비즈노션 도입을 상담하다 보면 이런 질문을 자주 받습니다. “그럼 구글드라이브에 있던 파일을 전부 노션으로 옮겨야 하나요?”라는 질문입니다.
결론부터 말씀드리면, 그럴 필요는 없습니다. 구글드라이브에 있는 파일은 그대로 두는 게 좋습니다. 비즈노션이 필요한 이유는 기존 파일을 모두 가져오기 위해서가 아니라, 그 파일이 어떤 업무에서 쓰였는지 확인할 수 있는 업무 화면을 만들기 위해서입니다.
구글드라이브는 파일을 보관하고 공유하는 데 익숙한 도구입니다. 견적서, 계약서, 디자인 원본, 영상 파일, 엑셀 파일처럼 파일 자체를 저장하고 열어봐야 하는 자료는 기존 폴더에 두면 됩니다. 다만 파일 옆에 남아야 할 결재 의견, 고객 회신, 다음에 확인할 업무는 별도의 업무 화면에 남겨야 합니다.
파일을 옮기는 일이 아니라 역할을 나누는 일입니다
비즈노션을 도입한다고 해서 기존에 쓰던 구글드라이브, 원드라이브, NAS를 버릴 필요는 없습니다. 파일 저장소는 파일 저장소대로 두고, 업무 이력은 비즈노션의 고객 페이지나 프로젝트 페이지에 남기면 됩니다.
예를 들어 견적서 파일은 구글드라이브 폴더에 그대로 둡니다. 대신 고객 페이지에는 그 견적서 링크와 함께 고객 요청, 대표님 결재 의견, 발송 여부, 이후 회신 내용을 남깁니다.
이렇게 하면 파일을 중복으로 옮기지 않아도 됩니다. 직원은 익숙한 저장소에서 파일을 열고, 대표님은 비즈노션에서 그 파일이 어떤 업무와 연결되어 있는지 확인할 수 있습니다.
구글드라이브에는 파일이 남고, 비즈노션에는 업무 이력이 남습니다
구글드라이브 폴더에는 파일이 잘 정리되어 있을 수 있습니다. 고객별 폴더가 있고, 견적서와 계약서 파일명이 정리되어 있고, 직원도 링크를 주고받을 수 있습니다.
다만 폴더 안에서 바로 보이지 않는 정보가 있습니다. 왜 이 파일이 만들어졌는지, 어떤 의견을 거쳐 최종본이 됐는지, 고객에게 어떤 버전을 보냈는지, 다음에 누가 확인해야 하는지입니다.
이 정보는 파일 저장소보다 업무 화면에 남기는 게 좋습니다. 파일 옆에 결재 의견과 고객 회신, 다음 확인 업무가 붙어 있어야 나중에 다시 봤을 때 업무의 앞뒤가 보입니다.
과거 파일을 전부 정리하려고 하면 도입이 무거워집니다
처음부터 구글드라이브에 있던 파일을 전부 비즈노션으로 정리하려고 하면 시작이 힘들어집니다. 오래된 파일명을 다시 보고, 고객별로 맞추고, 관련 메일과 카톡까지 찾아 붙이는 일은 생각보다 오래 걸립니다.
처음에는 지금 진행 중인 업무부터 연결하면 됩니다. 현재 상담 중인 고객, 진행 중인 계약, 최근 주고받은 견적서, 이번 달에 다시 확인해야 할 파일부터 고객 페이지나 프로젝트 페이지에 남깁니다.
과거 파일은 기존 구글드라이브에 그대로 두고, 필요할 때만 열어보면 됩니다. 새로 생기는 견적서, 새로 받은 고객 회신, 새로 남긴 결재 의견부터 비즈노션에 기록하면 됩니다.
정리하면
중요한 것은 파일을 어디에 저장하느냐보다, 그 파일 옆에 결재 의견, 고객 회신, 다음 확인 업무가 남아 있느냐입니다. 구글드라이브와 비즈노션은 대체 관계가 아니라 함께 쓰는 관계에 가깝습니다.
비즈노션은 회사가 기존 파일 저장소를 그대로 쓰면서도, 파일 링크와 업무 이력, 결재 의견, 고객 회신 내용을 같은 화면에서 확인할 수 있도록 돕는 표준 업무 화면입니다. 기존 구글드라이브 파일을 어떻게 가져와야 할지 막막하다면, 우리 회사에는 어떤 업무 이력 화면이 먼저 필요한지 확인해보시기 바랍니다.
비즈노션 도입을 상담하다 보면 이런 질문을 자주 받습니다. “그럼 구글드라이브에 있던 파일을 전부 노션으로 옮겨야 하나요?”라는 질문입니다.
결론부터 말씀드리면, 그럴 필요는 없습니다. 구글드라이브에 있는 파일은 그대로 두는 게 좋습니다. 비즈노션이 필요한 이유는 기존 파일을 모두 가져오기 위해서가 아니라, 그 파일이 어떤 업무에서 쓰였는지 확인할 수 있는 업무 화면을 만들기 위해서입니다.
구글드라이브는 파일을 보관하고 공유하는 데 익숙한 도구입니다. 견적서, 계약서, 디자인 원본, 영상 파일, 엑셀 파일처럼 파일 자체를 저장하고 열어봐야 하는 자료는 기존 폴더에 두면 됩니다. 다만 파일 옆에 남아야 할 결재 의견, 고객 회신, 다음에 확인할 업무는 별도의 업무 화면에 남겨야 합니다.
파일을 옮기는 일이 아니라 역할을 나누는 일입니다
비즈노션을 도입한다고 해서 기존에 쓰던 구글드라이브, 원드라이브, NAS를 버릴 필요는 없습니다. 파일 저장소는 파일 저장소대로 두고, 업무 이력은 비즈노션의 고객 페이지나 프로젝트 페이지에 남기면 됩니다.
예를 들어 견적서 파일은 구글드라이브 폴더에 그대로 둡니다. 대신 고객 페이지에는 그 견적서 링크와 함께 고객 요청, 대표님 결재 의견, 발송 여부, 이후 회신 내용을 남깁니다.
이렇게 하면 파일을 중복으로 옮기지 않아도 됩니다. 직원은 익숙한 저장소에서 파일을 열고, 대표님은 비즈노션에서 그 파일이 어떤 업무와 연결되어 있는지 확인할 수 있습니다.
구글드라이브에는 파일이 남고, 비즈노션에는 업무 이력이 남습니다
구글드라이브 폴더에는 파일이 잘 정리되어 있을 수 있습니다. 고객별 폴더가 있고, 견적서와 계약서 파일명이 정리되어 있고, 직원도 링크를 주고받을 수 있습니다.
다만 폴더 안에서 바로 보이지 않는 정보가 있습니다. 왜 이 파일이 만들어졌는지, 어떤 의견을 거쳐 최종본이 됐는지, 고객에게 어떤 버전을 보냈는지, 다음에 누가 확인해야 하는지입니다.
이 정보는 파일 저장소보다 업무 화면에 남기는 게 좋습니다. 파일 옆에 결재 의견과 고객 회신, 다음 확인 업무가 붙어 있어야 나중에 다시 봤을 때 업무의 앞뒤가 보입니다.
과거 파일을 전부 정리하려고 하면 도입이 무거워집니다
처음부터 구글드라이브에 있던 파일을 전부 비즈노션으로 정리하려고 하면 시작이 힘들어집니다. 오래된 파일명을 다시 보고, 고객별로 맞추고, 관련 메일과 카톡까지 찾아 붙이는 일은 생각보다 오래 걸립니다.
처음에는 지금 진행 중인 업무부터 연결하면 됩니다. 현재 상담 중인 고객, 진행 중인 계약, 최근 주고받은 견적서, 이번 달에 다시 확인해야 할 파일부터 고객 페이지나 프로젝트 페이지에 남깁니다.
과거 파일은 기존 구글드라이브에 그대로 두고, 필요할 때만 열어보면 됩니다. 새로 생기는 견적서, 새로 받은 고객 회신, 새로 남긴 결재 의견부터 비즈노션에 기록하면 됩니다.
정리하면
중요한 것은 파일을 어디에 저장하느냐보다, 그 파일 옆에 결재 의견, 고객 회신, 다음 확인 업무가 남아 있느냐입니다. 구글드라이브와 비즈노션은 대체 관계가 아니라 함께 쓰는 관계에 가깝습니다.
비즈노션은 회사가 기존 파일 저장소를 그대로 쓰면서도, 파일 링크와 업무 이력, 결재 의견, 고객 회신 내용을 같은 화면에서 확인할 수 있도록 돕는 표준 업무 화면입니다. 기존 구글드라이브 파일을 어떻게 가져와야 할지 막막하다면, 우리 회사에는 어떤 업무 이력 화면이 먼저 필요한지 확인해보시기 바랍니다.