[사용성]작은 회사의 노션 시스템은 어때야 할까? 점검 포인트 3가지

노션 열심히 썼는데 왜 일이 더 많아졌을까

대표님, 혹시 지금 노션을 이렇게 사용 중이신가요? 데이터베이스 하나 만들어서 고객사 관리도 하고, 프로젝트 관리도 하고, 직원들도 시켜서 회의록도 열심히 쓰고, 진행 상황도 꼼꼼히 기록하고 있습니다. 그런데 막상 대표님이 확인하려면 페이지를 하나하나 열어봐야 하고, 중요한 마감일이나 꼭 필요한 항목들을 놓치는 일이 계속 생기죠.

이건 직원들이 성실하지 않아서가 아닙니다. 노션 구조 자체가 '페이지를 열어야만 보이도록' 잘못 설계되었기 때문입니다.

노션을 문서 보관함처럼 쓰기 시작하면, 그 순간부터는 업무관리시스템이 아니라 ‘페이지 더미’를 관리하는 일이 늘어납니다.

이렇게 쌓으면, 결국 대표가 다 확인해야 합니다

예를 들어볼게요. 고객사가 200개 있는데, 오늘 영업 담당자가 급하게 연차를 냈습니다. 그런데 그날 고객사 계약 상태를 확인해야 하는 상황이에요. 이때 대표님은 어떻게 하실 건가요?

만약 모든 정보가 페이지 안에만 적혀 있다면, 고객사 페이지 200개를 하나하나 열어서 확인해야 합니다. 10분? 20분? 아니, 한 시간도 모자랄 거예요. 확인하다가 지쳐서 중요한 것만 몇 개 보고 넘어가게 되고, 나머지는 담당자에게 전화해서 물어보게 됩니다. 

결국 시스템을 만들어놨는데도 사람 기억력에 의존하는 구조가 되는 거예요.

이 문제가 계속 방치된다면 어떻게 될까요? 직원들은 열심히 기록하는데, 대표는 확인을 못 하니 결국 "아무도 안 보는 페이지"가 생겨납니다. 그러면 직원 입장에서는 "내가 이렇게 열심히 적어놨는데 왜 안 보시지?" 하는 억울함이 쌓이죠. 이건 시스템의 탈을 쓴, 계속 담당자 뇌로 굴리는 시스템이 되는 겁니다.

매번 페이지를 열어야만 보이는 구조

많은 대표님들이 이렇게 생각합니다.
"직원들이 페이지에 잘 정리해두면 되는 거 아닌가? 나중에 필요하면 들어가서 보면 되잖아."

맞습니다. 당장에야 필요할 때 들어가서 보면 되겠죠. 하지만 문제는 문서가 쌓이면서 시작됩니다.

리스크 있는 내용, 반드시 챙겨야 하는 내용, 그리고 해당 업무의 핵심 내용까지 페이지 안에 숨겨져 있어요. 고객사 20개, 30개. 프로젝트는 점점 많아지죠. 이때 "이번 달 계약 만료되는 고객사 몇 개더라?" 확인하려면 어떻게 할까요? 페이지 수십 개를 다 열어봐야 합니다. 프로젝트 관리도 마찬가지입니다. "이번 주에 마감인 프로젝트 뭐지?" 확인하려면 프로젝트 페이지 하나하나를 열어 보아야 하죠.

노션 프로젝트 관리는 결국 ‘이번 주 마감/지연/담당자’를 필터 한 번으로 뽑아보게 만드는 데이터베이스 구조 싸움입니다.

대표가 가장 비싼 사람인데도, 이런 구조에서는 대표가 일일이 모든 걸 확인해야 하는 상황이 됩니다. 작은 회사에서는 너무 치명적이죠. 영업도 해야 하고, 직원 관리도 해야 하고, 매출 관리도 해야 하는데, 노션 페이지 하나하나 열어보느라 시간을 다 쓰게 된다니요.

"그럼 페이지 안에는 아무것도 정리하면 안 되나요?"

아니요, 상세한 내용이나 필요 없는 내용, 히스토리는 페이지 안에 쌓으셔도 괜찮습니다. 하지만 중요한 건 반드시 페이지 밖으로 빼야 해요.

노션 일정관리는 ‘페이지를 잘 쓰는 것’보다, 마감일·상태 같은 핵심을 표에서 바로 보이게 만드는 설계가 먼저입니다.

왜냐하면 노션은 개인 업무 공간이 아니라 팀이 함께 쓰는 시스템이기 때문입니다. 데이터가 점점 쌓이는데, 페이지 수는 200개, 300개가 넘어가는데, 그때마다 페이지를 하나하나 열어서 확인할 수는 없는 노릇이죠.

업무상 가장 핵심이 되는 내용은 반드시 '속성'으로 따로 만들어서 한눈에 확인 가능하게 해야 합니다. 체크해야 할 것, 납기일, 상태 같은 것들이죠. 만드는 것도 귀찮게 느껴지고, 따로 체크하는 것도 스트레스처럼 보이실 수 있어요. 하지만 원래 시스템이란 '불편함'을 감수하고서라도 지켜야 하는 겁니다. 시스템이란 축소나 효율을 추가하는 게 아니라, 절차를 추가해서 리스크를 피해갈 수 있도록 하는 거니까요.

작은 회사가 놓치고 있는 노션 설계 3가지

그럼 구체적으로 어떤 내용을 페이지 밖으로 빼야 할까요? 공여사들에서 실제로 적용하고 있는 세 가지 기준을 알려드릴게요.

① 중요한 건 반드시 속성으로 빼기

리스크 있는 내용, 반드시 챙겨야 하는 내용, 그리고 해당 업무의 핵심 내용은 반드시 페이지 밖으로 뺍니다. 다시 말해 '표 상태에서도 한 방에 체크되도록' 만드는 거죠. 예를 들어볼게요. 고객사 관리에서 가장 중요한 게 뭘까요? 계약 상태, 마감일, 안내 발송 완료 여부 같은 것들일 겁니다. 이런 것들은 절대 페이지 안에 적어두면 안 되겠죠? 데이터베이스 속성으로 만들어서 표에서 바로 보이게 만들어야 해요.

고객 관리는 ‘기록’이 많아질수록 더 위험해지니, 계약 상태·마감일·안내 여부처럼 반드시 챙겨야 할 값은 처음부터 속성으로 고정해두는 게 안전합니다.

1. 데이터베이스를 만들고
2. [체크박스] 속성 추가합니다
3. [안내 발송 완료]를 적어두고
4. 담당자에게 안내메일 발송 후 꼭 체크하라고 언급해주세요
5. 그렇게 [마감일] 속성도 추가하고, [상태] 속성도 추가해서 관리해주세요.

이렇게 하면 대표는 표만 보고도 "아, 이 고객사는 안내 발송이 안 됐구나.", "이 고객사는 다음 주 마감이네." 바로 파악할 수 있습니다. 페이지 200개를 열어볼 필요가 없어지는 거예요.

② 게스트 권한도 테이블에서 보이게

프로젝트 관리에서도 똑같습니다. 저희는 굳이 '게스트' 속성을 넣어서 사용하시는 걸 추천드려요.

"굳이 이중 일을 해야 하나요? 어차피 페이지 들어가서 공유 누르면 보이는데."

맞습니다. 페이지에 들어가서 공유 버튼을 누르면, 누구에게 접근 권한이 있는지 다 보여요. 하지만 작은 회사에서는 프로젝트 5-6개가 한 번에 돌아가고 있을 때, 몇 개씩 돌아가는 프로젝트를 하나하나 클릭해서 볼 시간조차 너무나 아깝습니다. 심지어 외부 공유는 리스크 있는 내용이기 때문에 사안이 중대합니다. 만약에 거기에 외주사가 들어와 있는지 모르고, "외주사 일 처리 똑바로 못 한다", "일 처리 느리다" 불평을 페이지에 쌓았다면? 대참사죠.

정리하자면, 공유 버튼 눌러도 다 보이는데 굳이 바깥으로 빼는 이유는 리스크 관리와 한 눈에 다 보기 위함. 이 2가지가 가장 핵심입니다.

1. 데이터베이스를 만들고
2. [사람] 속성을 추가합니다.
3. 페이지에서 게스트를 초대한 다음, 사람 컬럼에 해당 계정을 넣어주세요.

이렇게 하면 표만 보고도 "아, 이 프로젝트에는 외주사가 들어가 있구나" 하고 바로 알 수 있습니다.

③ ID 체계 도입하기

광고 소재나 CRM 메시지처럼 수백 수천 개씩 나오는 업무를 고유값(=ID) 없이 관리한다면? 그건 그냥 반쪽짜리 시스템입니다.

고유값이란 사람이 임의로 바꿀 수 없는 속성입니다. 예를 들어 광고소재를 추가할 때마다 '1556', 또 추가하면 '1567'. 이렇게 자동으로 값이 부여됩니다. 이 값은 사용자가 수정할 수 없습니다. 그래서 절대 중복되는 값이 생길 일이 없습니다.

아무리 페이지 제목, 광고 소재 제목, CRM 메시지 제목이 있더라도 '고유값'의 효율성을 따라올 수 없어요. 예를 들어 직원 5명밖에 안 되는 회사인데도 이름이 같은 사람이 두 명이라면? 시스템상에서는 고유값, 즉 사번으로 직원을 관리해야 합니다.

광고 소재로 다시 돌아올게요. 이런 반복 업무는 이름이나 제목만 가지고 뭐가 어떤 소재였는지 판별하기 힘듭니다. 그래서 ID 체계를 도입하는 거예요. 한 주에 5~10개, 많으면 20개 이상씩 발행하게 되므로, ID 체계로 관리되어야 합니다.

이렇게 되면 구성원끼리 말할 때부터 커뮤니케이션하는 속도가 달라집니다. 공여사들에서도 ID를 도입하고서 소재 찾는 속도가 말이 안 되게 빨라졌어요. "1293번 소재"라고 하면 마케터, 대표, CX 담당자 무관하게 누구나 다 바로 찾을 수 있고, 그 ID로 소통할 수 있으니까요. "1293 수정해주세요", "1293 확인했습니다", "1293 소재 껐습니다" 이렇게 말하면 되니까요. 파일명도 그 ID로 짓는데, 폴더에서 검색할 때도 '1293' 치면 나오고 메타 광고 검색할 때에도 '1293' 치면 나옵니다.

다행히 노션에서는 아주 간편하게 이 기능을 제공합니다. 데이터베이스에서 'ID' 속성을 추가해주세요. ID가 얼마니, 어디에 붙이니 그런 건 중요하지 않습니다. 여기선 단순하게 'ID가 있냐/없냐'가 효율을 끌어올리는 핵심이에요.

3가지를 적용하면, 이렇게 바뀝니다

BEFORE: 페이지 안에만 정보를 쌓는 구조

• 대표가 고객사 상태를 확인하려면 페이지 200개를 하나하나 열어봐야 함
• 프로젝트에 외주사가 들어가 있는지 모르고 불평을 적었다가 대참사
• 광고 소재 찾으려고 제목으로 검색하는데 비슷한 게 너무 많아서 30분 소요

AFTER: 중요한 정보를 컬럼으로 빼는 구조

• 표만 보고도 10초 만에 "이번 주 마감 고객사 3개" 파악
• 게스트 컬럼 보고 외주사 있는 프로젝트인지 바로 확인
• ID 1293으로 검색하면 1초 만에 해당 소재 찾기 완료

고객사 리뷰에서도 비슷한 맥락을 찾을 수 있었습니다.

"대형 프로젝트도 두렵지 않게 되었습니다. 프로젝트 관리 탭에서 상위/하위 프로젝트를 생성해서 하나씩 따라가면 어느새 목표점에 도달해있더라구요. 예전에는 한 명의 PM이 기억과 노트 필기를 가지고 생체 기록 역할을 했었는데 더 이상 그럴 필요가 없어졌습니다."

ㅡ  라이프스타일 브랜드 고객사 후기에서 발췌

정리하면, 한눈에 파악되는 구조를 만드세요

대표님, 노션을 열심히 쓰는데도 효과가 없다면, 그건 직원들이 기록을 안 해서가 아닙니다. 중요한 정보가 페이지 안에 숨어 있어서입니다. 업무상 가장 핵심이 되는 내용, 즉 체크해야 할 것, 납기일, 상태, 게스트 권한, ID 같은 것들은 반드시 컬럼으로 만들어서 한눈에 확인 가능하게 만드세요. 페이지 안에 쌓는 건 의미가 없습니다. 페이지를 일일이 열어야만 확인할 수 있는 구조니까요.

이 구조를 실제로 적용한 형태를 확인하시려면, 아래 웨비나에서 먼저 확인해보세요.

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