보고를 위한 업무 숙지 방법
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공여사2022-11-15 22:37
안녕하세요, 수현님! :) 공여사들 김과장입니다.
작성한 보고서를 구두보고 할 때 긴장이 되어서 전달이 잘 되지 않는 문제를 겪고 계시는 군요.
다행히 선배가 좋은 답을 해주었지만, 막상 보고할 때 어떻게 적용할지는 잘 감이 오지 않으시죠 ㅠㅠ
저도 처음 보고서를 구두보고 하는 것에 대해 긴장이 많이 됐지만 아래 같은 방식으로 차츰 해소가 됐던 것 같아요.
1) 내가 쓴 보고자료의 '맥'을 찾으세요.
제가 생각하는 내용 숙지는, 당장 내손에 자료가 들려있지 않아도 어쩌다 마주친 상사에게도 길게든 짧게든 주어진 시간에 맞춰 말로 설명할 수 있는 수준이에요. 꼭 보고의 내용을 깊게 파고들 필요는 없답니다. 다만 가장 중요한 건 내 보고의 핵심을 알아야 해요. 가령 오늘 올린 구두보고 영상에서의 "핵심문장"이죠. "핵심문장" 하나가 나오면, 그로부터 자연스럽게 말로 풀어가면 되니까 구두보고에 들어가기 직전에 그 핵심문장을 찾아보세요.(스크립트보다는 말로 커버치고 떼우는 느낌이 훨씬 더 부드러울 거예요) *전체 내용도 말로 연습해보면 좋겠지만, 바쁜 보고준비에 그럴 여유는 없다는 전제로^^; '맥'을 짚어보고 들어가시라는 말씀을 꼭 드리고 싶네요!😀
2) 구두보고의 시작을 준비하세요.
첫 마디가 잘 풀리면 그 다음도 술술 진행될 거예요. 예를 들어 보고받는 사람과 제가 어색한 사이라면, 어색한 사이에 할 수 있는 어정쩡한 안부인사, 또는 '긴장했지만 저 열심히 준비했어요!' 라는 뉘앙스를 풍기는 방법 등이 있을 거예요. 어설퍼보여도 괜찮아요. 너무 긴장하는 것보다 자연스럽게 시작하는 게 그다음 중요한 내용을 잘 말할 수 있게 해줄 거예요. "상무님~ 오늘 결재 올릴 게 있어서..ㅎ 사전에 보고 드릴려는데..ㅎ...(쭈뼛)"
3) 보고자료를 출력한다면, 2부를 출력하여 내것에 미리 강조표시를 해보세요.
보고대상에게 1부를 주고, 물리적 거리에 따라 그 자료를 같이 볼 수도 있고 각자 볼 수도 있고, 화면에 띄울 수도 있을 거예요. 어쨌든 내가 컨닝페이퍼로 사용할 출력물 1부를 준비합니다. 거기에는 절대 빼먹으면 안되는 내용이나, 상사가 관심있게 볼만한 매력적인 내용, 상사가 물어볼 만한 수치에 대해 몰래 기록해두는 등의 용도로 씁니다.
저는 특히 외우는 걸 잘 못하는 편이라 위와 같은 3가지 방법으로 보고 내용을 전문가처럼 달달 외지 못한 부분을 커버했던 것 같아요! 물론 내용을 충~분히 숙지하고 멋지게 설명하는 게 가장 좋겠지만요😅 헿..
제 작은 팁이 수현님께 도움이 되었으면 좋겠습니다💛
가장 먼저 고민 남겨주셔서 감사해요!!🙏
작성한 보고서를 구두보고 할 때 긴장이 되어서 전달이 잘 되지 않는 문제를 겪고 계시는 군요.
다행히 선배가 좋은 답을 해주었지만, 막상 보고할 때 어떻게 적용할지는 잘 감이 오지 않으시죠 ㅠㅠ
저도 처음 보고서를 구두보고 하는 것에 대해 긴장이 많이 됐지만 아래 같은 방식으로 차츰 해소가 됐던 것 같아요.
1) 내가 쓴 보고자료의 '맥'을 찾으세요.
제가 생각하는 내용 숙지는, 당장 내손에 자료가 들려있지 않아도 어쩌다 마주친 상사에게도 길게든 짧게든 주어진 시간에 맞춰 말로 설명할 수 있는 수준이에요. 꼭 보고의 내용을 깊게 파고들 필요는 없답니다. 다만 가장 중요한 건 내 보고의 핵심을 알아야 해요. 가령 오늘 올린 구두보고 영상에서의 "핵심문장"이죠. "핵심문장" 하나가 나오면, 그로부터 자연스럽게 말로 풀어가면 되니까 구두보고에 들어가기 직전에 그 핵심문장을 찾아보세요.(스크립트보다는 말로 커버치고 떼우는 느낌이 훨씬 더 부드러울 거예요) *전체 내용도 말로 연습해보면 좋겠지만, 바쁜 보고준비에 그럴 여유는 없다는 전제로^^; '맥'을 짚어보고 들어가시라는 말씀을 꼭 드리고 싶네요!😀
2) 구두보고의 시작을 준비하세요.
첫 마디가 잘 풀리면 그 다음도 술술 진행될 거예요. 예를 들어 보고받는 사람과 제가 어색한 사이라면, 어색한 사이에 할 수 있는 어정쩡한 안부인사, 또는 '긴장했지만 저 열심히 준비했어요!' 라는 뉘앙스를 풍기는 방법 등이 있을 거예요. 어설퍼보여도 괜찮아요. 너무 긴장하는 것보다 자연스럽게 시작하는 게 그다음 중요한 내용을 잘 말할 수 있게 해줄 거예요. "상무님~ 오늘 결재 올릴 게 있어서..ㅎ 사전에 보고 드릴려는데..ㅎ...(쭈뼛)"
3) 보고자료를 출력한다면, 2부를 출력하여 내것에 미리 강조표시를 해보세요.
보고대상에게 1부를 주고, 물리적 거리에 따라 그 자료를 같이 볼 수도 있고 각자 볼 수도 있고, 화면에 띄울 수도 있을 거예요. 어쨌든 내가 컨닝페이퍼로 사용할 출력물 1부를 준비합니다. 거기에는 절대 빼먹으면 안되는 내용이나, 상사가 관심있게 볼만한 매력적인 내용, 상사가 물어볼 만한 수치에 대해 몰래 기록해두는 등의 용도로 씁니다.
저는 특히 외우는 걸 잘 못하는 편이라 위와 같은 3가지 방법으로 보고 내용을 전문가처럼 달달 외지 못한 부분을 커버했던 것 같아요! 물론 내용을 충~분히 숙지하고 멋지게 설명하는 게 가장 좋겠지만요😅 헿..
제 작은 팁이 수현님께 도움이 되었으면 좋겠습니다💛
가장 먼저 고민 남겨주셔서 감사해요!!🙏
안녕하세요?
올해 3월에 이직한 후 보고 업무 때문에 고민이 많은 33살 여성입니다.
이직 전에는 구두 보고라는 개념이 크게 없이 대부분 보고서를 작성하여 컨펌받는 방식으로 업무를 진행하였습니다.
그런데 이직을 해보니 보고서 작성 후 반드시 구두 보고를 해야하더라구요.
기존에 구두 보고를 해보지 않았기에 어려움이 많았고, 항상 긴장하며 보고를 하다보니 제가 전달하고자 하는 내용을 정확하고 깔끔하게 보고하기 어렵더라구요.
이러한 고민을 팀 내 선배에게 털어놓았는데 “본인이 보고하고자 하는 내용을 충분히 숙지하면 된다.”라는 말씀을 해주시더라구요.
숙지한다는 것이 구체적으로 어떤 것인지 더 물어보고 싶었지만 제 무능함을 어필하는 꼴이 될까봐 더이상 물어보지 않았습니다.
구두 보고라는 것이 업무 종류에 따라 깊이, 시간 등 조건이 다르다는 것은 알고 있지만 보고 내용을 어떤 방법으로 숙지를 해야 제대로된 보고를 할 수 있을지 고민이 됩니다.
달달 외우면 로보트같이 말하게 되고, 비대면 회의 시스크립트를 작성해서 말을 하더라도 부자연스럽더라구요.
사실 모든 보고를 외워서 하기엔 시간적 여유가 없기도 하고요.
공여사님은 업무를 어떻게 숙지셨나요? 궁금합니다.