[사용성]플로우 vs 노션, 작은 회사에 맞는 프로젝트 관리 협업툴은?

"협업툴 뭐가 맞는지 모르겠어요"

대부분 회사에서 '협업'을 위해 슬랙을 선택합니다. 그런데 여전히 프로젝트 관리는 안 되죠. 누가 뭘 언제까지 하기로 했는지, 지금 어디까지 진행됐는지, 대화창 위로 올려 찾아봐야 하고, 그마저도 며칠 지나면 찾기 어렵습니다. 이건 슬랙이 '프로젝트 관리'에 맞지 않기 때문이에요. 슬랙도 결국 '메신저'니까요.

"그럼 프로젝트 관리 툴을 찾아볼까?"

이런 생각에 협업툴 검색해보고, AI한테도 물어보고, 유튜브도 찾아보는데 찾아볼수록 확신이 안 섭니다. 대부분 "이게 좋다" "저게 좋다"만 말하지, 어떤 회사에 맞는지는 안 알려주기 때문이죠.

남들이 좋다고 하는 툴, 우리 회사엔 안 맞을 수 있습니다

지금까지 협업툴 몇 번 바꿔보셨나요? 처음엔 이게 답인 줄 알았는데 한 달 쓰다 보니 불편해서 또 바꾸고, 그런데 필요하긴 하니까 다시 써보고... 이 과정이 계속되면 직원이든 대표님이든 피곤할 수밖에 없습니다.

이건 사람이나 툴 자체의 문제는 아니에요. 우리 회사 규모에 안 맞는 툴을 쓰고 있기 때문입니다. 대기업용 툴을 작은 회사에 들여놓으면 과하고, 복잡하고, 배우기도 어려우니까요. 작은 회사에는 작은 회사에 맞는 툴이 따로 있습니다.

작은 회사 협업툴, 현실적인 선택지는 딱 2개입니다

10인 미만 작은 회사라면, 협업툴 선택지가 많지 않아요. 대부분의 협업툴은 중견기업 이상을 타겟으로 만들어져 있기 때문에, 작은 회사가 쓰기엔 과하거나 비쌀 수 밖에 없습니다.

그래서 현실적으로 고민하게 되는 건 결국 두 가지예요. 플로우(Flow)와 노션(Notion)입니다. 둘 다 좋은 툴이지만, 어떤 회사에 맞는지는 완전히 다릅니다.

남들이 좋다고 하는 협업툴 추천 목록을 무작정 따르기보단 우리 팀에 맞는 툴을 골라야 합니다.

플로우는 이런 회사에 맞습니다

플로우의 가장 큰 장점은 적응이 빠르다는 점입니다. UI가 페이스북 피드랑 카카오톡 메신저를 합쳐놓은 구조라서, 신입사원이든 부장님이든 가르쳐드릴 필요가 거의 없어요. 클릭 몇 번만 해보면 바로 쓸 수 있습니다.

플로우 협업툴 채팅 화면은 기존 채팅들과 익숙해서 처음 써보는 사람도 빠르게 익힐 수 있습니다.

게다가 올인원이라는 점도 큽니다. 카톡, 줌, 원드라이브가 한곳에 있으니까, 메신저 켜고 화상통화 켜고 파일 공유하고… 이런 번거로움이 없죠. 한 앱에서 다 해결됩니다.

(출처: 플로우 공식 웹사이트)

보안이 생명인 회사라면 플로우가 거의 정답입니다. 사내 서버에 설치하는 온프레미스(On-premise) 방식으로 구축할 수 있죠. 그래서 삼성, 미래에셋증권 등 대기업이나 공공기관에서 많이 선택합니다.

그런데 플로우에도 한계는 있습니다

플로우의 단점은 자료가 휘발된다는 점입니다. 간트차트나 캘린더 기반으로 프로젝트와 일정을 관리하는 구조라서, 당장의 일정 관리에는 좋지만 문서 정리나 지식 자산을 쌓기에는 아쉽습니다.

또 하나, 확장성이 낮습니다. 정해진 틀과 구조 안에서만 써야 하기 때문에, 노션처럼 자유롭게 커스텀하기는 어렵습니다. 우리 회사 일하는 방식에 100% 맞춰서 화면을 구성하고 싶다면, 플로우는 답답할 수 있어요.

플로우 프로젝트 관리는 대기업에 맞지만, 작은 회사라면 생각해보셔야 합니다

플로우가 프로젝트 관리에 좋다는 말, 많이 들어보셨죠? 맞습니다. 프로젝트 관리에는 기능의 수도, 기능 자체도 강력합니다. 개인별 권한 설정, 프로젝트 템플릿, 회사 공개 설정, 관리자 승인, 파일 다운로드 권한, 댓글 작성 권한, 히스토리 표시, 해시태그… 많습니다. 대기업에서 도입하는 핵심 이유가 여기 있어요.

하지만 문제는 이런 구조가 작은 기업에는 과하다는 점입니다. 권한이나 보안? 좋은 거 다 알죠. 하지만 당장 마감 쳐내야 하고 다음 프로젝트 짜야 하는데, 10인 미만 대표가 그거 세팅하고 가르칠 시간이 어디 있나요? 많은 기능은 곧 병목입니다. 작은 기업에 중요한 건 실행이니까요. 대표가 하루 종일 시간 써서 직원들한테 가르쳐야 하는 구조라면, 그건 우리 작은 기업에 좋은 툴이 아니에요.

노션은 이런 회사에 맞습니다

노션의 가장 큰 장점은 강력한 데이터베이스입니다. 단순 데이터 관리를 넘어서 CRM, 광고소재 제작, 프로젝트 관리까지 이것저것 다 만들 수 있어요. 중요한 건, 이걸 서로 연동시킬 수 있다는 점입니다.

노션 프로젝트 관리를 사용하면 팀원들이 각자 맡은 일을 한곳에서 바로 확인합니다.

게다가 사내 위키를 만들기에도 최적입니다. 업무 히스토리가 평생 살아있고, 모든 프로젝트가 문서로 남아 회사의 자산이 됩니다. 사내 위키를 직접 만들지 않아도, 쓰다 보면 어느새 잘 저장되어 있어요. 이것저것 링크해서 어디서든 언제든 누구한테든 문서를 보여줄 수 있습니다.

무엇보다 어떤 툴을 데려와도 '자유도'에선 노션을 이길 수가 없죠. 우리 회사 일하는 방식에 맞춰 화면 구성을 100% 커스텀할 수 있어요. 이게 노션의 진짜 강점입니다.

노션에도 단점이 있습니다

노션의 가장 큰 단점은 백지 공포증입니다. 가입하면 하얀 화면뿐이에요. 

사내 위키가 자동으로 쌓인다는 장점이 있지만, 이때 어느 정도의 '틀'은 필요합니다. 당장 생각나는 대로 페이지를 쌓다 보면 어디에 있는지 찾기 어렵고, 그러다 보면 결국 누락이 생기기 쉬우니까요.

"그래서 뭐부터 해야 되지?" 플로우는 너무 많아서 어렵지만, 노션은 너무 뭐가 없어 보여서 어려울 수 있어요. 실제로 이 부분에서 어려움을 느끼는 분들도 많고요. 

3가지 해결 방법이 있습니다. 

1. 직접 만들기
   필요한 기능들을 직접 배우고 만들어 사용합니다. 시간은 많이 들지만 비용이 낮습니다. 퀄리티를 타협하고 효율을 중시하는 분에게 맞습니다. 새 직원 올 때마다 대표가 직접 교육해야 합니다.
2. 맞춤제작 맡기기
   전문가를 찾아서 외주합니다. 미팅 3-4번 하며 기획하고, 메일로 수십 번 피드백 주고받으며 리소스를 많이 들여 제작하는 방식이에요. 이때 외주사에게 신입 직원 교육을 맡긴다면 추가 비용도 나가야 하죠.
3. 표준 시스템 도입하기
   이미 검증된 표준 시스템을 도입하는 방법입니다. 표준 시스템이니 도입도 빠르고, 교육도 이미 준비되어 있습니다. 이미 많은 고객사들이 거쳤을 테니 질문했을 때 답변도 빠릅니다. 시간과 돈을 생각했을 때 가장 효율적이지만, 문제는 이런 서비스를 하는 곳이 거의 없다는 거죠.

이렇게 들으면 보통 대표님들은 3번을 택하시지만, 제공하는 곳을 못 찾으면 결국 대부분 1. 직접 만들거나, 2. 맞춤제작으로 방향을 틀게 됩니다. 최선이 아닌 차선책이죠.

우리 회사는 플로우? 노션? 이렇게 고르세요

자, 이제 선택할 시간입니다. 플로우와 노션, 둘 중 뭐가 우리 회사에 맞을까요?

시중에 나온 여러 협업툴 비교 데이터를 살펴보면 플로우와 노션의 차이점이 명확히 보입니다.

플로우가 맞는 회사

• 중견기업 이상, 직원 30명 이상
  권한 관리와 보안이 중요한 규모라면 플로우가 답입니다.
• 보안이 생명인 회사
  대기업, 공공기관처럼 사내 서버 설치가 필수라면 플로우를 선택하세요.
• '일정' 중심으로 움직이는 회사
  간트차트, 캘린더로 프로젝트를 관리하고, 사내 문서보다는 여러 프로젝트의 일정 관리가 중요하다면 플로우입니다.

노션이 맞는 회사

• 변경·요청·서류가 많은 로컬 병의원/한의원
  예약, 상담, 치료/시술, 안내문, 인수인계처럼 반복되는 업무를 한 곳에서 매뉴얼로 관리하고 싶으시다면 노션을 추천드립니다.
• 캠페인 단위로 성과를 만들어야 하는 마케팅 에이전시
  노션을 통해 업무 히스토리를 체계적으로 쌓아두신다면 클라이언트가 많은 에이전시에서도 리스크를 줄일 수 있습니다.
• 프로젝트마다 절차가 다르고, 투입 인원도 매번 다른 공연/전시기획 업종
  프로젝트마다 각자 다른 체크리스트와 다른 일정표를 짜는 업종이시라면 노션의 유연함이 큰 장점으로 느껴지실 거예요.
• 기획부터 CS까지 전부 챙겨야 하고, 협업 인력이 많은 뷰티/건기식 제조 브랜드/커머스
  신 제품 런칭 하나에 직무 여럿이 겹쳐 있고 협업 입력까지 관리하려면 노션의 '한눈에 보는' 방식이 잘 맞습니다.

노션 협업툴 기능을 제대로 쓰려면 처음 만들 때 우리 회사만의 규칙을 잘 세워두는 게 중요합니다.

직원 10인 미만 회사라면 이 세 가지를 함께 비교해 보시면 됩니다. 공여사들의 비즈노션은 노션을 우리 회사 업무에 맞게 미리 세팅해 두는 방식입니다.

비즈노션은 공여사들이 10인 미만 회사에 맞춰 만든 노션 업무 시스템입니다.

노션은 쓰고 싶은데, 세팅이 겁나신다면?

"저희는 노션 기능이 더 필요한데, 처음부터 구축할 엄두가 안 나요."

실제로 많은 기업이 노션을 도입했다가 흐지부지되는 이유가 바로 초기 세팅의 어려움 때문입니다. 담당자 하나 붙어서 며칠 밤 새워 공부해야 하고, 그렇게 만든 워크스페이스도 하루종일 설명 들어가며 배워 써야하니까요.

맨땅에 헤딩하지 마세요

노션을 회사 차원에서 제대로 쓰고 싶다면, 이미 검증된 표준을 활용하는 게 시간과 비용을 아끼는 지름길입니다. 이미 이 시스템을 도입한 10인 미만 스타트업 대표님들의 후기를 들어보세요.

실제 고객 후기:

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