다.

교육 시간도 지나치게 길게 잡지 않았습니다. 입사 후 부담 없이 확인할 수 있도록 전체 교육을 2~3시간 이내에 마칠 수 있는 분량으로 기획했습니다.

새 직원은 온보딩 안내에 포함된 VOD를 보면서 노션의 기본 기능을 익히고, 비즈노션에서 업무요청과 프로젝트, 별도 Task, 일정, 매뉴얼을 확인하는 방법을 학습합니다.

대표님이나 기존 직원이 각 메뉴를 하나씩 열어가며 기본 기능을 반복해서 설명할 필요가 없습니다. 직원이 VOD를 먼저 본 뒤 실제 업무 페이지에서 직접 확인할 수 있습니다.

대표님은 회사 내부 약속만 알려주면 됩니다

노션 기능과 비즈노션의 기본 사용법을 직원이 VOD로 익히면, 대표님은 회사에서 꼭 지켜야 할 약속만 전달하면 됩니다.

예를 들면 다음과 같은 내용입니다.

“업무요청은 완료한 뒤 상태까지 변경합니다.”

“프로젝트 관련 파일은 해당 프로젝트 페이지에 링크로 남깁니다.”

“직원끼리 주고받는 작은 업무는 별도 Task에 기록합니다.”

“회의록은 회의가 끝난 날에 작성합니다.”

노션 버튼을 누르는 방법이나 각 메뉴를 확인하는 방법은 VOD에서 익히고, 회사에서 실제로 지켜야 하는 기록 방법은 내부 교육에서 알려주는 방식입니다.

대표님이 노션 강사 역할까지 맡지 않아도 되고, 회사에서 중요하게 보는 업무 원칙에 집중할 수 있습니다.

표준 구성이라 다른 메뉴도 익히기 쉽습니다

비즈노션은 노션을 능숙하게 다루는 직원만 사용할 수 있도록 만들지 않았습니다. 처음 사용하는 직원도 담당자, 현재 상태, 날짜, 관련 자료를 비슷한 방법으로 확인할 수 있게 구성했습니다.

업무요청에서 담당자와 완료 여부를 확인하는 방법을 익히면 프로젝트 안의 실행 항목과 별도 Task에서도 비슷한 방법으로 현재 상태를 볼 수 있습니다.

메뉴가 바뀔 때마다 완전히 새로운 사용법을 배울 필요가 없습니다. 한두 개의 기본 페이지를 익히면 다른 메뉴에서도 어떤 항목을 확인해야 하는지 파악하기 쉽습니다.

대표님도 메뉴마다 서로 다른 방식을 길게 설명할 필요가 없습니다. 업무를 등록할 때 담당자와 날짜를 입력하고, 완료한 뒤 상태를 변경하고, 관련 파일은 링크로 남긴다는 기본 원칙을 알려주면 됩니다.7db274a3640a4.png

커스텀이 필요해도 처음부터 새로 만들 필요는 없습니다

회사마다 사용하는 용어와 세부 업무는 조금씩 다릅니다. 비즈노션을 도입한 뒤 페이지 이름이나 항목 이름을 회사에서 쓰는 표현으로 바꾸고 싶은 경우도 있습니다.

이때는 기존 표준 구성을 바탕으로 필요한 부분만 수정하면 됩니다. 항목 이름을 바꾸거나, 필요한 선택지를 추가하거나, 자주 확인하는 페이지를 하나 더 만드는 방식입니다.

난이도로 보면 엑셀에서 컬럼명을 바꾸거나 필요한 열을 추가하는 작업에 가깝습니다. 대표님이 노션 전문가가 아니어도 기존 페이지를 복제해 필요한 항목을 조정할 수 있습니다.

처음부터 모든 메뉴와 데이터베이스를 직접 설계하는 일과 이미 만들어진 구성을 수정하는 일은 부담이 다릅니다.

비즈노션은 대표님이 본업에 집중하기 위한 도구입니다

저희에게 문의하시는 대표님들 중에는 회사에만 맞춘 복잡한 구성보다, 이미 정리된 표준 업무 시스템을 선호하시는 분들이 많습니다.

대표님이 오래 고민해야 할 일은 노션 페이지를 어떻게 만들지, 어떤 속성을 추가할지, 메뉴 이름을 무엇으로 정할지가 아닙니다. 매출과 고객을 살피고, 시장 변화에 대응하며, 다음 사업을 판단하는 일이 더 중요합니다.

직원이 새로 들어올 때마다 대표님이 노션 사용법을 설명하고, 페이지를 수정하고, 외부 교육 일정을 잡아야 한다면 업무 도구를 도입한 의미가 약해집니다.

비즈노션은 대표님이 빈 페이지에서 시작하지 않도록 표준 메뉴를 제공하고, 새 직원에게 같은 설명을 반복하지 않도록 온보딩 VOD를 함께 준비한 제품입니다.d626548fc6d59.png

직원이 바뀌어도 같은 방법으로 시작할 수 있어야 합니다

회사의 업무 시스템은 한 번 설정하고 끝나는 자료가 아닙니다. 새 직원이 들어오고, 담당자가 바뀌고, 새로운 프로젝트가 생겨도 계속 사용해야 합니다.

비즈노션에서는 새 직원이 온보딩 VOD로 기본 사용법을 먼저 익힌 뒤, 업무요청, 프로젝트, 별도 Task, 일정, 매뉴얼에서 자기 업무를 시작할 수 있습니다.

대표님은 직원이 입사할 때마다 노션 기능을 처음부터 가르치지 않아도 됩니다. 회사에서 꼭 지켜야 할 업무 기록 방법을 알려주고, 직원이 그 약속에 따라 담당자와 마감일, 현재 상태, 완료 여부를 기록하는지만 확인하면 됩니다.

교육을 맡았던 직원이 퇴사해도 기본 사용법을 알려주는 VOD는 그대로 남습니다. 새 직원이 입사할 때마다 같은 자료로 교육을 시작할 수 있습니다.f4d7e18ef7861.png

정리하면

직원이 새로 들어올 때 노션 교육이 걱정되는 이유는 대표님이 노션 전문가가 아니고, 입사 때마다 외부 업체를 부르거나 기존 직원에게 교육을 맡기기도 어렵기 때문입니다.

비즈노션은 이 문제를 줄이기 위해 표준 업무 시스템과 온보딩 VOD를 함께 제공합니다.

10인 미만 회사에서 자주 사용하는 업무요청, 공유일정, 프로젝트, 별도 Task, 회의록, 매뉴얼을 미리 갖추고, 새 직원이 노션 기초 사용법과 각 메뉴의 사용법을 먼저 익힐 수 있도록 교육 자료도 준비했습니다.

대표님은 노션 기능을 매번 설명하기보다 회사에서 꼭 지켜야 할 업무 기록 방법만 알려주면 됩니다. 직원은 같은 교육 자료와 같은 메뉴에서 자기 업무를 시작할 수 있습니다.

새 직원이 들어올 때마다 노션 교육을 어떻게 해야 할지 걱정하고 있다면, 신규 입사자가 비즈노션에서 어떤 메뉴부터 확인하고 어떤 교육 자료로 기본 사용법을 익힐 수 있는지 상담에서 확인해보실 수 있습니다.