[일의 구조]회사에 기준이 없을 때 생기는 문제들

점심값 14,000원 썼네? 13,000원 생각했는데... 말해야 하나 말아야 하나?

혹시 이런 고민, 해보신 적 있으신가요?

별것 아닌 일인데 결정하느라 신경 쓰이고, 직원도 눈치 보고, 대표가 "이런 것까지 신경 써야 하나" 싶은 순간들. 작은 기업 대표님들이라면 하루에도 수십 번 겪는 상황입니다.

문제는 이게 단순히 점심값 정도에서 끝나지 않는다는 겁니다.

별거 아닌데, 왜 이렇게 신경쓰일까?

"거슬리긴 한데... 천 원 때문에 말하기도 그렇고..."

대표의 하루는 판단의 연속이죠. 점심값이 적당한지, 야근하면 택시비는 줘야 하는지, 초과 근무 수당은 어떻게 처리할지, 교육비는 어디까지 지원할지. 

판단은 할 수 있습니다. 더 큰 문제는 이겁니다. 대표님은 매출, 고객, 시장 같은 큰 판을 봐야 하는 사람인데, 이런 사소한 일로 뇌를 써버리면 정작 중요한 판단을 제대로 못 하게 된다는 겁니다. 반복적이고 사소한 결정들은 대표의 의사결정 질을 떨어뜨립니다.

"아니, 이 정도는 상식 아니야?"라고 생각하실 수도 있습니다. 하지만 '상식'은 생각보다 사람마다 다릅니다. 누군가에겐 14,000원이 "이 정도는 괜찮지"이고, 누군가에겐 "이건 좀 과하지 않나?"입니다.

기준이 명확하지 않으면, 대표님은 매번 고민하고 판단해야 합니다. 그리고 그 판단이 일관되지 않으면, 직원들은 대표를 까다로운 사람이라고 느끼겠죠.

문제를 방치하면 어떻게 될까?

이런 식으로 계속 가면 어떤 일이 벌어질까요?

첫째, 대표님의 에너지가 고갈됩니다. 작은 확인이 하루에 수십 번 생기고, 그때마다 사고력이 분산됩니다. 중요한 의사결정을 해야 하는데, 자잘한 질문 때문에 집중력이 떨어집니다.

둘째, 직원들은 눈치 보기 시작합니다. "이 정도면 괜찮을까?" "오늘 대표님 기분은 어떨까?" 업무 자체보다 대표님 눈치를 보는 데 에너지를 씁니다. 반복되면 생산성의 문제가 아니라, 신뢰의 문제로 이어집니다.

셋째, 감정 소모가 누적됩니다. 천 원 같은 걸로 말하면 쪼잔해 보이고, 안 하면 내가 답답합니다. 직원도 마찬가지입니다. "이 정도면 괜찮겠지" 했는데 지적받으면 억울하고, "이것까지 물어봐야 하나" 싶으면 답답합니다.

대기업은 이렇게 합니다

이 문제를 어떻게 해결할 수 있을까요? 기준만 있으면 됩니다.

대기업에는 명확한 '규정'이 있습니다. 점심은 12,000원 내에서 해결한다. 끝입니다.

기준이 정해지면

• 직원은 12,000원 안에서 자유롭게 선택합니다. 눈치 볼 필요가 없습니다.
• 만약 14,000원짜리를 먹고 싶다면? 2,000원은 본인 돈으로 내면 됩니다.
• 대표는 판단할 필요가 없습니다. 기준을 벗어났다면 바로 파악할 수 있습니다.

이게 바로 시스템의 핵심입니다. 매번 다시 판단할 필요가 없게 만드는 것. 즉, 뇌를 아낄 수 있게 됩니다.

그런데 이건 점심값에만 해당하는 얘기가 아닙니다. 업무에서도 똑같죠. 

업무에도 '기준'이 필요합니다

기준이 없으면 업무에 대한 판단도 결국 대표에게 다시 돌아옵니다. 기준이 없는 조직에서는 우선순위가 모호하니까요. 대표들은 급하니까 직원에게 일을 이것저것 시킵니다. 문제는 이게 대표에게도 직원에게도 좋은 게 아니라는 겁니다. 직원은 어떤 일이 중요한지도 모른채 일만 늘어나고, 그때마다 대표에게 물어보면서 대표는 결정하느라 끌려다니게 됩니다.

이 때 업무에서의 기준 중 하나로 KPI(Key Performance Indicator)가 있습니다.

많은 조직이 KPI 설정 방법을 모르기도 하지만, 왜 필요한지 체감하지 못해 방치합니다. KPI 같은 기준이 설정되지 않은 조직에서는 직원도 리더도 방향을 잃기 쉽습니다. 반대로 KPI가 잘 세팅된 조직은 어떤 업무가 새로 들이닥쳐도, 직원도 리더도 세워진 기준에 따라 우선순위가 자동으로 정해집니다.

예를 들어볼까요?

마케터에게 "ROAS 300% 달성"이라는 명확한 KPI가 있다고 가정해봅시다. 그런데 캠페인 성과 하락 원인 분석, 신규 광고소재 기획, 내부 보고용 자료 정리, 인플루언서 리스트업, 경쟁사 조사 등 일이 쏟아집니다. 이 상황에서 마케터는 뭘 먼저 해야 할까요. ROAS에 직접적 영향을 주는 성과 하락 원인 분석과 광고 소재 제작이 제일 먼저겠죠. 

인하우스 마케터에게 너무 많은 일이 주어집니다. 인플루언서 시딩부터 CRM 메시지 발송, 광고 카피 기획, 소재 제작까지. 그 많은 일 중에서 대표가 직접 지시한 일도 많을 겁니다. 여러 일이 같은 시기에 겹쳤을 때 실무자는 어떤 우선순위로 판단을 해야 할까요?

당장 마감이 있는 일이 아니라면, 실무자는 이미 합의된 기준(KPI)에 따라 움직이면 될 겁니다. 대표는 매번 직원이 왜 그렇게 했는지 설명받을 필요가 없습니다. 이미 합의된 거니까요. 대표와 실무자가 매 건마다 우선순위를 정하지 않더라도 큰 맥락에서 서로는 뭘 우선시 할지 미리 알고 있는 것, 그게 바로 KPI를 정하는 의미입니다.

사전결재 vs 사후결재, 이것도 기준입니다

판단 기준은 금액이나 우선순위에만 있는 게 아닙니다. 결재 순서에도 적용됩니다. 결재 프로세스가 정리되지 않은 조직일수록 사소한 건들에서 갈등이 발생하죠.

점심값 12,000원 쓸 때마다 사전결재 받으면 얼마나 번거로울까요? 이런 건 사후결재입니다. 이미 쓴 거, 기준에 맞게 잘 썼다면 결재가 필요 없기도 합니다(이걸 '전결'이라고 합니다)

반면, AI 영상 제작 툴 같은 새로운 솔루션을 도입하거나, 직원 단체 워크샵 장소를 물색할 때는 어떨까요? 이건 처음 하는 거라 왜 그 돈을 써야 하는지, 왜 거기에 써야 하는지에 대해 승인 과정이 필요합니다. 이게 사전결재의 영역입니다.

저희 공여사들의 시스템에서는 이렇게 구분합니다:

• 구매 요청: 사전에 승인이 필요한 경우 (교육비, 고가의 장비 등)
• 카드 사용 내역: 기준이 명확해서 사후결재만 하면 되는 경우 (야근 식대 등)

이렇게 구분하니 어떤 일이 벌어졌을까요? 직원도 대표도 "이건 물어봐야 하나 말아야 하나" 고민하지 않게 됐습니다.

체계 있는 회사, 이게 핵심입니다

체계 있는 회사에 대한 갈망은 대표님도, 직원도 모두 큽니다. 그런데 회사의 체계라는 건 모호하게만 느껴집니다. 체계 있는 회사는 이런 기준이 잘 돼 있습니다. 그래서 무엇보다 관리자의 뇌를 아낄 수 있고, 상대적으로 직원들 스트레스가 덜합니다.

• 9시까지 출근인데 9시 1분에 왔다? 규정을 안 지켰으니 고민 없이 지적하면 됩니다.
• 근데 규정이 없다면? 9시 1분은 눈감고 넘어가야 할지도 모릅니다. 지켜야 하는 기준이라고 말한 적 없으니까요.

가장 큰 문제는 매번 "말할까 말까, 지적할까 말까" 고민하는 상황입니다. 이게 쌓이면 직원도 스트레스가 누적되고, 결국 퇴사로 이어집니다. 주먹구구 회사를 떠나는 이유입니다.

기준이 생기면 일어나는 변화

명확한 기준이 생기면 어떤 변화가 일어날까요?

첫째, 직원은 눈치 안 봐도 됩니다. "이 정도면 괜찮을까?" 고민하지 않습니다. 기준 안에 있으면 자유롭게 선택하고, 넘으면 스스로 조정합니다.

둘째, 대표는 머리 안 써도 됩니다. 케이스마다 "이건 괜찮아, 이건 안 돼" 판단하지 않습니다. 기준을 벗어났는지만 확인하면 됩니다.

셋째, 팀 전체의 에너지를 아낄 수 있습니다. 사소한 판단에 쓰던 시간과 에너지를, 정말 중요한 의사결정에 쓸 수 있습니다.

서로 윈윈입니다. 직원도 편하고, 대표도 편합니다. 감정 소모도 줄어듭니다.

더 중요한 건, 이 작은 기준 하나가 신뢰를 만들었다는 겁니다. "우리 회사는 명확하다"는 느낌. 이게 쌓이면 "체계 있는 회사"로 거듭납니다.

시스템으로 구현하는 방법

그렇다면 이런 기준을 어떻게 실제 업무에 적용할 수 있을까요?

많은 대표님들이 "좋은 건 알겠는데, 어떻게 시작하지?" 고민합니다. 문서를 만들어야 하나? 회의를 해야 하나? 시간도 없고, 어디서부터 해야 할지 막막합니다.

여기서 공여사들의 노션 시스템을 소개드립니다.

공여사들의 노션 시스템은 단순한 템플릿이 아닙니다. 명확한 기준을 시스템으로 구현한 결과입니다.

예를 들어:

• 구매 요청: 사전결재가 필요한 항목은 대표님께 알림이 갑니다.
• 카드사용내역 : 명확한 기준이 있는 건들은 사후결재로 올라옵니다
• 결재대기함: 대표님은 한 곳에서 모든 결재를 확인하고 처리할 수 있습니다.

더 중요한 건, 이 시스템 자체가 "우리 회사는 이렇게 일합니다"라는 메시지를 직원들에게 줍니다. 신입 직원이 들어와도, 시스템을 보면 회사의 기준을 바로 알 수 있습니다.

체계의 시작은 거창한 게 아닙니다. 점심값 기준 하나, 야근 수당 규정 하나부터 시작이죠. 그게 쌓이면 "체계 있는 회사"가 됩니다.

결론 : 시스템은 지금부터 준비해야 합니다

많은 소기업 대표님들이 이렇게 말씀하십니다.

"우리는 아직 작아서..."

"나중에 사람이 더 늘면..."

"지금은 이렇게라도 굴러가니까..."

하지만 작을 때 시스템을 만들어야 크게 갈 수 있습니다. 사람이 늘고 나서 정리하려면 10배는 더 힘듭니다.

지금 대표님이 하루에도 수십 번 내리는 판단들. 그 판단들을 기준으로 바꾸는 순간, 대표님의 시간이 확보됩니다. 그리고 시간이 확보되면 그 시간으로 정말 중요한 일을 할 수 있죠.

명확한 기준, 이게 어떻게 시스템으로 구현되는지 궁금하지 않으신가요?

웨비나에서 실제 화면으로 보여드립니다. 말로만 듣는 것보다 한 번 보는 게 훨씬 빠릅니다.

결정 내릴 게 너무 많아 힘든 대표님이라면, 지금 바로 웨비나를 신청하세요.

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