오늘은 노션에서 진짜 회사에서 쓸 수 있는 회의록을 소개드리겠습니다. 당장 활용할 수 있는 템플릿도 알려드려요.
회의록은 회사의 의사소통과 기록을 위해 중요한 도구죠. 노션은 다양한 기능을 제공하는 생산성 앱으로, 회의록 템플릿을 사용하면 회의 준비, 진행, 추적을 체계적으로 할 수 있습니다.
회의록의 중요성
1. 기록과 증거
회의록은 회사의 의사결정 역사 기록은 물론 법적 증거로까지 활용됩니다. 회사 업무 특성상 업무 실행 이전과 이후의 책임 소재를 따질 경우가 있는데, 회의록이 중요한 증거 자료가 될 수 있습니다.
2. 의사소통 도구
내부 및 외부 의사소통에 활용됩니다. 회사 모든 사람이 회의에 참여할 수 없기 때문에, 회의록이 회사에서 가장 중요한 의사 소통 도구가 됩니다.
3. 회의효율 향상
시간 절약과 명확성 유지를 위해 필요합니다. 사람의 기억력은 한계가 있어서 회의 진행 후에 딴소리 하는 직원이 분명 존재합니다. 이런 경우 업무 추진이 지체될 뿐만 아니라, 애시당초 목표했던 방향이 변질될 수도 있죠. 소위 말해서, 목소리 큰 사람이 이기는 경우도 발생하는데, 회의록을 명확히 작성하면, 이런 일을 예방할 수 있습니다.
회의록의 구성요소
1. 기본 정보
- 회의명, 회의 주제
- 참가자, 시간, 날짜, 장소
위 정보들은 아주 기본적이고, 회의록을 데이터베이스화할 때도 중요한 정보입니다.
2. 내용
- 논의 내용, 결정 사항
- 업무 추진 일정
3. 후속 조치
- f/u 상태
- 부서별 협업 등 추가 요청 사항
- 결과 피드백
- 남아있는 아젠다
노션 회의록 템플릿의 특징, 장단점
1. 생산성 향상
노션 회의록 템플릿을 사용하면 생산성이 크게 향상됩니다. 회의록 템플릿이 있으니 작성 시간을 대폭 단축하고, 필요한 정보를 찾는 일도 훨씬 쉬워져서인데요, 노션의 데이터베이스 기능을 활용하면 과거 회의기록을 쉽게 찾고 볼 수 있답니다.😉
2. 협업 강화
노션 회의록 템플릿을 협업도 편해집니다. 누구나 실시간으로 회의록에 접근해 작성하고 수정할 수 있으며, 댓글 기능 등을 통해 피드백도 주고받을 수 있어요.
3. 커스터마이징
노션의 직관적이고 편한 인터페이스는 누구나 자신만의 템플릿을 만들 수 있도록 합니다. 드래그앤드롭이나 노션 내 디자인 기능을 활용하면 쉽고 빠르게 예쁜 회의록을 만들 수 있죠.
4. 초기 설정 시간
커스텀 기능이 워낙 잘 되어있어서 처음에 어떻게 설정하느라 시간이 걸릴 수 있어요. 회사에 맞는 맞춤형 회의록 템플릿을 만들기까지 노션의 기능이 꽤 많이 필요할 거에요. 세팅만 해두면 이후엔 편하지만 처음엔 조금 복잡하다?! 만약 복잡하면 제 노션 회의록 템플릿을 사용하시면 된답니다.
5. 사용자 제한
무료 플랜은 협업이 제한적이라, 몇 명 수준이어도 유료요금제를 써야 하고, 몇십 명, 몇백 명 수준이면 엔터프라이즈, 비즈니스 등 조금 더 비싸고 복잡한 요금제를 써야 해요.
노션 회의록 템플릿 사용법
1. 회의전: 노션 회의록 템플릿 생성
- 새로 만들기를 클릭합니다.
- 회의 날짜, 참석자, 논의 주제, 주요 결정사항 등 기록할 속성을 추가합니다.
- 체크리스트, 표, 메모 등을 활용하여 회의 내용을 정리할 수 있도록 준비합니다.
회의 전 준비는 10분 정도면 됩니다. 10분 일찍 장소에 도착해서 문서를 준비하고 날짜, 목적, 인원을 적어둡니다. 누가 어디에 앉는지 미리 체크해두면 작성이 훨씬 수월해집니다.
2. 회의중: 작성
- 회의 전에 만든 템플릿을 사용하여 회의 내용을 기록합니다.
- 주요 논의 내용, 결정사항, 다음 단계 등을 명확하게 기록합니다.
- 참석자, 담당자, 마감일 등을 추가하여 구체적인 정보를 기록합니다.
회의를 하는 동안에는 회의록 초벌을 작성해야 합니다. 끝나고 한 번 더 손봐야 하지만 회의 중에 회의록을 작성하면 몰입도가 올라가고, 회의 내용을 구조화하면서 적으면 이해할 수 있는 범위도 넓어집니다. 만약 바로 구조화해서 작성하기 어렵다면 대본식으로 작성해두고 이후에 정리하는 것도 좋은 방법이에요. 일단 빼먹지 않고 내용을 정리하는 게 중요하고, 당시 회의의 상황이나 분위기까지 고려해서 정리할 수 있으니까요.
말이 너무 빨라 이름이랑 얼굴을 매칭시키기 어렵다면, 약자로 정리해도 됩니다. ABC, ㄱ, ㄴ, ㄷ, 이렇게요. 회의 중 떠오른 아이디어는 나만 볼 수 있는 표시나, 폰트를 다르게 해서 적어두면 나중에 구분하기 좋아요.
3. 회의후: 관리
- 회의록 페이지에 태그를 추가하여 회의 주제, 참석자, 프로젝트 등으로 분류합니다.
- 회의록 목록을 만들어 과거 회의록을 쉽게 검색하고 찾아볼 수 있게 합니다.
- 공유 기능을 활용하여 참석자들과 회의록을 공유하고 의견을 수렴합니다.
회의가 끝난 뒤가 회의록의 시작입니다. 결정된 사항, 미정된 사항 등을 나누고 언제 누가 무엇을 해주기로 했는지를 기록합니다. 핵심 문장을 강조하고, 주제를 나눠서, 내용을 재배치하고, 형식상 필요한 부분을 추가하거나 제거합니다.
4. 회의록 작성시 주의사항
- 회의록은 녹음본을 기록하는 게 아닙니다. 무작정 기록은 좋은 회의록이 아닙니다.
- 회의록은 하루를 넘기지 않습니다. 빠르게 공유해 모두에게 인지시켜야 좋은 회의의 마무리입니다.
- 회의록은 기록, 기획도 아니다. 그 사이다. 무작정 기록만 하면 양이 방대해지고, 그렇다고 생각이나 주관이 들어갈 필요도 없습니다.
- 대명사는 지양. 구체적으로 주체가 할 일을 명시한다. 구체적으로 지정해주지 않으면 금방 까먹고 책임소재를 정하기도 애매해요.
지금까지 노션 회의록 템플릿에 대해 알려드렸습니다. 회의준비부터 진행, 추적, 관리까지 할 수 있는 회의록은 회사의 중요한 도구이자 자산이죠.
글에 사용된 이미지는 제가 직접 만든 노션 회의록 템플릿이에요! 궁금하신 분들은 여기를 클릭해주세요!