[조직 문화]직원 교육비가 아까운 상황을 피하는 방법

교육비를 지원하는 회사는 많습니다

5인 미만부터 30인 이하까지. 다양한 규모의 작은 회사 대표님들을 만나보니, 중소기업이든 스타트업이든 규모에 상관없이 요즘 대표님들의 인식이 깨어있습니다. 직원들의 교육비 지원을 아끼지 않는 곳이 많더군요.

"직원들이 성장해야 회사도 커진다"는 걸 잘 아시는 겁니다. 교육비 몇십만 원, 백만 원 이상도 흔쾌히 지원해주시는 대표님들이 많았습니다. 중소기업 전용 교육지원금 제도 같은 걸 활용해 비용 부담을 줄이면서도 팀의 실력을 키우는 똑똑한 대표님들도 있었죠.

그런데 많은 대표님들이 한 가지를 놓치고 계십니다. 교육비 지원까지는 좋은데, 기왕 지출하는 거라면 회사 차원에서 한 가지만 더 고려하면 정말 좋습니다. 바로 교육 보고입니다. 단순히 돈만 내주는 걸 넘어 실질적인 직원 역량 강화를 원한다면 교육 이후를 반드시 챙겨야 합니다.

교육비만 내주고 끝내면 생기는 문제

교육비를 지원해주는 건 좋은 복지죠. 직원들에게 메리트일 뿐만 아니라, 로열티를 불러 일으키고, 회사 이미지에도 도움이 됩니다. 하지만 지원하는 것에서 멈추면 아쉬운 부분이 생길 수 있습니다.

문제 1. 직원은 대충 듣게 됩니다

보고할 필요가 없으면, 교육을 듣는 태도가 달라질 수 있습니다. "회사 돈으로 듣는 거니까 대충 들어야지" 정도로 끝날 수 있거든요. 나쁜 의도는 아니지만, 집중도가 떨어지기 쉽습니다.

문제 2. 회사에는 아무것도 남지 않습니다

직원이 교육을 듣고 왔습니다. 그런데 그 내용이 회사에 어떻게 쓰일 수 있는지, 무엇을 배웠는지는 대표도 모르고 다른 팀원들도 모릅니다. 교육비는 지출됐는데, 회사에는 지식이 쌓이지 않는 구조가 되는 거죠.

문제 3. 투자 대비 효과를 알 수 없습니다

대표 입장에서는 "이 교육이 도움이 됐나?" 싶을 때가 있습니다. 직원은 좋아하는데, 회사 업무에는 별 변화가 없어 보이거든요. 그러면 다음번 교육비를 지원할 때 망설이게 됩니다.

'교육 결과 보고'를 도입하면 생기는 일 

직원이 교육을 다녀오고 대표나 중간 관리자에게 간단하게라도 보고하는 구조를 만들면, 생각보다 많은 게 바뀝니다.

변화 1. 직원은 진지하게 듣게 됩니다

보고해야 한다는 걸 알면, 교육을 듣는 태도가 달라집니다. "이걸 어떻게 정리해서 보고하지?" "우리 회사에는 어떻게 적용할 수 있을까?"를 생각하며 듣게 되거든요. 같은 교육을 들어도 얻어가는 게 훨씬 많아집니다.

변화 2. 내용을 공유하면서 직원이 인정받는다고 느낍니다

교육 내용을 회사에 공유하면, 직원은 "내가 배운 걸로 회사에 기여했다"는 느낌을 받습니다. 단순히 교육을 받은 게 아니라, 회사에서 나를 인정해준다는 효능감을 느끼게 되죠. 이게 생각보다 중요합니다.

변화 3. 공유되고 기록되면서 회사의 지식자산으로 남습니다

한 명이 들은 교육 내용이 팀 전체에 공유되면, 그건 이제 회사의 자산이 됩니다. 나중에 비슷한 고민이 생겼을 때 "아, 그때 누가 들었던 교육에 그 내용 있었지" 하고 찾아볼 수 있거든요. 교육비가 일회성 지출이 아니라 축적되는 투자가 되는 겁니다.

변화 4. 대표도 투자한 게 아깝지 않습니다

보고를 받으면 대표도 "아, 이런 걸 배웠구나. 이건 우리 업무에 이렇게 쓸 수 있겠네" 하고 구체적으로 알 수 있습니다. 교육비가 그냥 사라진 게 아니라 회사에 실제로 도움이 됐다는 걸 확인할 수 있으니, 다음번에도 흔쾌히 지원할 수 있게 됩니다.

그런데 교육 결과 보고가 부담스럽게 느껴지는 이유

여기까지 읽으셨으면 "좋긴 한데, 직원들이 싫어하지 않을까?" 싶으실 수 있습니다.

교육 결과 보고라고 하면 무겁게 느껴지기도 하죠. 불필요한 문서 작업처럼 보일 수도 있고, 직원 입장에서는 추가 업무처럼 느껴질 수 있습니다. 실제로 많은 회사원들이 "문서 작성"이라는 말만 들어도 부담스러워하는 경우가 많습니다. "교육도 들었는데 또 뭘 써야 하나…" 싶은 거죠.

그런데 이건 보고 자체의 문제가 아니라, 보고를 너무 무겁게 만들어서 생기는 문제일 수 있습니다.

교육 결과 보고, 이렇게만 하면 됩니다

교육 보고한다고 해서 뭔가 대단한 걸 만들 필요는 없습니다. 필요한 건 딱 두 가지입니다.

1. 교육에서 배운 것들 요약 정리

교육에서 배운 내용을 간단하게 정리하면 됩니다. 몇 줄, 길어야 한 페이지 분량이면 충분합니다. "이런 내용이 있었고, 이런 게 인상 깊었다" 정도만 있으면 됩니다. 복잡한 양식의 사내 교육 결과보고서 대신 핵심 내용과 업무에 적용할 점만 적게 하면 쓰는 사람과 읽는 사람 모두 편해집니다.

2. 그래서 어떻게 업무에 적용할 건데?

여기가 제일 중요합니다. "이 교육 내용을 우리 회사 업무에 어떻게 적용할 수 있을까?"를 두세 줄 정도의 핵심만 담아도 충분합니다.

이게 있어야 교육비 지출에 명분이 생깁니다. 그리고 직원도 교육을 갔다 와서 회사에 기여한다는 효능감을 느끼게 되거든요.

업무 적용 계획 없이 교육비만 지출한다면, 그건 복지일 수는 있어도 투자라고 보기는 어렵습니다. 하지만 적용 계획이 있으면 그건 명확한 투자죠.

이 정도면 직원도 부담 없이 할 수 있고, 회사도 실질적인 계획을 얻을 수 있습니다.

시스템을 만드는 규칙: 완료될 때까지 사라지지 않게

간단한 보고라도 자율에 맡기면 흐지부지되기 쉽죠. 그래서 필요한 게 시스템입니다. 교육 보고를 시스템으로 만드는 방법은 생각보다 간단합니다. 핵심은 단 하나입니다.

"완료될 때까지 사라지지 않게 만들기"

교육 보고를 하지 않으면, 결재 목록에서 사라지지 않습니다. 직원이 보고를 하지 않으면 끝까지 종료되지 않은 태스크로 남아 있는 거죠.

좀비처럼 끝까지 따라다니는 겁니다. 이게 시스템의 핵심입니다.

그런데 대표님들 입장에서는 여기까지 읽으면서 한 가지 고민이 더 생겼을 겁니다. "이 시스템을 어떻게 굴려야 정착할까?" 하는 문제죠. 대표 일도 하고 실무도 해야 하는데 교육 지원 해주는 데서 끝이 아니라 신청 및 보고 시스템도 만들어야 한다니 벌써 머리가 아픕니다. 그런데 시스템은 원래 도입하는 게 끝이 아닙니다. 어떻게 운영하느냐가 훨씬 중요합니다.  왜냐하면 시스템을 도입해놓고 아무도 안 쓰면 무용지물이기 때문입니다.

"교육 다녀오면 보고한다"
"업무 요청은 위아래 상관없이 시스템으로 한다"
"SOP는 같은 양식으로 작성한다"

그래서 시스템을 잘 운영하기 위해서는 이런 작은 규칙들이 쌓여야 합니다. 그게 시스템의 운영 방식이고, 그 운영 방식이 곧 그 회사의 일하는 방식이자 조직문화가 됩니다. 조직문화라고 거창하게 생각할 필요는 없습니다. "교육 다녀오면 보고하는 것" 그 자체가 이미 문화입니다. 간단하죠.

작은 규칙이 쌓여 좋은 조직이 됩니다

교육 보고 하나만 봐도 그렇습니다. 이게 자리 잡으면

• 직원은 교육을 더 진지하게 듣게 됩니다.
• 회사는 지식이 쌓입니다.
• 팀원들은 서로 배운 내용을 공유하게 됩니다.

이런 작은 것들이 모여서 "우리 회사는 뭔가 체계가 있다"는 느낌을 만듭니다. 그게 쌓이면 좋은 조직이라는 인식이 생기고, 그게 바로 조직문화가 되는 거죠. 거창한 비전이나 선언문이 문화를 만드는 게 아닙니다. 매일 반복되는 작은 규칙과 습관이 우리만의 일하는 방식, 조직 문화를 만듭니다.

지금 바로 시작할 수 있습니다

대기업을 나와 1인 창업으로 시작해 이제 막 직원을 뽑기 시작했다는 마케팅 대행사 대표님께서는 직원 시절 다니던 회사에서 교육비 지원은 있었지만, 다들 업무에 치여 직원들 중 제대로 교육 보고서를 올리지 않는 게 일상이었다고 하셨습니다. 그래서 이 시스템이 잘 굴러갈까 걱정이 되신다고요.

하지만 '교육 결과 보고'가 작동하는 구조는 의외로 아주 간단합니다.

직원이 교육을 다녀오면 보고 일정을 잡는 거죠. 대표님은 잠깐 짬 내서 직원의 교육 결과 보고를 듣고 "와 열심히 듣고 오셨네요?", "이거 진짜 바로 업무에 써먹을 수 있겠어요. 고생 많았습니다" 짧은 몇 마디만 건네주시면 됩니다. 그게 무슨 소용인가 싶겠지만, 실제로 이런 피드백을 받은 직원들은 말합니다. 이 간단한 교육 결과 보고가 조직에서 자기 효능감을 느끼게 해준다고. 꼭 대표가 아니라 여러 팀원들 앞에서 발표하는 기회도 개인 커리어 성장 측면에서 아주 좋지요.

가볍게 시작하세요. 이런 규칙을 시스템으로 만들어 직원에게 뭘 채워야 할지 알려주고, 보고하기 전까지 따라다니는 구조를 만들면 자연스럽게 정착됩니다.

"그냥 눈앞에 계속 떠 있는 것 뿐인데 전보다 직원들이 더 잘 챙기더라고요"

공여사들은 대표가 L사 재직 시절에 겪은 대기업 시스템을 작은 회사에 맞게 경량화 해 표준 운영 시스템을 만들었습니다. 교육비 신청부터 교육일정 등록, 결과 보고까지, 한 곳에서 관리되고 기록되는 구조죠.

직원들에게 교육비만 내주는 게 아니라, 교육에서 배워온 걸 회사의 자산으로 남기고, 직원들의 효능감/사기를 끌어 올리고 싶은 대표님이라면, 사람 대신 시스템에 의존하는 구조를 배워가세요. 무료 웨비나에서 다루고 있어요.

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