사람과 노하우로 굴러가는 마케팅 대행사
마케팅 에이전시를 운영하는 한 대표님은 본인 회사를 이렇게 표현했습니다.
"마케팅 에이전시는 사람과 노하우의 싸움이기 때문에, 이 리스크 관리를 잘 해야 하거든요."
프리랜서 3~5명과 프로젝트 여러 개를 동시에 굴리며 첫 정규직 채용을 앞둔 시점이었습니다. 평일 오후 4시, A고객사 광고비 증액 요청이 카톡으로 들어오고, B고객사 계약 연장 논의 메일이 같은 시간에 도착합니다. C고객사 콘텐츠 수정 요청은 슬랙 채널에서 따로 올라옵니다.
견적서와 입금 내역은 또 다른 폴더에 있고, 작년 광고 운영 결과는 노션에 있습니다. 대표님은 그 사이에서 어느 고객사부터 답할지 판단하는 데 하루의 절반을 씁니다.
같은 업종의 또 다른 대표님도 비슷한 말을 남겼습니다. "광고 대행 일이 늘어날수록 머릿속에 담아두어야 할 고객사별 과거 의사결정과 운영 노하우가 함께 늘어났습니다. 직원이나 프리랜서를 새로 들일 때마다 같은 설명을 다시 꺼내야 하는 하루가 반복됐습니다."
고객사가 늘수록 대표 머리만 무거워지는 회사
마케팅 에이전시는 고객사가 한 곳 늘 때마다 함께 늘어나는 것이 많습니다. 미팅 일정, 요청 사항, 계약 조건, 입금 일정, 광고비 집행 내역, 수수료 정산, 과거 연락 기록, 고객사별 의사결정 기록. 대표님 머리로만 챙길 수 있는 단계는 고객사 3곳 정도입니다.
그 이상이 되면 어디에 무엇을 적어뒀는지부터 찾아야 합니다.
회의록은 노션 어딘가에, 견적서와 광고 보고서는 구글 드라이브에, 광고 운영 노하우는 슬랙 DM에, 평일 커뮤니케이션은 카톡에 있습니다. A고객사 지난달 광고 성과를 다시 보려면, 대표님은 최소 네 군데를 뒤져야 합니다. 그 사이에 다른 고객사 요청이 또 들어오죠.
카톡 톡방에는 잡담과 요청과 자료 링크가 한 줄에 함께 쌓입니다. 어제 받은 광고 운영 요청은 오늘 아침이면 새 메시지에 가려져 있고, 그 사이에 들어온 입금 확인 요청은 어디로 갔는지 보이지 않습니다.
이 상황이 반복되면 대표님이 가장 먼저 잃는 건 시간이 아니라 고객사의 신뢰입니다. 같은 회사인데도 담당자에 따라 고객관리 수준이 달라지고, 직원이 한 명 그만두면 대표님이 그 직원이 맡았던 고객사를 처음부터 다시 파악해야 합니다.
가까스로 데려온 직원이 시스템 부재로 금세 떠날까 봐 걱정된다는 후기가, 마케팅 대행사 대표님들에게서 반복해서 나오는 이유입니다. 회의 때마다 "지난번에 그 고객사 어떻게 하기로 했지"를 다시 묻는 일이 잦아지고, 그 답을 찾으려고 누군가는 다시 채팅 스크롤을 위로 끌어 올려야 합니다.
사람을 뽑아도 제자리인 구조
마케팅 대행사 대표님 후기에서 새로운 대안을 찾게 된 이유는 똑같았습니다. 한계가 와서 감정적으로 결정한 게 아니라, "지금 이 구조에서는 직원을 뽑아도 1인 기업 방식에서 못 벗어난다"는 판단이 먼저였습니다.
매출이나 마케팅, 영업에는 강점이 있어도, 직원 관리를 어디서부터 손을 대야 할 지가 막막하다는 고민이 많았습니다. 혼자서 체계를 다 만들기에는 벅찼고, 직원을 뽑아도 시행착오로 허비할 시간이 불 보듯 뻔했기 때문입니다.
같은 업종의 또 다른 대표님도 비슷한 시기에 같은 결론에 도달했습니다. 시스템 없이 사람만 더 늘리면, 결국 대표가 모든 인수인계를 직접 맡아야 한다는 것이었습니다. 직원 한 명 나갈 때마다 대표님이 흩어진 고객사 히스토리를 처음부터 다시 맞춰봐야 한다는 상황이 반복되자, 결국 사람을 탓할 게 아니라 일하는 방식 자체를 돌아보게 되었습니다.
마케팅 대행사는 사람과 노하우의 싸움인데, 그 노하우가 사람 머릿속에만 있으면 회사는 매번 처음으로 돌아가기 때문입니다. 이 구조적인 한계를 깨달은 것이 새로운 시스템을 찾게 된 진짜 이유였습니다.
"이건 저기 보면 돼"라고 말할 수 있는 회사인가
이 구조적인 한계에서 벗어나기 위해 시스템을 고를 때의 기준은 복잡하지 않았습니다. 결국 대표님들에게 절실했던 건, 각자의 카톡이나 폴더에 나뉘어 있던 자료를 모아 팀원 전체가 똑같은 화면을 보며 일하는 하나의 '워크스페이스(업무 공간)' 였으니까요. 고객사 별로 오간 말, 요청, 계약, 광고비, 수수료, 업무 히스토리가 함께 적재되는가. 새로 합류한 직원이나 프리랜서에게 "이건 저기 보면 돼"라고 말할 수 있는가.
대표님이 담당자에게 "그 고객사 지금 어떻게 되고 있어?"라고 묻지 않아도, 고객사 페이지 한 장만 열면 상태가 보이는가. 이 세 가지면 충분했습니다. 멋진 업무툴인지, 디자인이 예쁜지는 기준에서 빠졌습니다. 누적된 소통 기록으로 요구사항을 먼저 파악할 수 있어야만, 대행사로서 안정적인 고객관계관리 상태를 유지할 수 있다는 판단이었습니다.
대표가 같은 말을 두 번 안 해도 되는 회사
도입 이후 변화는 기능 자체가 아니라 고객사 관리 방식에서 나타났습니다. 마케팅 대행사를 운영하는 한 대표님은 이렇게 말했습니다.
"업무를 하던 모든 기록이 올바르게 잘 적재가 되는게 시각적으로 보이니 마음이 놓입니다. 마케팅 대행사는 사람과 노하우의 싸움이기 때문에, 이 리스크 관리를 잘 해야 하거든요."
고객사별 회의록, 광고 운영 기록, 과거 의사결정이 한곳에 남으니, 대표님이 매번 다시 찾을 일이 줄었습니다. 직원이 새로 들어와도, 프리랜서가 바뀌어도 그 고객사 페이지 하나만 보면 지난 6개월간 무슨 일이 있었는지가 보입니다.
"했던 말을 계속 하는 시간이 저에겐 큰 낭비인데, 이건 저길 보면 돼. 하면 됩니다. 편합니다. 뇌를 아낄 수 있습니다."
그리고 업무요청 템플릿의 활용도를 가장 만족스러운 부분으로 꼽았습니다.
" 팀원들끼리 서로 협업하고 업무가 누락 되지 않게 설계 된 부분이 가장 만족스러웠고"
고객사 요청이 카톡 대화에서 묻히지 않고 업무요청 페이지에 항목으로 남으니, 광고 운영 중간에 빠지는 작업이 줄어듭니다. 대표님이 직원과 프리랜서에게 같은 말을 두 번 안 해도 되는 회사가 되고, 직원 한 명이 빠져도 그 고객사 일이 그대로 멈추지 않습니다. 대표님이 카톡을 켜지 않고도 그 고객사가 어디까지 와 있는지를 확인할 수 있게 됩니다.
고객사 노하우가 사람과 함께 떠나지 않는 회사
마케팅 에이전시 대표님이 워크스페이스를 새로 짜는 건, 멋진 업무툴이 갖고 싶어서가 아닙니다. 고객사별로 남아야 할 말, 요청, 계약, 광고비, 수수료, 노하우가 한곳에 적재돼야 직원이 바뀌어도 회사가 처음으로 돌아가지 않기 때문입니다. 사람의 기억에 의존하던 노하우가 데이터로 차곡차곡 쌓이기 시작하면 단순한 퇴사 방어책을 넘어 요즘 회사들이 앞다투어 찾는 AI 도입의 뼈대도 세울 수가 있습니다.
AI에게 우리 회사 고객사를 물어볼 수 있는 상태도, 결국 고객사 정보가 한곳에 모여 있을 때 가능해지는 일입니다. 사내 문서들이 흩어져 있으면 최신 AI 기술을 가져와도 쓸 수가 없습니다.
마케팅 대행사라는 업의 특성 자체가 사람과 노하우를 한곳에 묶어두지 않으면 매번 처음으로 돌아가게 만든다는 점에서, 이 일은 마케팅 대행사 대표님이 가장 먼저 챙겨야 하는 일이 됩니다.
고객사별 회의록, 요청, 계약, 광고비, 수수료까지 대표님 머릿속에서 꺼내 팀이 같이 보게 만드는 방법은, 아래 웨비나에서 더 구체적으로 보여드릴게요.
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프리랜서와 정규직 사이에서 '인수인계 늪'에 빠져있다면 꼭 확인해 보세요. 대표님의 설명 없이도 팀이 알아서 굴러가게 만드는 핵심적인 일하는 방식을 정리했습니다.
- 챗GPT 결제했다고 AX 되는 거 아닙니다
AI에게 우리 회사 고객사를 물어보려면 무엇부터 해야 할까요? 내부 데이터가 흩어진 데이터를 노션 한곳에 모아, 당장 실무에 써먹을 수 있는 진짜 AX(AI 전환) 구축 사례를 확인해 보세요.
© 공여사들. '일의 구조'를 만듭니다.
사람과 노하우로 굴러가는 마케팅 대행사
마케팅 에이전시를 운영하는 한 대표님은 본인 회사를 이렇게 표현했습니다.
프리랜서 3~5명과 프로젝트 여러 개를 동시에 굴리며 첫 정규직 채용을 앞둔 시점이었습니다. 평일 오후 4시, A고객사 광고비 증액 요청이 카톡으로 들어오고, B고객사 계약 연장 논의 메일이 같은 시간에 도착합니다. C고객사 콘텐츠 수정 요청은 슬랙 채널에서 따로 올라옵니다.
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같은 업종의 또 다른 대표님도 비슷한 말을 남겼습니다. "광고 대행 일이 늘어날수록 머릿속에 담아두어야 할 고객사별 과거 의사결정과 운영 노하우가 함께 늘어났습니다. 직원이나 프리랜서를 새로 들일 때마다 같은 설명을 다시 꺼내야 하는 하루가 반복됐습니다."
고객사가 늘수록 대표 머리만 무거워지는 회사
마케팅 에이전시는 고객사가 한 곳 늘 때마다 함께 늘어나는 것이 많습니다. 미팅 일정, 요청 사항, 계약 조건, 입금 일정, 광고비 집행 내역, 수수료 정산, 과거 연락 기록, 고객사별 의사결정 기록. 대표님 머리로만 챙길 수 있는 단계는 고객사 3곳 정도입니다.
그 이상이 되면 어디에 무엇을 적어뒀는지부터 찾아야 합니다.
회의록은 노션 어딘가에, 견적서와 광고 보고서는 구글 드라이브에, 광고 운영 노하우는 슬랙 DM에, 평일 커뮤니케이션은 카톡에 있습니다. A고객사 지난달 광고 성과를 다시 보려면, 대표님은 최소 네 군데를 뒤져야 합니다. 그 사이에 다른 고객사 요청이 또 들어오죠.
카톡 톡방에는 잡담과 요청과 자료 링크가 한 줄에 함께 쌓입니다. 어제 받은 광고 운영 요청은 오늘 아침이면 새 메시지에 가려져 있고, 그 사이에 들어온 입금 확인 요청은 어디로 갔는지 보이지 않습니다.
이 상황이 반복되면 대표님이 가장 먼저 잃는 건 시간이 아니라 고객사의 신뢰입니다. 같은 회사인데도 담당자에 따라 고객관리 수준이 달라지고, 직원이 한 명 그만두면 대표님이 그 직원이 맡았던 고객사를 처음부터 다시 파악해야 합니다.
가까스로 데려온 직원이 시스템 부재로 금세 떠날까 봐 걱정된다는 후기가, 마케팅 대행사 대표님들에게서 반복해서 나오는 이유입니다. 회의 때마다 "지난번에 그 고객사 어떻게 하기로 했지"를 다시 묻는 일이 잦아지고, 그 답을 찾으려고 누군가는 다시 채팅 스크롤을 위로 끌어 올려야 합니다.
사람을 뽑아도 제자리인 구조
마케팅 대행사 대표님 후기에서 새로운 대안을 찾게 된 이유는 똑같았습니다. 한계가 와서 감정적으로 결정한 게 아니라, "지금 이 구조에서는 직원을 뽑아도 1인 기업 방식에서 못 벗어난다"는 판단이 먼저였습니다.
매출이나 마케팅, 영업에는 강점이 있어도, 직원 관리를 어디서부터 손을 대야 할 지가 막막하다는 고민이 많았습니다. 혼자서 체계를 다 만들기에는 벅찼고, 직원을 뽑아도 시행착오로 허비할 시간이 불 보듯 뻔했기 때문입니다.
같은 업종의 또 다른 대표님도 비슷한 시기에 같은 결론에 도달했습니다. 시스템 없이 사람만 더 늘리면, 결국 대표가 모든 인수인계를 직접 맡아야 한다는 것이었습니다. 직원 한 명 나갈 때마다 대표님이 흩어진 고객사 히스토리를 처음부터 다시 맞춰봐야 한다는 상황이 반복되자, 결국 사람을 탓할 게 아니라 일하는 방식 자체를 돌아보게 되었습니다.
마케팅 대행사는 사람과 노하우의 싸움인데, 그 노하우가 사람 머릿속에만 있으면 회사는 매번 처음으로 돌아가기 때문입니다. 이 구조적인 한계를 깨달은 것이 새로운 시스템을 찾게 된 진짜 이유였습니다.
"이건 저기 보면 돼"라고 말할 수 있는 회사인가
이 구조적인 한계에서 벗어나기 위해 시스템을 고를 때의 기준은 복잡하지 않았습니다. 결국 대표님들에게 절실했던 건, 각자의 카톡이나 폴더에 나뉘어 있던 자료를 모아 팀원 전체가 똑같은 화면을 보며 일하는 하나의 '워크스페이스(업무 공간)' 였으니까요. 고객사 별로 오간 말, 요청, 계약, 광고비, 수수료, 업무 히스토리가 함께 적재되는가. 새로 합류한 직원이나 프리랜서에게 "이건 저기 보면 돼"라고 말할 수 있는가.
대표님이 담당자에게 "그 고객사 지금 어떻게 되고 있어?"라고 묻지 않아도, 고객사 페이지 한 장만 열면 상태가 보이는가. 이 세 가지면 충분했습니다. 멋진 업무툴인지, 디자인이 예쁜지는 기준에서 빠졌습니다. 누적된 소통 기록으로 요구사항을 먼저 파악할 수 있어야만, 대행사로서 안정적인 고객관계관리 상태를 유지할 수 있다는 판단이었습니다.
대표가 같은 말을 두 번 안 해도 되는 회사
도입 이후 변화는 기능 자체가 아니라 고객사 관리 방식에서 나타났습니다. 마케팅 대행사를 운영하는 한 대표님은 이렇게 말했습니다.
고객사별 회의록, 광고 운영 기록, 과거 의사결정이 한곳에 남으니, 대표님이 매번 다시 찾을 일이 줄었습니다. 직원이 새로 들어와도, 프리랜서가 바뀌어도 그 고객사 페이지 하나만 보면 지난 6개월간 무슨 일이 있었는지가 보입니다.
그리고 업무요청 템플릿의 활용도를 가장 만족스러운 부분으로 꼽았습니다.
고객사 요청이 카톡 대화에서 묻히지 않고 업무요청 페이지에 항목으로 남으니, 광고 운영 중간에 빠지는 작업이 줄어듭니다. 대표님이 직원과 프리랜서에게 같은 말을 두 번 안 해도 되는 회사가 되고, 직원 한 명이 빠져도 그 고객사 일이 그대로 멈추지 않습니다. 대표님이 카톡을 켜지 않고도 그 고객사가 어디까지 와 있는지를 확인할 수 있게 됩니다.
고객사 노하우가 사람과 함께 떠나지 않는 회사
마케팅 에이전시 대표님이 워크스페이스를 새로 짜는 건, 멋진 업무툴이 갖고 싶어서가 아닙니다. 고객사별로 남아야 할 말, 요청, 계약, 광고비, 수수료, 노하우가 한곳에 적재돼야 직원이 바뀌어도 회사가 처음으로 돌아가지 않기 때문입니다. 사람의 기억에 의존하던 노하우가 데이터로 차곡차곡 쌓이기 시작하면 단순한 퇴사 방어책을 넘어 요즘 회사들이 앞다투어 찾는 AI 도입의 뼈대도 세울 수가 있습니다.
AI에게 우리 회사 고객사를 물어볼 수 있는 상태도, 결국 고객사 정보가 한곳에 모여 있을 때 가능해지는 일입니다. 사내 문서들이 흩어져 있으면 최신 AI 기술을 가져와도 쓸 수가 없습니다.
마케팅 대행사라는 업의 특성 자체가 사람과 노하우를 한곳에 묶어두지 않으면 매번 처음으로 돌아가게 만든다는 점에서, 이 일은 마케팅 대행사 대표님이 가장 먼저 챙겨야 하는 일이 됩니다.
고객사별 회의록, 요청, 계약, 광고비, 수수료까지 대표님 머릿속에서 꺼내 팀이 같이 보게 만드는 방법은, 아래 웨비나에서 더 구체적으로 보여드릴게요.
작은 팀을 위한 '일의 시스템' 웨비나 신청 >>
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AI에게 우리 회사 고객사를 물어보려면 무엇부터 해야 할까요? 내부 데이터가 흩어진 데이터를 노션 한곳에 모아, 당장 실무에 써먹을 수 있는 진짜 AX(AI 전환) 구축 사례를 확인해 보세요.