회사 시스템을 만든다고 하면 보통 맞춤 제작을 떠올립니다. 우리 회사 업종, 우리 직원, 우리 고객에 맞게 처음부터 설계해야 한다고 생각하기 쉽습니다. 그런데 공여사들을 찾아온 대표님들은 조금 다르게 말했습니다. 자기 회사에 맞는 새 화면을 만들어달라고 하기보다, 공여사들이 실제로 쓰고 있는 노션을 그대로 달라고 했습니다.
비즈노션의 시작도 여기서 출발했습니다. 처음부터 기업용 상품으로 팔기 위해 만든 화면이 아니었습니다. 공여사들이 콘텐츠를 기획하고, 상품을 만들고, 고객 문의에 답하고, 광고 소재를 검수하고, 직원에게 일을 요청하던 실제 업무 화면이었죠.
“찾아오시는 대표님들마다 너네 쓰고 있는 그 노션 그대로 주세요. 자꾸 하는 거예요. 자기네 맞춤으로 만들어야지, 왜 자꾸 우리 걸 달래? 라고 봤더니 대기업의 그런 태스크 기반 시스템, 그것을 따라해서 만든 이 시스템이 대부분의 회사에 통하도록 이미 설계가 되었던 거죠.”
처음에는 의아한 반응이었습니다. 회사마다 업종도 다르고, 고객도 다르고, 직원들이 하는 일도 다릅니다. 각 회사에 맞는 화면을 따로 만들어야 한다고 생각하는 게 보통입니다.
하지만 대표님들이 원한 것은 단순히 예쁜 노션 화면이 아니었습니다. 업무 요청을 어디에 남길지, 담당자와 마감일을 어떻게 정할지, 고객 응대와 콘텐츠 기획 자료를 어디에서 다시 확인할지에 대한 기준이었습니다.
공여사들이 실제로 일하면서 쓰던 화면 안에는 이미 작은 회사가 필요로 하는 업무 기준이 들어 있었습니다. 비즈노션은 그 기준을 더 많은 회사가 가져가 쓸 수 있도록 정리되면서 시작됐습니다.
많이 아는 것보다, 바로 쓰이게 만드는 것이 먼저였습니다
공여사들 이슬기 대표의 콘텐츠는 처음부터 많은 기능을 설명하는 쪽보다, 사람들이 바로 써먹을 수 있게 만드는 쪽에 힘이 실려 있었습니다.
엑셀 강의도 모든 기능을 빠짐없이 다루는 방식이 아니었습니다. 직장인이 당장 써야 하는 기능을 먼저 골라 설명했습니다. 노션 템플릿 역시 화면을 예쁘게 꾸미는 데서 끝나지 않았습니다. 사용자가 어디에 무엇을 적어야 하는지 바로 알 수 있게 만드는 데 초점이 있었습니다.
이 기준은 대기업 재직 시절부터 이어졌습니다. 이슬기 대표는 1만 명 규모의 LG유플러스에서 NW 전략 업무를 맡았습니다. 통신망 구축에 들어가는 투자비를 관리하고, 여러 부서가 함께 보는 보고서와 요청서를 만들었습니다.
통신사는 사실상 전 국민이 고객이거나 예비 고객인 업종입니다. 작은 결정 하나도 현장과 본사, 담당 부서와 결재 라인에 영향을 줄 수 있습니다. 그래서 문서 하나를 만들 때도 보기 좋게 정리하는 것만으로는 부족했습니다.
실제로 처리하는 사람은 무엇을 해야 하는지 바로 이해해야 했습니다. 결재하는 사람은 같은 자료를 보고 판단할 수 있어야 했습니다. 같은 내용을 보더라도 현장에서 필요한 말과 본사에서 필요한 말이 달랐기 때문입니다.
수백억 단위 투자비를 다루는 업무에서는 숫자 하나, 항목 하나가 중요했습니다. 현장에서는 현장 언어로 이해해야 하고, 본사에서는 보고서 언어로 확인해야 합니다. 서로 다른 사람들이 같은 자료를 보고 같은 기준으로 움직이게 하려면, 양식은 단순한 표가 아니라 업무를 움직이는 도구가 되어야 했습니다.
이슬기 대표는 대기업에서 매주 많은 사람에게 공지와 요청을 내려야 했습니다. 직접 업무를 주고받는 사람이 많다 보니, 길게 설명하는 것만으로는 충분하지 않았습니다. 아무리 자세히 써도 그대로 지켜지지 않는 일이 생겼죠.
그때 이슬기 대표가 배운 것은 단순했습니다. 요청을 받은 사람이 그대로 하지 않았다고 해서, 그 사람만의 문제로 볼 수 없습니다. 요청을 내린 문장이 너무 길었을 수도 있고, 기준이 모호했을 수도 있습니다. 무엇부터 해야 하는지 바로 보이지 않았을 수도 있습니다.
그래서 양식은 자세하기만 해서는 안됩니다. 실제로 처리하는 사람이 바로 움직일 수 있어야 했습니다. 꼭 확인해야 하는 항목은 눈에 보여야 했고, 누가 무엇을 언제까지 해야 하는지도 남아야 했습니다. 공여사들의 엑셀 강의도 이 경험과 닿아 있습니다. 이슬기 대표는 엑셀의 모든 기능을 알려주기보다, 직장인이 자주 쓰는 기능을 먼저 골라 알려줬습니다.
“사람들이 제 강의를 왜 좋아하나 봤더니 사실은 기획이었더라고요. 수많은 기능이 있는데 이것만 배우면 돼요. VLOOKUP, 피벗테이블, SUMIF, COUNTIF 이것만 배우면 돼요라고 했더니 사람들이 그걸 좋아해 준 거죠.”
이슬기 대표는 스스로 엑셀의 모든 기능을 잘 쓰는 사람이 아니라고 말했습니다. 대신 어떤 기능을 배우면 당장 일이 쉬워지는지 고르는 데 익숙했습니다. 많이 알려주는 사람이라기보다, 필요한 것만 남겨 바로 쓰게 만드는 사람이었습니다.
노션 템플릿도 같은 방식으로 시작됐습니다. 유튜브 라이브에서 이슬기 대표가 쓰던 노션 화면을 본 구독자들이 그대로 팔아달라고 했습니다.
처음에는 이런 것도 판매할 수 있을까 생각했다고 했습니다. 그런데 사람들은 이미 만들어진 화면을 갖는 것만으로도 자신의 일을 정리할 수 있을 것 같은 감각을 얻었습니다. 공여사들이 만든 것은 복잡한 기능 묶음이 아니었습니다. 바로 눌러서 쓸 수 있는 양식이었죠. 어디에 무엇을 적어야 할지 오래 고민하지 않아도 되는 화면이었습니다. 그 방식은 개인용 템플릿을 거쳐 기업용 화면으로 확장됐습니다.
대표 혼자 알던 기준은 직원이 생기면 매번 설명해야 합니다
혼자 일할 때는 대표의 감각이 곧 기준입니다. 어떤 콘텐츠가 공여사들다운지, 어떤 문장이 고객에게 친절한지, 어떤 화면이 쓰기 편한지 대표가 직접 보고 정하면 됐습니다.
하지만 직원이 생기고, 외주와 프리랜서에게 일을 맡기면서 상황이 달라졌습니다. 일을 맡겼는데도 공여사들이 어떤 상품을 팔고 있는지, 브랜드 이미지는 무엇인지, 고객에게 어떤 말투로 답해야 하는지 매번 설명해야 했습니다.
“저는 일을 맡기려고 돈을 주고 사람을 고용을 했는데, 자꾸만 우리 회사 지식을 모르니까 제가 우리 상품부터 브랜드 컨셉, 이미지 이런 것까지 다 매번 전달을 해야 되다 보니까 매번 이거를 다시 그 사람한테 설명해야 되는 게 너무 버겁더라고요.”
처음에는 프리랜서나 외주 인력에게 일을 맡기면 대표의 시간이 생길 줄 알았습니다. 하지만 회사의 상품, 고객, 브랜드 말투, 화면 기준을 매번 다시 설명해야 한다면 일은 줄지 않습니다. 설명하는 일이 또 하나의 일이 되기 때문입니다.
직원을 뽑은 뒤에도 일은 계속 늘어났습니다. 생산량이 늘자 판매를 맡을 사람이 필요했고, 판매가 늘자 고객 문의가 늘었습니다. 고객 문의가 늘자 이슬기 대표가 직접 대응해야 하는 일도 많아졌습니다.
공여사들 안에서도 역할이 하나씩 생겨났습니다. 마케터가 들어오고, CS를 맡을 사람이 필요해지고, 콘텐츠 제작을 맡을 사람이 필요해졌습니다. 일이 커질수록 대표가 직접 기억하고 직접 판단하던 방식은 오래 버티기 어려워졌습니다.
이때 필요했던 것은 단순한 할 일 목록이 아니었습니다. 대표가 반복해서 설명하던 내용을 직원이 다시 볼 수 있게 남기는 일이었습니다.
이슬기 대표는 직원에게 일을 넘길 때, 대표가 하던 수준 그대로를 기대해서는 안된다고 말합니다. 대신 최소한 지켜야 할 조건을 구체적으로 남기는 편이 낫다고요. 대표가 생각하는 감각을 직원이 그대로 따라 하기는 어렵습니다.
하지만 직원이 확인할 수 있는 조건은 남길 수 있죠. 비즈노션은 그 최소한의 조건을 업무 공간에 적어두는 방식으로 만들어졌습니다. 말로만 전달하던 기준을 직원이 다시 확인할 수 있게 된 겁니다.
작은 회사는 시스템을 만들 시간부터 부족합니다
시스템이 필요한 대표님일수록, 정작 시스템을 만들 시간을 내기 어렵습니다.
공여사들이 B2B를 처음부터 계획한 것은 아니었습니다. 계기는 사무실로 찾아온 인테리어 업체 대표님들이었습니다. 옆 사무실에서 온 젊은 대표님 두 분이 공여사들을 검색해보고 찾아와, 회사 시스템을 노션으로 만들고 싶다고 했습니다.
인테리어 업은 확인할 일이 많은 업종입니다. 철거, 확장공사, 목공, 도장처럼 단계가 나뉘고, 현장마다 일정과 품질을 함께 챙겨야 합니다. 대표님들은 스케줄 관리가 어렵고, 직원마다 품질 기준이 다르게 적용되는 문제를 이야기했습니다.
처음 B2B 상담을 시작했을 때, 공여사들도 맞춤 제작을 생각했습니다. 회사마다 원하는 메뉴와 업무 방식이 다를 테니, 고객사에 맞게 하나씩 만들어야 한다고 여겼습니다. 하지만 상담을 해보니 작은 회사 대표님들이 실제로 어려워하는 지점은 달랐습니다. 요구사항 정의서를 작성하고, 미팅 시간을 잡고, 구축 이후 직원 교육까지 준비하는 과정 자체가 부담이었습니다.
이슬기 대표가 주로 만난 고객은 10인 미만 작은 회사 대표님들이었습니다. 이런 회사에서는 인사팀이나 별도의 관리 담당자가 따로 없는 경우가 많습니다. 대표님이 영업, 고객 응대, 직원 관리, 채용, 교육까지 함께 맡고 있는 경우가 많습니다.
맞춤 제작은 좋아 보이지만, 대표님이 그 과정을 감당할 시간이 있어야 합니다. 어떤 메뉴가 필요한지 정리해야 하고, 직원들이 실제로 쓸 수 있게 교육해야 하고, 이후에도 계속 수정해야 합니다. 시스템이 필요한 대표님일수록, 오히려 그 시스템을 직접 기획하고 정리할 여력이 없는 경우가 많았습니다. 그래서 이미 준비된 기준이 더 필요해지는 거죠.
그래서 비즈노션은 완전한 맞춤 제작보다 표준형으로 정리됐습니다. 대표님이 처음부터 모든 메뉴와 양식을 설계하지 않아도 되고, 이미 준비된 업무 화면 안에서 회사에 맞게 일부를 바꿔 쓸 수 있도록 만든 것입니다.
“표준의 가치는 대표님 뇌 아끼기. 대표님이 고민할 필요가 없거든요. 얼추 되어 있으니까 거기서 조금 변형하는 건 별로 큰 뇌가 들지 않아요.”
여기서 말하는 표준은 모든 회사를 똑같이 만들겠다는 뜻이 아닙니다. 작은 회사 대표님이 업무 화면을 처음부터 설계하느라 시간을 쓰기보다, 이미 준비된 화면 위에서 자기 회사의 업무를 채워 넣을 수 있게 하는 방식입니다.
대표님이 구매 요청 양식을 처음부터 만들 필요가 없습니다. 직원 온보딩 페이지를 새로 설계할 필요도 없습니다. 업무 요청을 어디에 남길지, 담당자는 어떻게 지정할지, 마감일은 어디에 적을지 매번 새로 정하지 않아도 됩니다.
카톡에 남은 말은 금방 찾기 어려워집니다
대표님들은 이미 매일 직원에게 일을 말하고 있습니다. 문제는 그 말이 카톡방 위로 올라가면, 나중에 다시 확인하기 어렵다는 점입니다.
비즈노션에서 이슬기 대표가 가장 자주 쓴다고 말한 메뉴는 업무 요청함입니다. 이 메뉴에는 대기업에서 쓰던 태스크 기반 업무 방식이 반영되어 있습니다.
이슬기 대표는 LG유플러스에서 일하며, 작업 요청서와 담당자 지정이 분명한 업무 방식을 오래 경험했습니다. 업무마다 요청자, 담당자, 마감일, 확인자가 있었고, 한 업무에 담당자는 한 명으로 지정됐습니다.
대기업에서는 업무 요청이 말로만 끝나지 않습니다. 담당자가 정해지고, 마감일이 남고, 요청한 사람이 결과를 확인합니다. 지역별 담당자가 바뀌면 다시 정리해야 하고, 어느 지역에서 들어온 요청인지에 따라 담당자가 달라지기도 합니다. 업무가 사람의 기억에만 남아 있으면 다시 확인하기 어렵기 때문입니다. 그래서 요청은 말이 아니라 기록으로 남아야 합니다.
비즈노션의 업무 요청함도 이 개념을 가져왔습니다. 업무마다 담당자가 한 명 있어야 하고, 마감일이 있어야 하며, 요청한 사람이 확인해야 끝나는 방식입니다.
“제가 예를 들어서 백스테이지 인터뷰 준비하세요라고 몇 월 며칠까지 준비하세요, 규작가 넣고 요청을 해. 그러면 규작가님한테 알림이 뜨고 그 타스크가 내 업무함에 들어오게 되는 거죠. 그러면 얘는 죽을 때까지 안 사라져요. 완료치지 않는 이상 꼭 저한테 회신을 줘야 하고 회신받은 사람이 음 잘했군 확인 눌러준 순간 타스크에서 사라져요.”
카톡이나 슬랙에서도 업무 대화는 할 수 있습니다. 하지만 대화창에 남은 말은 시간이 지나면 위로 올라갑니다. 나중에 찾으려면 어느 방에서 말했는지, 어떤 단어로 검색해야 하는지 기억해야 합니다.
급한 일일수록 이렇게 남겨두면 다시 찾기가 더 어려워지죠. 그때 필요한 것은 대화가 아니라 업무로 남는 기록입니다.
이슬기 대표는 실시간 채팅 앱과 업무함은 다르다고 봤습니다. 업무함이라면 카테고리에 맞게 남아 있어야 하고, 조회 기간으로 확인했을 때 다시 찾아볼 수 있어야 한다고 했습니다. 업무 요청함에서 중요한 원칙 중 하나는 담당자를 한 명으로 지정하는 것입니다. 작은 회사에서는 한 사람이 여러 일을 맡는 경우가 많지만, 하나의 업무를 두 명에게 동시에 던지면 책임이 애매해질 수 있습니다.
“작은 회사 대표님들이 처음에 오해하시는 일 중에 하나가 이거 나 두 명한테 시킬 거다. 예를 들어서 우리 메타 광고 실적 떨어지던데 이거 실적 떨어지던데 좀 개선해봐라 라고 제가 던진다고 해볼게요. 근데 그거를 카피라이터니까 규작가 그리고 마케터니까 김주임 해가지고 두 명한테 던져. 무슨 사단이 나겠냐고. 둘 다 안 하겠죠.”
업무 요청함은 단순한 체크리스트가 아닙니다. 대표가 직원에게 일을 맡길 때 최소한 무엇을 정해야 하는지 알려주는 메뉴입니다.
누가 할지, 언제까지 할지, 누가 확인할지. 이 세 가지가 남아야 업무가 다시 확인 가능한 일이 됩니다. 공여사들은 구매 요청, 근태 확인, 콘텐츠 기획, 광고 소재 검수, 고객 언어 정리 같은 업무도 같은 기준으로 정리했습니다. 메뉴를 무조건 많이 나누는 것이 아니라, 직원이 어디에 적어야 할지 바로 알 수 있도록 큰 칸을 먼저 나눴습니다.
모든 페이지에는 업무 목적도 들어갔습니다. 이 일을 왜 하는지, 왜 이 보고가 필요한지, 어떤 근거로 요청하는지 남아 있어야 서로 같은 내용을 보고 일할 수 있기 때문입니다.
“저희의 모든 페이지에는 업무 목적, 이걸 왜 하고 앉아 있는지 그거가 무조건 들어가 있거든요. 양식 형태로 박혀져 있거든요. 일하는 누가 됐든 이 목적, 명분이 가장 중요합니다.”
머릿속에 있던 일이 화면에 남자 실행이 달라졌습니다
비즈노션이 일을 대신해준 것은 아니었습니다. 달라진 것은 대표님 머릿속에만 있던 일이 직원과 함께 볼 수 있는 화면에 남기 시작했다는 점이었습니다. 비즈노션을 쓴다고 해서 일이 갑자기 사라지는 것은 아닙니다. 이슬기 대표는 시스템을 도입한다고 일이 줄어든다고 말하지 않았습니다. 오히려 기록하고 확인해야 할 일이 생긴다고 했습니다.
대신 대표님이 혼자 계속 기억하고 있던 일을 밖으로 꺼내둘 수 있습니다. 머릿속에만 있던 업무 요청, 고객 응대 기준, 직원에게 맡길 일들이 화면에 남기 시작하는 것입니다.
실제 고객 후기:
이슬기 대표는 한 고객사 대표님의 후기를 이야기했습니다. 베타 서비스가 끝나기 직전에 결제한 대표님이었고, 처음에는 너무 바빠서 제대로 쓰지 못했다고 했습니다. 그런데 시간이 지난 뒤 그 대표님은 장문의 메시지를 보내왔습니다. 머릿속에 있던 일을 밖으로 꺼내기 시작했고, 파트타임으로 일하던 직원을 정직원으로 전환했다고 했습니다.
그 대표님은 적어둔 대로 수행하면서 실행력이 올라갔다고 말했고, 기대보다 큰 매출을 냈다는 후기도 전했습니다.
“내 머릿속에 있던 걸 꺼내놓고 적었던 대로 수행을 하면서 실행을 하면서 실행력이 올라가고, 그래서 내가 기대하던 매출 그 이상 2배, 3배를 달성했어라고 말씀을 해주시는데 그렇게 뭉클할 수가 없더라고요.”
이슬기 대표는 이 결과를 비즈노션의 성과로 말하지 않습니다. 결국은 대표님이 움직였기 때문에 그런 매출을 만들어낼 수 있었던 것이라고 강하게 믿고 있죠.
“저희가 뭐 저희 시스템을 쓰면 매출이 나요라고 팔지는 않거든요. 근데 대표님이 먼저 너네 시스템 덕이야 라고 해주시니까 사실은 그렇지 않잖아요. 대표님이 움직였기 때문에 매출이 더 났던 건데.”
비즈노션은 대표님 대신 매출을 만들어주는 도구가 아닙니다. 대표님이 하려던 일을 화면에 남기고, 직원과 함께 보고, 다시 확인할 수 있게 돕는 시스템입니다.
툴을 바꾸기 전에 먼저 정해야 할 질문
비즈노션은 모든 대표님에게 맞는 도구가 아닙니다. 그래서 도입 전에 먼저 물어야 할 질문이 있습니다.
'나는 이 시스템으로 매출을 바로 올리고 싶은가, 아니면 대표가 직접 붙잡고 있던 일을 직원에게 넘기고 싶은가.'
이슬기 대표는 비즈노션을 이야기하면서도 툴 하나로 모든 일이 해결된다고 말하지 않았습니다. 오히려 도입 전에 목적을 먼저 봐야 한다고 말했습니다. 예를 들어 대표가 직접 시간을 써서 만들던 광고 소재나 고객 안내문이 있다고 해보겠습니다. 대표가 직접 만들면 80점이 나올 수 있습니다. 그런데 직원에게 맡기면 처음부터 같은 수준이 나오지 않을 수 있습니다.
이때 필요한 것은 “예쁘게 만들어오세요”라는 말이 아닙니다. 브랜드 색상은 무엇을 써야 하는지, 여백은 어느 정도 확보해야 하는지, 어떤 고객 후기를 참고해야 하는지, 완료 후 누가 확인해야 하는지 같은 최소 조건을 남기는 일입니다.
이슬기 대표도 직원에게 일을 넘길 때 기대치를 낮추는 대신, 최소 기준을 구체적으로 제시해야 한다고 말했습니다.
“기대치를 낮추는 방식이 단순히 막 너 못해도 돼 이건 아니고요. 최소 수준을 가이드로 제시하는 거죠. 너 이것까진 해야 돼. 너 적어도 이렇게는 해야 돼. 이것만큼은 지켜라.”
비즈노션이 맞는 대표님은 모든 일을 대표 감각 그대로 유지하고 싶은 대표님이 아닐 수 있습니다. 대표가 하던 일을 직원에게 넘기고, 직원이 확인할 수 있는 기준을 남기고, 대표는 다른 중요한 일에 시간을 쓰고 싶은 경우에 더 잘 맞습니다.
이슬기 대표는 툴을 도입하는 목적이 매출을 끝까지 끌어올리는 것이라면 비즈노션이 맞지 않을 수도 있다고 말했습니다. 비즈노션은 대표의 감각으로 하던 일을 밖으로 꺼내고, 직원이 따라 할 수 있는 최소 기준을 갖추는 쪽에 가깝기 때문입니다.
“이 툴을 도입해서 내가 얻는 게 뭔데? 아 정말 나는 이 툴을 도입해서 매출을 막 저 끝까지 끌어올리고 싶어라고 하면 어쩌면 우리 툴은 안 맞을 수 있어요.”
도입 목적이 분명할수록 비즈노션은 더 잘 맞습니다. 대표가 계속 직접 챙기던 업무를 직원에게 넘기고 싶을 때, 말로 반복하던 기준을 화면에 남기고 싶을 때, 카톡에 남은 대화가 아니라 다시 확인할 수 있는 업무 기록이 필요할 때 비즈노션은 제 역할을 합니다.
공여사들이 판 것은 노션 화면이 아니었습니다
노션은 누구나 무료로 시작할 수 있습니다. 그런데 대표님들이 돈을 내고 가져가고 싶어 한 것은 화면 뒤에 있는 업무 기준이었습니다.
공여사들이 무료 툴 위에 만든 화면이 기업용 서비스가 될 수 있었던 이유는 노션 자체가 특별해서만은 아닙니다. 그 안에 공여사들이 실제로 일하면서 정리한 기준이 들어 있었기 때문입니다.
이슬기 대표는 공여사들이 만드는 비즈니스가 표준화에 가깝다고 말했습니다. 한 명을 위해 완전히 맞춤으로 만드는 방식보다, 많은 회사가 얼추 쓸 수 있는 기준을 오래 다듬는 방식에 더 가깝다는 것입니다.
“표준을 근데 만드는 게, 얼추 대부분한테 맞는 거를 만드는 게, 예를 들어서 100명 중에 90명이 싫어하는 기능이면 그건 표준이 될 수 없잖아요. 그걸 만드는 게 힘들어요.”
작은 회사 대표님들은 바쁩니다. 영업도 하고, 고객도 만나고, 직원도 챙기고, 문제가 생기면 직접 답해야 합니다. 그래서 업무 화면을 처음부터 설계할 시간을 따로 내기 어렵습니다. 하지만 대표님이 지키고 싶은 방식이 있다면, 그것이 머릿속에만 있어서는 직원이 따라 하기 어렵습니다. 고객에게 어떤 말투로 답해야 하는지, 광고 소재는 어떤 기준으로 검수해야 하는지, 업무 요청은 누구에게 언제까지 맡겨야 하는지, 구매 요청은 어떻게 남겨야 하는지 화면에 남아 있어야 합니다.
대표님들이 “공여사들이 쓰는 그대로”를 원했던 이유도 여기에 있습니다. 그들이 원한 것은 예쁜 노션 화면이 아니라, 작은 회사에서 바로 써볼 수 있는 업무 기준이었습니다. 공여사들이 실제로 팔고 있던 것은 노션 화면보다 공여사들이 일하면서 정리한 방식이었습니다.
작은 회사에 기준이 필요할 때
대표님 머릿속에만 있던 업무 요청, 고객 응대 방식, 콘텐츠 기획 자료, 구매 확인, 직원 온보딩 내용을 팀이 함께 확인할 수 있게 만들고 싶다면 공여사들이 실제로 쓰며 다듬어온 이 표준 시스템이 잘 맞을 수 있습니다. 업무 요청함, 프로젝트 관리, 온보딩, 구매 요청, 근태 관리, 콘텐츠 기획까지.
대표님이 모든 일을 더 많이 챙기기 위해서가 아니라, 직원이 먼저 확인하고 실행할 수 있는 회사를 만들고 싶다면 비즈노션이 좋은 시작점이 될 수 있습니다. 공여사들 팀이 실제로 어떤 기준과 생각으로 이 시스템을 만들고 있는지 아래 백스테이지 인터뷰 영상에서 더 자세히 확인해보세요.
대표님들이 원한 건 맞춤 제작이 아니었습니다
회사 시스템을 만든다고 하면 보통 맞춤 제작을 떠올립니다. 우리 회사 업종, 우리 직원, 우리 고객에 맞게 처음부터 설계해야 한다고 생각하기 쉽습니다. 그런데 공여사들을 찾아온 대표님들은 조금 다르게 말했습니다. 자기 회사에 맞는 새 화면을 만들어달라고 하기보다, 공여사들이 실제로 쓰고 있는 노션을 그대로 달라고 했습니다.
비즈노션의 시작도 여기서 출발했습니다. 처음부터 기업용 상품으로 팔기 위해 만든 화면이 아니었습니다. 공여사들이 콘텐츠를 기획하고, 상품을 만들고, 고객 문의에 답하고, 광고 소재를 검수하고, 직원에게 일을 요청하던 실제 업무 화면이었죠.
처음에는 의아한 반응이었습니다. 회사마다 업종도 다르고, 고객도 다르고, 직원들이 하는 일도 다릅니다. 각 회사에 맞는 화면을 따로 만들어야 한다고 생각하는 게 보통입니다.
하지만 대표님들이 원한 것은 단순히 예쁜 노션 화면이 아니었습니다. 업무 요청을 어디에 남길지, 담당자와 마감일을 어떻게 정할지, 고객 응대와 콘텐츠 기획 자료를 어디에서 다시 확인할지에 대한 기준이었습니다.
공여사들이 실제로 일하면서 쓰던 화면 안에는 이미 작은 회사가 필요로 하는 업무 기준이 들어 있었습니다. 비즈노션은 그 기준을 더 많은 회사가 가져가 쓸 수 있도록 정리되면서 시작됐습니다.
많이 아는 것보다, 바로 쓰이게 만드는 것이 먼저였습니다
공여사들 이슬기 대표의 콘텐츠는 처음부터 많은 기능을 설명하는 쪽보다, 사람들이 바로 써먹을 수 있게 만드는 쪽에 힘이 실려 있었습니다.
엑셀 강의도 모든 기능을 빠짐없이 다루는 방식이 아니었습니다. 직장인이 당장 써야 하는 기능을 먼저 골라 설명했습니다. 노션 템플릿 역시 화면을 예쁘게 꾸미는 데서 끝나지 않았습니다. 사용자가 어디에 무엇을 적어야 하는지 바로 알 수 있게 만드는 데 초점이 있었습니다.
이 기준은 대기업 재직 시절부터 이어졌습니다. 이슬기 대표는 1만 명 규모의 LG유플러스에서 NW 전략 업무를 맡았습니다. 통신망 구축에 들어가는 투자비를 관리하고, 여러 부서가 함께 보는 보고서와 요청서를 만들었습니다.
통신사는 사실상 전 국민이 고객이거나 예비 고객인 업종입니다. 작은 결정 하나도 현장과 본사, 담당 부서와 결재 라인에 영향을 줄 수 있습니다. 그래서 문서 하나를 만들 때도 보기 좋게 정리하는 것만으로는 부족했습니다.
실제로 처리하는 사람은 무엇을 해야 하는지 바로 이해해야 했습니다. 결재하는 사람은 같은 자료를 보고 판단할 수 있어야 했습니다. 같은 내용을 보더라도 현장에서 필요한 말과 본사에서 필요한 말이 달랐기 때문입니다.
수백억 단위 투자비를 다루는 업무에서는 숫자 하나, 항목 하나가 중요했습니다. 현장에서는 현장 언어로 이해해야 하고, 본사에서는 보고서 언어로 확인해야 합니다. 서로 다른 사람들이 같은 자료를 보고 같은 기준으로 움직이게 하려면, 양식은 단순한 표가 아니라 업무를 움직이는 도구가 되어야 했습니다.
이슬기 대표는 대기업에서 매주 많은 사람에게 공지와 요청을 내려야 했습니다. 직접 업무를 주고받는 사람이 많다 보니, 길게 설명하는 것만으로는 충분하지 않았습니다. 아무리 자세히 써도 그대로 지켜지지 않는 일이 생겼죠.
그때 이슬기 대표가 배운 것은 단순했습니다. 요청을 받은 사람이 그대로 하지 않았다고 해서, 그 사람만의 문제로 볼 수 없습니다. 요청을 내린 문장이 너무 길었을 수도 있고, 기준이 모호했을 수도 있습니다. 무엇부터 해야 하는지 바로 보이지 않았을 수도 있습니다.
그래서 양식은 자세하기만 해서는 안됩니다. 실제로 처리하는 사람이 바로 움직일 수 있어야 했습니다. 꼭 확인해야 하는 항목은 눈에 보여야 했고, 누가 무엇을 언제까지 해야 하는지도 남아야 했습니다. 공여사들의 엑셀 강의도 이 경험과 닿아 있습니다. 이슬기 대표는 엑셀의 모든 기능을 알려주기보다, 직장인이 자주 쓰는 기능을 먼저 골라 알려줬습니다.
이슬기 대표는 스스로 엑셀의 모든 기능을 잘 쓰는 사람이 아니라고 말했습니다. 대신 어떤 기능을 배우면 당장 일이 쉬워지는지 고르는 데 익숙했습니다. 많이 알려주는 사람이라기보다, 필요한 것만 남겨 바로 쓰게 만드는 사람이었습니다.
노션 템플릿도 같은 방식으로 시작됐습니다. 유튜브 라이브에서 이슬기 대표가 쓰던 노션 화면을 본 구독자들이 그대로 팔아달라고 했습니다.
처음에는 이런 것도 판매할 수 있을까 생각했다고 했습니다. 그런데 사람들은 이미 만들어진 화면을 갖는 것만으로도 자신의 일을 정리할 수 있을 것 같은 감각을 얻었습니다. 공여사들이 만든 것은 복잡한 기능 묶음이 아니었습니다. 바로 눌러서 쓸 수 있는 양식이었죠. 어디에 무엇을 적어야 할지 오래 고민하지 않아도 되는 화면이었습니다. 그 방식은 개인용 템플릿을 거쳐 기업용 화면으로 확장됐습니다.
대표 혼자 알던 기준은 직원이 생기면 매번 설명해야 합니다
혼자 일할 때는 대표의 감각이 곧 기준입니다. 어떤 콘텐츠가 공여사들다운지, 어떤 문장이 고객에게 친절한지, 어떤 화면이 쓰기 편한지 대표가 직접 보고 정하면 됐습니다.
하지만 직원이 생기고, 외주와 프리랜서에게 일을 맡기면서 상황이 달라졌습니다. 일을 맡겼는데도 공여사들이 어떤 상품을 팔고 있는지, 브랜드 이미지는 무엇인지, 고객에게 어떤 말투로 답해야 하는지 매번 설명해야 했습니다.
처음에는 프리랜서나 외주 인력에게 일을 맡기면 대표의 시간이 생길 줄 알았습니다. 하지만 회사의 상품, 고객, 브랜드 말투, 화면 기준을 매번 다시 설명해야 한다면 일은 줄지 않습니다. 설명하는 일이 또 하나의 일이 되기 때문입니다.
직원을 뽑은 뒤에도 일은 계속 늘어났습니다. 생산량이 늘자 판매를 맡을 사람이 필요했고, 판매가 늘자 고객 문의가 늘었습니다. 고객 문의가 늘자 이슬기 대표가 직접 대응해야 하는 일도 많아졌습니다.
공여사들 안에서도 역할이 하나씩 생겨났습니다. 마케터가 들어오고, CS를 맡을 사람이 필요해지고, 콘텐츠 제작을 맡을 사람이 필요해졌습니다. 일이 커질수록 대표가 직접 기억하고 직접 판단하던 방식은 오래 버티기 어려워졌습니다.
이때 필요했던 것은 단순한 할 일 목록이 아니었습니다. 대표가 반복해서 설명하던 내용을 직원이 다시 볼 수 있게 남기는 일이었습니다.
이슬기 대표는 직원에게 일을 넘길 때, 대표가 하던 수준 그대로를 기대해서는 안된다고 말합니다. 대신 최소한 지켜야 할 조건을 구체적으로 남기는 편이 낫다고요. 대표가 생각하는 감각을 직원이 그대로 따라 하기는 어렵습니다.
하지만 직원이 확인할 수 있는 조건은 남길 수 있죠. 비즈노션은 그 최소한의 조건을 업무 공간에 적어두는 방식으로 만들어졌습니다. 말로만 전달하던 기준을 직원이 다시 확인할 수 있게 된 겁니다.
작은 회사는 시스템을 만들 시간부터 부족합니다
시스템이 필요한 대표님일수록, 정작 시스템을 만들 시간을 내기 어렵습니다.
공여사들이 B2B를 처음부터 계획한 것은 아니었습니다. 계기는 사무실로 찾아온 인테리어 업체 대표님들이었습니다. 옆 사무실에서 온 젊은 대표님 두 분이 공여사들을 검색해보고 찾아와, 회사 시스템을 노션으로 만들고 싶다고 했습니다.
인테리어 업은 확인할 일이 많은 업종입니다. 철거, 확장공사, 목공, 도장처럼 단계가 나뉘고, 현장마다 일정과 품질을 함께 챙겨야 합니다. 대표님들은 스케줄 관리가 어렵고, 직원마다 품질 기준이 다르게 적용되는 문제를 이야기했습니다.
처음 B2B 상담을 시작했을 때, 공여사들도 맞춤 제작을 생각했습니다. 회사마다 원하는 메뉴와 업무 방식이 다를 테니, 고객사에 맞게 하나씩 만들어야 한다고 여겼습니다. 하지만 상담을 해보니 작은 회사 대표님들이 실제로 어려워하는 지점은 달랐습니다. 요구사항 정의서를 작성하고, 미팅 시간을 잡고, 구축 이후 직원 교육까지 준비하는 과정 자체가 부담이었습니다.
이슬기 대표가 주로 만난 고객은 10인 미만 작은 회사 대표님들이었습니다. 이런 회사에서는 인사팀이나 별도의 관리 담당자가 따로 없는 경우가 많습니다. 대표님이 영업, 고객 응대, 직원 관리, 채용, 교육까지 함께 맡고 있는 경우가 많습니다.
맞춤 제작은 좋아 보이지만, 대표님이 그 과정을 감당할 시간이 있어야 합니다. 어떤 메뉴가 필요한지 정리해야 하고, 직원들이 실제로 쓸 수 있게 교육해야 하고, 이후에도 계속 수정해야 합니다. 시스템이 필요한 대표님일수록, 오히려 그 시스템을 직접 기획하고 정리할 여력이 없는 경우가 많았습니다. 그래서 이미 준비된 기준이 더 필요해지는 거죠.
그래서 비즈노션은 완전한 맞춤 제작보다 표준형으로 정리됐습니다. 대표님이 처음부터 모든 메뉴와 양식을 설계하지 않아도 되고, 이미 준비된 업무 화면 안에서 회사에 맞게 일부를 바꿔 쓸 수 있도록 만든 것입니다.
여기서 말하는 표준은 모든 회사를 똑같이 만들겠다는 뜻이 아닙니다. 작은 회사 대표님이 업무 화면을 처음부터 설계하느라 시간을 쓰기보다, 이미 준비된 화면 위에서 자기 회사의 업무를 채워 넣을 수 있게 하는 방식입니다.
대표님이 구매 요청 양식을 처음부터 만들 필요가 없습니다. 직원 온보딩 페이지를 새로 설계할 필요도 없습니다. 업무 요청을 어디에 남길지, 담당자는 어떻게 지정할지, 마감일은 어디에 적을지 매번 새로 정하지 않아도 됩니다.
카톡에 남은 말은 금방 찾기 어려워집니다
대표님들은 이미 매일 직원에게 일을 말하고 있습니다. 문제는 그 말이 카톡방 위로 올라가면, 나중에 다시 확인하기 어렵다는 점입니다.
비즈노션에서 이슬기 대표가 가장 자주 쓴다고 말한 메뉴는 업무 요청함입니다. 이 메뉴에는 대기업에서 쓰던 태스크 기반 업무 방식이 반영되어 있습니다.
이슬기 대표는 LG유플러스에서 일하며, 작업 요청서와 담당자 지정이 분명한 업무 방식을 오래 경험했습니다. 업무마다 요청자, 담당자, 마감일, 확인자가 있었고, 한 업무에 담당자는 한 명으로 지정됐습니다.
대기업에서는 업무 요청이 말로만 끝나지 않습니다. 담당자가 정해지고, 마감일이 남고, 요청한 사람이 결과를 확인합니다. 지역별 담당자가 바뀌면 다시 정리해야 하고, 어느 지역에서 들어온 요청인지에 따라 담당자가 달라지기도 합니다. 업무가 사람의 기억에만 남아 있으면 다시 확인하기 어렵기 때문입니다. 그래서 요청은 말이 아니라 기록으로 남아야 합니다.
비즈노션의 업무 요청함도 이 개념을 가져왔습니다. 업무마다 담당자가 한 명 있어야 하고, 마감일이 있어야 하며, 요청한 사람이 확인해야 끝나는 방식입니다.
카톡이나 슬랙에서도 업무 대화는 할 수 있습니다. 하지만 대화창에 남은 말은 시간이 지나면 위로 올라갑니다. 나중에 찾으려면 어느 방에서 말했는지, 어떤 단어로 검색해야 하는지 기억해야 합니다.
급한 일일수록 이렇게 남겨두면 다시 찾기가 더 어려워지죠. 그때 필요한 것은 대화가 아니라 업무로 남는 기록입니다.
이슬기 대표는 실시간 채팅 앱과 업무함은 다르다고 봤습니다. 업무함이라면 카테고리에 맞게 남아 있어야 하고, 조회 기간으로 확인했을 때 다시 찾아볼 수 있어야 한다고 했습니다. 업무 요청함에서 중요한 원칙 중 하나는 담당자를 한 명으로 지정하는 것입니다. 작은 회사에서는 한 사람이 여러 일을 맡는 경우가 많지만, 하나의 업무를 두 명에게 동시에 던지면 책임이 애매해질 수 있습니다.
업무 요청함은 단순한 체크리스트가 아닙니다. 대표가 직원에게 일을 맡길 때 최소한 무엇을 정해야 하는지 알려주는 메뉴입니다.
누가 할지, 언제까지 할지, 누가 확인할지. 이 세 가지가 남아야 업무가 다시 확인 가능한 일이 됩니다. 공여사들은 구매 요청, 근태 확인, 콘텐츠 기획, 광고 소재 검수, 고객 언어 정리 같은 업무도 같은 기준으로 정리했습니다. 메뉴를 무조건 많이 나누는 것이 아니라, 직원이 어디에 적어야 할지 바로 알 수 있도록 큰 칸을 먼저 나눴습니다.
모든 페이지에는 업무 목적도 들어갔습니다. 이 일을 왜 하는지, 왜 이 보고가 필요한지, 어떤 근거로 요청하는지 남아 있어야 서로 같은 내용을 보고 일할 수 있기 때문입니다.
머릿속에 있던 일이 화면에 남자 실행이 달라졌습니다
비즈노션이 일을 대신해준 것은 아니었습니다. 달라진 것은 대표님 머릿속에만 있던 일이 직원과 함께 볼 수 있는 화면에 남기 시작했다는 점이었습니다. 비즈노션을 쓴다고 해서 일이 갑자기 사라지는 것은 아닙니다. 이슬기 대표는 시스템을 도입한다고 일이 줄어든다고 말하지 않았습니다. 오히려 기록하고 확인해야 할 일이 생긴다고 했습니다.
대신 대표님이 혼자 계속 기억하고 있던 일을 밖으로 꺼내둘 수 있습니다. 머릿속에만 있던 업무 요청, 고객 응대 기준, 직원에게 맡길 일들이 화면에 남기 시작하는 것입니다.
실제 고객 후기:
이슬기 대표는 한 고객사 대표님의 후기를 이야기했습니다. 베타 서비스가 끝나기 직전에 결제한 대표님이었고, 처음에는 너무 바빠서 제대로 쓰지 못했다고 했습니다. 그런데 시간이 지난 뒤 그 대표님은 장문의 메시지를 보내왔습니다. 머릿속에 있던 일을 밖으로 꺼내기 시작했고, 파트타임으로 일하던 직원을 정직원으로 전환했다고 했습니다.
그 대표님은 적어둔 대로 수행하면서 실행력이 올라갔다고 말했고, 기대보다 큰 매출을 냈다는 후기도 전했습니다.
이슬기 대표는 이 결과를 비즈노션의 성과로 말하지 않습니다. 결국은 대표님이 움직였기 때문에 그런 매출을 만들어낼 수 있었던 것이라고 강하게 믿고 있죠.
비즈노션은 대표님 대신 매출을 만들어주는 도구가 아닙니다. 대표님이 하려던 일을 화면에 남기고, 직원과 함께 보고, 다시 확인할 수 있게 돕는 시스템입니다.
툴을 바꾸기 전에 먼저 정해야 할 질문
비즈노션은 모든 대표님에게 맞는 도구가 아닙니다. 그래서 도입 전에 먼저 물어야 할 질문이 있습니다.
'나는 이 시스템으로 매출을 바로 올리고 싶은가, 아니면 대표가 직접 붙잡고 있던 일을 직원에게 넘기고 싶은가.'
이슬기 대표는 비즈노션을 이야기하면서도 툴 하나로 모든 일이 해결된다고 말하지 않았습니다. 오히려 도입 전에 목적을 먼저 봐야 한다고 말했습니다. 예를 들어 대표가 직접 시간을 써서 만들던 광고 소재나 고객 안내문이 있다고 해보겠습니다. 대표가 직접 만들면 80점이 나올 수 있습니다. 그런데 직원에게 맡기면 처음부터 같은 수준이 나오지 않을 수 있습니다.
이때 필요한 것은 “예쁘게 만들어오세요”라는 말이 아닙니다. 브랜드 색상은 무엇을 써야 하는지, 여백은 어느 정도 확보해야 하는지, 어떤 고객 후기를 참고해야 하는지, 완료 후 누가 확인해야 하는지 같은 최소 조건을 남기는 일입니다.
이슬기 대표도 직원에게 일을 넘길 때 기대치를 낮추는 대신, 최소 기준을 구체적으로 제시해야 한다고 말했습니다.
비즈노션이 맞는 대표님은 모든 일을 대표 감각 그대로 유지하고 싶은 대표님이 아닐 수 있습니다. 대표가 하던 일을 직원에게 넘기고, 직원이 확인할 수 있는 기준을 남기고, 대표는 다른 중요한 일에 시간을 쓰고 싶은 경우에 더 잘 맞습니다.
이슬기 대표는 툴을 도입하는 목적이 매출을 끝까지 끌어올리는 것이라면 비즈노션이 맞지 않을 수도 있다고 말했습니다. 비즈노션은 대표의 감각으로 하던 일을 밖으로 꺼내고, 직원이 따라 할 수 있는 최소 기준을 갖추는 쪽에 가깝기 때문입니다.
도입 목적이 분명할수록 비즈노션은 더 잘 맞습니다. 대표가 계속 직접 챙기던 업무를 직원에게 넘기고 싶을 때, 말로 반복하던 기준을 화면에 남기고 싶을 때, 카톡에 남은 대화가 아니라 다시 확인할 수 있는 업무 기록이 필요할 때 비즈노션은 제 역할을 합니다.
공여사들이 판 것은 노션 화면이 아니었습니다
노션은 누구나 무료로 시작할 수 있습니다. 그런데 대표님들이 돈을 내고 가져가고 싶어 한 것은 화면 뒤에 있는 업무 기준이었습니다.
공여사들이 무료 툴 위에 만든 화면이 기업용 서비스가 될 수 있었던 이유는 노션 자체가 특별해서만은 아닙니다. 그 안에 공여사들이 실제로 일하면서 정리한 기준이 들어 있었기 때문입니다.
이슬기 대표는 공여사들이 만드는 비즈니스가 표준화에 가깝다고 말했습니다. 한 명을 위해 완전히 맞춤으로 만드는 방식보다, 많은 회사가 얼추 쓸 수 있는 기준을 오래 다듬는 방식에 더 가깝다는 것입니다.
작은 회사 대표님들은 바쁩니다. 영업도 하고, 고객도 만나고, 직원도 챙기고, 문제가 생기면 직접 답해야 합니다. 그래서 업무 화면을 처음부터 설계할 시간을 따로 내기 어렵습니다. 하지만 대표님이 지키고 싶은 방식이 있다면, 그것이 머릿속에만 있어서는 직원이 따라 하기 어렵습니다. 고객에게 어떤 말투로 답해야 하는지, 광고 소재는 어떤 기준으로 검수해야 하는지, 업무 요청은 누구에게 언제까지 맡겨야 하는지, 구매 요청은 어떻게 남겨야 하는지 화면에 남아 있어야 합니다.
대표님들이 “공여사들이 쓰는 그대로”를 원했던 이유도 여기에 있습니다. 그들이 원한 것은 예쁜 노션 화면이 아니라, 작은 회사에서 바로 써볼 수 있는 업무 기준이었습니다. 공여사들이 실제로 팔고 있던 것은 노션 화면보다 공여사들이 일하면서 정리한 방식이었습니다.
작은 회사에 기준이 필요할 때
대표님 머릿속에만 있던 업무 요청, 고객 응대 방식, 콘텐츠 기획 자료, 구매 확인, 직원 온보딩 내용을 팀이 함께 확인할 수 있게 만들고 싶다면 공여사들이 실제로 쓰며 다듬어온 이 표준 시스템이 잘 맞을 수 있습니다. 업무 요청함, 프로젝트 관리, 온보딩, 구매 요청, 근태 관리, 콘텐츠 기획까지.
대표님이 모든 일을 더 많이 챙기기 위해서가 아니라, 직원이 먼저 확인하고 실행할 수 있는 회사를 만들고 싶다면 비즈노션이 좋은 시작점이 될 수 있습니다. 공여사들 팀이 실제로 어떤 기준과 생각으로 이 시스템을 만들고 있는지 아래 백스테이지 인터뷰 영상에서 더 자세히 확인해보세요.